Työmaan dokumentointi ei ole pelkkä muodollisuus: työturvallisuuslaki, YSE-ehdot ja verotusmenettelylaki edellyttävät, että turvallisuusasiakirjat, työmaapäiväkirjat ja urakka- sekä työntekijätiedot ovat ajan tasalla ja jälkikäteen todennettavissa. Tässä blogissa käymme läpi tärkeimmät lakisääteiset työmaan dokumentoinnin ja raportoinnin vaatimukset sekä vinkit dokumentaation tuottamiseen.
Kun lakisääteiset asiakirjat ovat kunnossa, yritys voi osoittaa niin viranomaisille, tilaajille ja vakuutusyhtiöllekin, että riskit on arvioitu ja laatu- sekä turvallisuusprosessit on toteutettu asianmukaisesti.
Viranomaisvaatimuksiin vastaamisen lisäksi hyvin organisoitu, sähköinen dokumentointi nopeuttaa päätöksentekoa: piirustusten ja tarkastuslistojen viimeisin versio löytyy sekunneissa, eikä työmaa pysähdy tiedonetsintään. Samalla vältetään kalliit virheet, jotka syntyvät vanhentuneiden piirustusten tai puutteellisten kuittausketjujen takia.
Keskitetty ratkaisu, kuten Admicom Project-tuoteperhe kokoaa dokumentit, valokuvat ja hyväksynnät yhteen pilvipalveluun, jolloin tieto kulkee saumattomasti työmaalta projektinjohdolle ja taloushallintoon.
Työmaapäiväkirjat
Työmaapäiväkirja on YSE-ehtojen edellyttämä katsaus, johon kirjataan työvaiheet, sää, työntekijämäärät, käyttöön otetut materiaalit ja mahdolliset poikkeamat. Sidottu vihko on edelleen laillinen formaatti, mutta sähköinen pohja vähentää unohtuneita rivejä ja helpottaa jakoa tilaajalle ja suunnittelijoille.
Hyvin täytetty päiväkirja toimii myöhemmin todisteena lisätöiden tarpeesta tai takuuaikana esiin tulevien reklamaatioiden juurisyistä.
Kuvakaappaus Admicom Visionin työmaapäiväkirjasta
Sähköisen työmaapäiväkirjan edut
Admicom Visionissa päiväkirja on helppokäyttöinen ominaisuus, jonka avulla työmaapäiväkirja syntyy helposti ja sisältää kaikki vaaditut tiedot.
Kun lisäät valokuvan tai videon, se tallentuu samalle riville ja pysyy linkitettynä juuri kyseiseen päivään. Tilaaja, valvoja ja suunnittelijat näkevät merkinnät reaaliajassa eikä vasta silloin, kun kansio tuodaan työmaakoppiin perjantaina.
Reaaliaikainen data ehkäisee riitoja ja erimielisyyksiä
Rakennusprojekteissa erimielisyydet nousevat usein “kuka teki ja milloin” -kysymyksistä. Sähköinen päiväkirja tarjoaa objektiivisen aikaleiman jokaiselle merkinnälle; esimerkiksi lisätöiden tarve voidaan näyttää toteen vertaamalla päivän tapahtumaa suunnitelmamuutokseen.
Jos takuuaikana ilmenee virhe, voit palata suoraan kyseisen päivän dokumentaatioon ja havaita, oliko esimerkiksi sää, materiaali tai miehitys poikkeuksellinen.
Turvallisuusasiakirjat
Rakennuttajan on laadittava turvallisuusasiakirja, jossa kartoitetaan hankkeeseen liittyvät vaara- ja haittatekijät sekä annetaan päätoteuttajalle lähtötiedot riskien hallintaan.
Rakentamista ohjaava Valtioneuvoston asetus 205/2009 täsmentää, että tätä asiakirjaa täydennetään työmaan edetessä turvallisuussuunnitelmalla, jossa määritellään konkreettiset toimenpiteet riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi.
