Kustannusseuranta rakennusalalla – Suuri tietopaketti

Rakennushankkeissa jokainen päivä näkyy numeroissa: työvaiheissa syntyy kuluja, muuttuvia kustannuksia ja tuloutuksia. Jos kustannusseuranta tapahtuu jälkikäteen tai eri järjestelmissä, poikkeamat havaitaan vasta, kun vahinko on jo tapahtunut.

Admicomin mallissa seurantaa tehdään reaaliajassa ja kirjanpitoon kytkettynä: tiedot tulevat suoraan ostolaskuista, palkanlaskennasta, varastosaldoista ja maksueristä, eikä seurantaa varten tarvita erillistä manuaalista tietojen koostamista

Seurannan ja ennustamisen pohjana on yhteinen järjestelmä, joka kattaa laskennan (Estima) sekä toiminnanohjauksen ja taloushallinnon kokonaisjärjestelmän (Ultima).

Seurantaa on mahdollista tehdä myös ilman toiminnanohjausratkaisua laskennan ja erillisen kustannusseurantaohjelmiston (Insite) yhteispelillä.

Mitä kustannusseuranta rakennusalalla tarkoittaa?

Kustannusseuranta tarkoittaa projektin talouden jatkuvaa monitorointia: budjetti, toteuma ja ennuste ovat samassa näkymässä. Tavoitteena on nähdä poikkeamat ajoissa ja tehdä korjaavia toimenpiteitä ennen kuin kustannukset karkaavat.

Kustannusseurannan peruselementit

Budjetti (tavoitearvio): Tarjouslaskennasta muodostuva tavoite, jota ohjataan projektin aikana. Menekkitieto sekä säännöllisesti päivittyvät työn ja materiaalien panoshinnat muodostavat perustan budjetoinnille.

Toteuma: Todelliset tuotot ja kulut, jotka kerätään automaattisesti ostolaskuista, tiliotteista, palkoista ja muista tapahtumista. Vanhalla mallilla nämä tiedot kirjataan käsin Excel-taulukoihin.

Ennuste: Päivittyvä näkemys projektin loppukustannuksista ja katteesta, jota korjataan aina, kun tilanne muuttuu.

Littera: Hankkeen pilkkominen osiin (työvaihe, kustannuslaji) siten, että budjetti, toteuma ja ennuste voidaan vertailla tarkalla tasolla. Rakennusalalla, jossa litteroiden käyttö on yleistä, usein käytetään standardoituja Rakennustiedon nimikkeistöjä.

Valmistusaste: Kertoo kuinka paljon urakkaa on tehty; se voidaan laskea kustannusperusteisesti (toteutuneet kustannukset ja budjetoidut kustannukset) tai laskutusperusteisesti.

Kustannusseurannan vaiheet käytännössä

1. Budjetointi ja tavoiteasetanta

Projektin budjetti syntyy laskennasta. Tavoitearvio voidaan siirtää suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, jolloin budjetti ja aloituslaskelma ovat heti käytettävissä projektin ohjauksessa.

Rakennushankkeen kustannukset ja niiden hallinta pohjautuvat hankkeen laajuuteen, aikatauluun ja laatuun.

2. Toteuman seuranta

Perinteisesti kustannusten kirjaus on tapahtunut manuaalisesti. Exceliä käytetään edelleen laajasti rakennusalalla budjettien ja muiden taloudellisten tietojen hallintaan. Tietoja saatetaan kirjata myös ohjelmistoon tai useisiin eri ohjelmistoihin ilman, että tieto kuitenkaan kulkee saumattomasti seurantaan saakka. Modernit järjestelmät keräävät toteumatiedot automaattisesti esimerkiksi kirjanpidosta.

Litteroinnilla yksinkertaisesti sanottuna jaotellaan erilaiset työssä käytetyt tarvikkeet ja itse työ haluttuihin kategorioihin. Tämä mahdollistaa tarkan seurannan työvaiheittain.

3. Poikkeamien tunnistaminen

Kun data on kirjanpitotasolla, poikkeamat näkyvät heti. Raporteilla voi porautua littera- ja tosite tasolle saakka ja etsiä juurisyyn: onko kyse esimerkiksi materiaalikustannusten noususta, aikataulun venymisestä, työtuntien ylittymisestä vai aliurakan hinnasta.

4. Ennusteen päivittäminen

Kun projektin tilanne muuttuu (esim. materiaalihinta nousee, aikataulu venyy tai työmenetelmä vaihtuu), ennuste korjataan. Selkeän prosessin luominen lisä- ja muutostöiden käsittelyä varten voi auttaa varmistamaan, että ne käsitellään sujuvasti ja tehokkaasti.

5. Valmistusasteen laskenta ja osatuloutus

Valmistusasteen perusteella laskutettu myynti kirjataan tuloslaskelmaan ja taseeseen automaattisesti. Tämä on erityisen tärkeää pitkissä, yli tilikauden kestävissä hankkeissa.

Kuinka valitset oikean tuloutustavan ja miten se vaikuttaa tulokseen? Opi lisää maksuttomasta oppaasta.

Litteraseuranta – miksi tarkka seuranta on välttämätöntä?

Litteraseuranta mahdollistaa kustannusten ja tuottojen tarkastelun työvaiheittain tai kustannuslajeittain. Suomalaisessa rakentamisessa käytetään yleisesti Talo80- ja Talo2000 -nimikkeistöjä, jotka ovat Suomessa kehitetty rakennusalan standardoitu luokittelujärjestelmä.

Litteraseurannan hyödyt:

• Projektin taloudellinen läpinäkyvyys paranee

• Poikkeamat havaitaan ajoissa

• Kustannusennusteet tarkentuvat

• Vertailu aiempiin projekteihin helpottuu

• Jälkilaskenta antaa arvokasta tietoa tuleville hankkeille

Asiakkaan mielipide: Raspal Oy

"Litteraraportointi mahdollistaa sen, että työmaan toimihenkilöt voivat ennustaa kustannuksia ja seurata niiden toteutumista todella tarkasti. Tämä auttaa sekä projektien hallinnassa että kustannustehokkuudessa. Koemme, että Ultima on auttanut meitä huomattavasti työmaiden kustannusten ennustettavuuden parantamisessa."

Lue asiakastarina >

Modernit digitaaliset työkalut mullistavat seurannan

Vanhanaikaisten ratkaisujen haasteet

Vaikka Excel on hyödyllinen työkalu pienten tai yksinkertaisten budjettien hallintaan, se ei ole paras valinta varsinkaan suurille tai monimutkaisille projekteille. Käytössä saattaa olla myös ohjelmistoja taloushallintoon tai töiden hallintaan. Nämäkään ohjelmistot eivät välttämättä ratkaise manuaalisen seurannan haasteita, sillä niissä tieto ei välttämättä kulje aukottomasti ohjelmistojen välillä tai seurantaan saakka.

Manuaalinen seuranta voi aiheuttaa:

• Viiveitä tiedon saatavuudessa

• Inhimillisiä virheitä

• Tiedon hajaantumista eri järjestelmiin

• Vaikeuksia reaaliaikaisen kokonaiskuvan muodostamisessa

Modernit ratkaisut

Nykyaikaiset kustannusseurantaohjelmistot tukevat projektin johtamista ja toiminnanohjausjärjestelmät integroivat kustannusseurannan osaksi projektin kokonaishallintaa.

Digitaalisen seurannan edut:

• Reaaliaikaisuus: Tiedot päivittyvät automaattisesti

• Integraatiot: Tieto siirtyy järjestelmien välillä ilman manuaalista näpyttelyä

• Analytiikka: Poikkeamat ja trendit näkyvät heti

• Dokumentointi: Kaikki tieto tallentuu automaattisesti

Admicom Ultima – kustannusseuranta osana toiminnanohjauksen kokonaisuutta

Admicom Ultima on nykyaikainen ja kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kustannusseuranta linkittyy osaksi laajempaa kokonaisuutta. Ultiman automatisoitu ja reaaliaikainen projektiraportointi tuottaa tarkkaa ja monipuolista tietoa projektien tilanteesta ilman tietojen etsimistä ja kokoamista.

Ultiman hyötyjä kustannusseurantaan:

• Urakoiden ja projektien seuranta on reaaliaikaista.

• Poraudut tarkasti projektin ajantasaisiin tietoihin, näet nopeasti kannattavuuteen vaikuttavat tekijät ja teet tarvittaessa heti muutoksia.

• Projektin seuranta on liitetty kirjanpitoon, joten kaikki seurannassa näkyvät tapahtumat tulevat yrityksesi todellisista tuotoista ja kuluista.

• Kustannuksia voit seurata reaaliajassa myös Ultiman kirjanpitotasoisella litteraseurannalla.

• Tapahtumaruudulla pääset tarkastelemaan ja käsittelemään projektiin liittyviä tarvike- ja asiakirjatapahtumia.

Budjetti ja ennuste – yhteinen näkymä

Kustannusseurannassa budjetin ja ennusteen on oltava näkyvissä samassa raportissa kuin toteumat, jotta työmaa ja johto näkevät saman totuuden.

Ultimassa kustannus- tai tarjouslaskennan tiedot kirjautuvat projektin budjetiksi, josta suoritetaan urakan valmistusastelaskenta. Projektin aikana budjettia voidaan tarkentaa ennusteen avulla niin, että se vastaa todellisuutta työmaalla.

Raportointi ja tapahtumaruudut

Ultiman automaattiset projektiraportit tarjoavat vertailut budjettiin tai ennusteeseen, vertailut kuluvaan kuukauteen ja tilikauden alkuun sekä tarkemman tarkastelun esim. projektin, toimipisteen tai vastuuhenkilön mukaan. Projektilta saa myös paljon muuta hyödyllistä tietoa: maksuerät, ostot, työtunnit ja töiden sivukulut, matkakorvaukset sekä varastolähetteet näkyvät tapahtumaruudulla.