Turvallisuusasiakirja elää yhdessä viikoittaisten TR-mittausten kanssa. TR-mittaus on lakisääteinen työmaan turvallisuustarkastus, joka on tehtävä vähintään kerran viikossa ja josta on pidettävä pöytäkirjaa, puutteiden korjausajankohdat mukaan lukien.
Käytännössä päätoteuttajan edustaja kiertää työmaan, ruksii puutteet (esim. telineiden kunto, putoamissuojaukset, järjestys) ja laskee turvallisuusindeksin prosentteina.
Sähköisen mittauksen edut
Admicom Vision siirtää TR-mittauksen puhelimeen: käyttäjä valitsee tarkastuskohteen, merkitsee “kunnossa / ei kunnossa”, liittää valokuvat ja allekirjoittaa digitaalisesti. Ohjelma laskee indeksin automaattisesti, arkistoi raportin pilveen ja lähettää hälytyksen, jos viikkotarkastus puuttuu määräpäivän jälkeen.
Näin tarkastus ei unohdu, tulokset ovat heti kaikkien nähtävillä ja viranomaistarkastuksella riittää kaksi klikkausta raportin esiin nostamiseen.
ASIAKKAAN MIELIPIDE: RASPAL
"Visionin TR-mittaustyökalulla saadaan dokumentoitua työmaan turvallisuus ja puutteet helposti valokuvien kanssa. Samalla virhe- ja puuteluettelot voidaan vastuuttaa suoraan oikeille henkilöille, mikä tehostaa korjausprosessia ja parantaa työmaan laatua."
Riskinarvioinnit ja erikoistyöt
Työturvallisuuslaki (738/2002) velvoittaa työnantajaa tekemään kirjallisen riskinarvioinnin sekä työmaan yleisistä riskeistä että vaarallisista työvaiheista, kuten räjäytyksistä tai syvistä kaivannoista.
Asetuksen liitteet puolestaan listaavat erikoistyöt, joista on laadittava erilliset suunnitelmat (esim. telineiden käyttöönotto ja nostolaitteiden tarkastukset). Visionissa nämä suunnitelmat voidaan toteuttaa valmiilla lomakepohjilla, joihin lisätään QR-koodi.
Työnjohtaja skannaa koodin työvaiheen aloituspaikalla ja täyttää tarkastuslomakkeen → data tallentuu suoraan projektille oikeaan kansioon.
Laadunvarmistusdokumentit – miten todistat, että työ tehtiin oikein?
Laatutarkastuslistat
Kun työvaihe valmistuu – olipa kyseessä vedeneristys, betonivalu tai IV-kanaviston tiiveys – siitä täytetään tarkastuslista. Visionin valmis pohja ohjaa merkkaamaan kriittiset mittatiedot, käytetyt materiaalit ja hyväksynnän vaatiman valokuvaliitteen. Täytetty asiakirja voidaan lukita ja jakaa tarvittaville osapuolille, ja siitä saa nappia painamalla myös PDF-tulosteen.
Valokuvadokumentointi
Rakenteiden sulkeutuessa valokuva on ainoa keino osoittaa työn laatu jälkikäteen. Esimerkiksi Visionissa sovellus tallentaa GPS-sijainnin kuvaa otettaessa ja kuva tallennetaan aina oikeaan kohtaan asiakirjaa.
Luovutusvaiheessa tilaaja näkee yhdellä klikkauksella, millä seinällä putken läpivienti kulkee ja kuka sen hyväksyi – jälkikäteen tehtävälle poraukselle ei tule yllättäviä törmäyksiä.
Hyväksyntäkierrot ja vastuuketjut
Sähköinen hyväksyntä poistaa turhat sähköpostiketjut. Vastuunimikkeet (esim. pääurakoitsija, IV-urakoitsija, valvoja) määritellään listapohjaan etukäteen. Kun työnjohtaja lähettää tarkastuslistan hyväksyntään, Bauhub muistuttaa seuraavaa osapuolta, jos kuittaus viivästyy yli asetetun ajan. Kuvallinen aikaleima varmistaa, ettei allekirjoituksia voi lisätä takautuvasti.
ASIAKKAAN KOKEMUS: ANFRA
"Visionin varsinainen hyöty on se, että voimme olla mahdollisimman avoimia tilaajalle ja näyttää se laatu, miten rakennamme. Varsinkin niissä kohteissa, joissa rakenteet jäävät maan alle, jota jälkikäteen on vaikeaa todentaa."
Tuntikirjaukset ja kulunvalvonta
Miksi ne ovat kriittisiä?
Työturvallisuuslain 738/2002 § 52 a ja Verotusmenettelylain 15 b § velvoittavat päätoteuttajaa ylläpitämään ajantasaista listaa työmaalla työskentelevistä henkilöistä – nimi, veronumero, työnantaja ja työskentelyjaksot.
Lista toimii pohjana sekä työmaalle tehtäville työsuojelutarkastuksille että verottajan kuukausittaiselle työntekijäilmoitukselle (VSTYONTE). Jos työntekijä puuttuu listalta, päätoteuttaja kantaa vastuun, ja laiminlyönti voi johtaa 15 000 € sakkoon.
Kuinka data syntyy Admicomin ratkaisuissa?
Admicomin tuoteperheessä kulunvalvonta ja tuntikirjaukset hoituvat automatisoidussa rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä Admicom Ultimassa:
-
Kulunvalvonta tai Valttikortti-kirjautuminen työmaaportilla siirtää henkilön kirjautumistiedot Ultimaan.
-
Ultimassa rivit linkittyvät automaattisesti projektiin ja palkan
laskentaan – työntekijää ei tarvitse syöttää kolmesti. -
Kun tunti leimataan mobiilissa, rivi päätyy myynti
laskun aineistoon, TES-lisät laskevaan palkka-ajoon ja verottajan työntekijäilmoitukseen samanaikaisesti. Ultima varoittaa, jos veronumero puuttuu tai yrityksen tilaajavastuutodistus on vanhentumassa.
Rakentamisilmoitus automaattisesti valmiina Verohallintoon
Verotusmenettelylain 15 b § velvoittaa raportoimaan kuukausittain kaksi tiedostoa: urakkatiedot ja työntekijätiedot. Eräpäivä on kohdekuukautta toisena seuraavan kuukauden 5. arkipäivä, ja laiminlyönnistä voi seurata jopa 15 000 € sakko päätoteuttajalle.
Urakkatietojen euromääräinen kynnys on 15 000 € (alv 0 %), mutta työntekijätiedot on annettava aina, jos työmaalla on ollut yksikin henkilö.
Tietovirta Ultima → Verohallinto
-
Ostolaskut: Kun ostolasku kohdistetaan projektille, Ultima huomioi ne automaattisesti verottajalle koostettavilla raporteilla.
-
Kulunvalvonta ja tuntikirjaukset: Portti
-kirjautuminen tai mobiilituntileimaus lisää työntekijän nimet, veronumerot ja jaksot listaan reaaliajassa. -
Automaattinen validointi: Ennen aineiston muodostamista Ultima tarkistaa, että tiedot ovat oikein. Puutteet näkyvät punaisella varoituksella.
-
Rajapintalähetys: Validoidut tiedot lähtee suoraan Verohallinnon API-rajapintaan ilman Ilmoitin.fi-tiedostojen manuaalilatausta.
Miksi siirtyä sähköiseen dokumentointiympäristöön?
Kaikki versiot aina saatavilla
Pilvipohjaisessa projektialustassa, kuten Admicom Bauhubissa, jokainen asiakirja saa automaattisen versionumeron ja aikaleiman. Kun uusin piirustus ladataan, vanha siirtyy arkistoksi ja linkit päivittyvät automaattisesti tehtäviin ja tarkastuslistoihin.