Asiakkaan mielipide: Muurametalot Oy

”Rakentamisessa on niin paljon yksittäisiä kannattavuuteen vaikuttavia asioita, että on tärkeää pystyä toteumien kautta hahmottamaan, onko jokin asia bisneksen näkökulmasta järkevää vai ei. Kannattavuuden seuraamiseen Ultima on kyllä pirun hyvä: Kun kaikki kulut kohdistuvat oikeille projekteille, näemme tarkasti projektien kannattavuuden. Sitä kautta pystymme arvioimaan myös uusien kauppojen katemaailmaa.”

Lue asiakastarina >

Admicom Insite – johdon seurantatyökalu

Admicom Insite on johdon, controllerin, projektipäällikön ja työmaatoimihenkilöiden työkalu tuottojen ja kustannusten hallintaan. Se tarjoaa systemaattisen ja läpinäkyvän tavan seurata rakennushankkeiden tilaa, kustannuksia ja ennustetta reaaliaikaisesti.

• Kehitetty suomalaiseen rakentamiseen: tuki suomalaisille käytännöille ja liittymät kotimaisiin taloushallinto-ohjelmiin

• Hallinnoi tuotot: maksuerätaulukon tuonti, eräpäivien ennakointi, hyväksyntä ja muutos- sekä lisätöiden käsittely

• Hallinnoi kustannukset: laskujen ja palkkojen tuonti talous- ja palkkahallinnosta, ajantasaiset kustannustiedot litteroittain sekä porautuminen poikkeamien syihin

• Ennakoi loppukustannukset: kokonaiskustannusten ennakointi faktapohjaisesti; ennusteet litteroittain; valmistusasteiden huomiointi

• Ennakoi kokonaistuotot: tuottojen ennakointi ja kertymäkäyrä, urakkalaskutuksen ja muutoslaskutuksen hallinta

• BI-integraatiot: raportointi littera- ja laskukohtaisesti, rajapinnat yrityksen BI-järjestelmiin ja panoskohtaiseen analytiikkaan

Admicom Project ja Ultima – osa samaa ketjua

Admicom Project -ratkaisu sisältää kaikki tärkeät projektinhallinnan työkalut suunnittelusta toteutukseen ja Ultima on rakentamisen ja talotekniikan pk-yritysten kokonaisratkaisu, jossa toiminnanohjausjärjestelmä, taloushallinto ja projektinhallinta toimivat aidosti yhteen.

Admicom Project -tuoteperheeseen kuuluva Estima keskittyy määrä- ja kustannuslaskentaan; se tuottaa tavoitearvion ja litterarakenteet, joita käytetään projektin kustannusseurannassa

Admicomin ratkaisuilla kustannuksia seurataan suhteessa budjettiin ja aikatauluun, jotta poikkeamiin voidaan puuttua ajoissa ja ohjata projektin kannattavuutta.

Admicom-ekosysteemin edut:

• Reaaliaikainen seuranta: urakoiden ja projektien seuranta on reaaliaikaista ja liitetty kirjanpitoon; kaikki seurannassa näkyvät tapahtumat tulevat yrityksen todellisista tuotoista ja kuluista
• Kirjanpitotasoinen litteraseuranta: projektien toteumaa voidaan seurata tarkasti, luotettavasti ja reaaliajassa; tieto täsmää kirjanpidon kanssa.
• Automatisoidut tuloslaskelma ja tase: valmistusastelaskenta ja osatuloutus hoituvat automaattisesti, jolloin tulos ja tase ovat oikein ja ajantasaiset
• Systemaattinen raportointi:Admicomin seurantatyökalut tarjoavat läpinäkyvän, reaaliaikaisen näkymän projektin tilaan, poikkeamiin ja ennusteisiin.
• Integraatiot: Admicomin ohjelmistojen välillä tieto liikkuu saumattomasti sinne, missä sitä tarvitaan.

Yhteenveto

Kustannusseuranta on rakennus- ja talotekniikkaprojektien kannattavuuden kulmakivi. Admicomin ratkaisu tekee seurannasta proaktiivista: budjetti, toteuma ja ennuste ovat samassa näkymässä reaaliajassa, data täsmää kirjanpidon kanssa ja valmistusaste sekä osatuloutus pitävät tulos- ja taseluvut totuudenmukaisina.

Insite ja Ultima tarjoavat systemaattiset työkalut projektin tuottojen ja kustannusten hallintaan ja Estima tuottaa tarkan tavoitearvion. Näiden avulla johdat projektin kohti kannattavaa lopputulosta – ja pystyt reagoimaan poikkeamiin, ennen kuin ne syövät katetta.

Haluatko tutusta ratkaisuihimme tarkemmin? Jätä yhteydenottopyyntö ja keskustele asiantuntijamme kanssa, kuinka voisimme auttaa juuri sinun yritystäsi.