Sähköisen haun ansiosta oikea dokumentti löytyy sekunneissa, mikä voi säästää tunteja kuukausitasolla.
Automatisoidut muistutukset ja tehtävät
Digitaalinen järjestelmä voi lähettää ilmoituksen, kun TR-mittaus on tehtävä, tilaajavastuutodistus vanhenee tai rakennusilmoituksen eräpäivä lähestyy. Näin muistutus ei ole kiinni yksittäisen henkilön muistilapusta ja työmaapäivä ei katkea yllättävään “unohdettiin raportoida” -paloon.
Mobiilikäyttö ja offline-tuki
Työmaan olosuhteet eivät aina tarjoa vakaata verkkoyhteyttä. Visionin offline-tila tallentaa lomakemerkinnät ja valokuvat laitteelle ja synkronoi ne, kun yhteys palaa; tieto ei jää kentälle tai työntekijän henkilökohtaiseen puhelimeen vaan tallentuu pilveen auditointikelpoisella aikaleimalla.
Integraatiot viranomaisraportteihin ja projektinhallintaan
Kun dokumentointijärjestelmä on kytketty Ultimaan, ostolaskun sopimusarvo ja kulunvalvonnan työntekijät täydentävät automaattisesti Verohallinnon urakka- ja työntekijäilmoituksia. Samalla TR-mittausraportit ja muut dokumentit ovat saatavilla keskitetysti. Tiedonsiirto eliminoi tuplakirjaukset ja varmistaa, että viranomaisten vaatimat tiedot ovat aina ajan tasalla.
Tietoturva ja varmuuskopiointi
Pilviarkisto replikoituu useille palvelimille, ja käyttöoikeudet perustuvat rooleihin. Jos laite katoaa tai kontti palaa, data säilyy. Järjestelmä tallentaa myös käyttäjälogit (GDPR-velvoite): kuka avasi, muokkasi tai poisti tiedoston ja milloin. Tämä läpinäkyvyys on kriittinen, kun vakuutusyhtiö tai tilaaja vaatii selvitystä.
Kokeile sähköistä dokumentointia Visionilla 7 päivän ajan.
Aloita ilmainen koekäyttö tästä >
Parhaat käytännöt dokumentointiprosessin rakentamiseen
Määritä vastuut ja varmista päällekkäisyydetön ketju
Nimeä jokaiselle dokumenttiluokalle omistaja (esim. työmaapäiväkirja – pääurakoitsijan työnjohtaja, TR-mittaus – turvallisuuskoordinaattori). Pidä roolit selkeinä ja liitä tehtävät vastuuhenkilölle. Kun sama henkilö ei ylläpidä kahta rinnakkaista järjestelmää, tiedon pirstaloituminen vähenee.
Käytä valmiiksi strukturoituja lomake- ja listapohjia
Visionin mallikirjasto tarjoaa tyypillisimmät työvaihe- ja turvallisuuslistat valmiina: vedeneristys, palokatkot, betonivalut, TR-mittaus. Muokkaa pohjat yrityksen logolla ja lukitse kriittiset kentät (esim. “Valokuva liitettävä”). Tämä estää vapaamuotoiset tekstikentät, jotka rikkovat vertailtavuuden.
Hyödynnä mobiilikirjausta ja offline-tilaa
Vision tallentaa tiedot laitteelle ja synkronoi ne automaattisesti verkon palatessa – näin valokuvat eivät jää puhelimen muistiin tai WhatsApp-ketjuun.
Arkistoi pilveen ja varmista varmuuskopiot
Säilytä kaikki lakisääteiset asiakirjat (päiväkirjat, TR-raportit, tilaajavastuutodistukset) Bauhubin pilviarkistossa. Järjestelmä monistaa datan useille palvelimille ja säilyttää versiohistorian, mikä täyttää kirjanpitolain 10 vuoden säilytysvaatimuksen ja GDPR:n jäljitettävyysvelvoitteen.
Automatisoi muistutukset tehtävien sykleistä
Esimerkiksi Bauhubiin luot automaattihälytyksiä erilaisista tehtävien määräajoista. Muistutus ohjaa vastuuhenkilön tekemään kirjauksen ajoissa – viranomaissakkoja ei synny inhimillisestä unohduksesta.
Admicom Bauhub on helppo työkalu projektin tiedonhallintaan ja osapuolten viestintään.
Tutustu tarkemmin katsomalla webinaaritallenne >
Admicomin ratkaisut dokumentoinnin keskittämiseen
Admicom Bauhub – projektipankki ja tehtävienhallinta
Admicom Bauhub toimii työmaan “yhtenä totuuslähteenä”: rajaton tallennustila, versiohallinta ja roolipohjaiset käyttöoikeudet varmistavat, että jokainen osapuoli näkee viimeisimmät piirustukset, sopimukset ja tarkastuslistat samasta näkymästä. Piirustusten päälle voi luoda tehtäviä, jotka liikkuvat kanban-taulussa – työnjohtaja näkee reaaliajassa, mihin tarkastukseen tai hyväksyntään työvaihe jumittui.
Admicom Vision – tarkastuslistat, TR-mittaukset ja laatudokumentit
Admicom Vision täydentää projektipankkia työmaan mobiilityökaluna: QR-koodit avattavien listojen ja valokuvaraporttien luonti, offline-kirjaus heikossa verkossa sekä automaattinen TR-indeksin laskenta ja PDF-raportin arkistointi. Työnjohtaja täyttää tarkastuskohdat, liittää kolme kuvaa ja hyväksyy – Vision lukitsee dokumentin ja lähettää hälytyksen, jos puutteita ei korjata määräaikaan mennessä.
Valmiit mallipohjat kattavat yleisimmät työvaiheet (vedeneristykset, palokatkot, betonivalut), joten listoja ei tarvitse rakentaa nollasta.
Admicom Ultima – viranomaisraportointi
Admicom Ultima täydentää työmaan dokumentoinnin ja projektinhallinnan kokonaisuutta mahdollistamalla automatisoidun viranomaisraportoinnin. Se esimerkiksi koostaa ja lähettää rakentamisilmoitukset verottajalle automaattisesti projektin kulunvalvonta- ja laskutustietojen perusteella.
Kun dokumentointi ja taloushallinto on keskitetty, tiedot kulkevat viranomaisten, talousraportoinnin ja laatutarkastusten välillä ilman tuplakirjauksia – ja työmaalla riittää, että merkintä tehdään kerran oikeassa paikassa.
Yhteenveto – dokumentointi, joka ohjaa eikä rasita
Työmaan dokumentointi on lakisääteinen velvollisuus ja samalla tehokkaan johtamisen työkalu. Kun työmaapäiväkirjat, turvallisuusasiakirjat, laadunvarmistuslistat, tuntikirjaukset, urakoitsijatiedot ja rakentamisilmoitusten data kertyvät yhteen sähköiseen järjestelmäänkeskitettyyn ratkaisuun, tiedonhaku nopeutuu, virheet vähenevät ja vastuuketjut pysyvät selkeinä.
Admicomin Bauhub kokoaa asiakirjat ja versiot pilveen, Vision tuottaa mobiilisti tarkastuslistat ja TR-raportit, ja Ultima linkittää saman tiedon palkanlaskentaan, urakkalaskutukseen ja Verohallinnon ilmoituksiin. Dokumentit syntyvät kerran – ja palvelevat kerralla valvontaa, taloutta ja laatua .
Varaa 30 min. demo ja katso käytännössä, miten työmaan kuitit, valokuvat ja hyväksynnät ovat helposti hallittavissa Visionin, Bauhubin ja Ultiman yhteispelillä.
Tehdään dokumentoinnista selkeä ketju, ei pullonkaula. Yhdessä.