Projektit paisuvat. Excelin näpyttely vie useamman tunnin työpäivästä. Tärkeät tiedot ovat missä sattuu, ja tuntuu, että hallinnan tunne katoaa samaa vauhtia kuin arki kiirehtii eteenpäin.
Tämän tunteen tunnistaa moni rakennus- ja talotekniikka-alan yrittäjä.
Kun yritys kasvaa, myös hallinta monimutkaistuu. Työt pitää saada tehtyä, mutta samalla pitäisi pysyä perillä aikatauluista, kuluista, työmaan tilanteesta, palkoista ja laskutuksesta.
Ei siis ihme, että toiminnanohjausjärjestelmät eli ERP-järjestelmät kiinnostavat yhä useampaa pk-yritystä.
Toiminnanohjausjärjestelmä ei ole enää vain isojen konsernien jättiratkaisu. Moderni ERP on käytännönläheinen työkalu, joka tuo arkeen selkeyttä, säästää aikaa ja antaa johtajalle takaisin sen tärkeimmän: näkymän kokonaisuuteen.
Mutta mitä toiminnanohjausjärjestelmä oikeastaan tarkoittaa? Ja miksi sen merkitys kasvaa juuri nyt, erityisesti suomalaisissa rakennusalan pk-yrityksissä?
Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä?
ERP (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, jolla yritys hallitsee ja ohjaa keskeisiä toimintojaan yhdessä paikassa. Sen avulla voidaan suunnitella, seurata ja kehittää yrityksen työntekijöitä, materiaaleja, projekteja ja rahaa yhdellä järjestelmällä.
ERP voi sisältää useita eri osia eli moduuleita, kuten:
- kirjanpito ja taloushallinto
- projektinhallinta
- työajanseuranta
- laskutus
- varastonhallinta
- palkanlaskenta
- tuotannon tai palveluiden ohjaus
Yritys voi valita, mitä osia tarvitsee, ja rakentaa järjestelmän omaan käyttöön sopivaksi. Lisäksi ERP:iin voidaan liittää muita järjestelmiä, kuten asiakkuudenhallinta (CRM) tai toimittajaportaalit.
ERP toimii niin, että kaikki tiedot tallennetaan yhteen yhteiseen tietokantaan. Kun työntekijä kirjaa tunnit työmaalta, tieto siirtyy samalla projektiseurantaan, palkanlaskentaan ja laskutukseen. Kun ostotilaus tehdään, se näkyy suoraan varastosaldossa ja budjetissa. Tietoa ei tarvitse siirtää manuaalisesti paikasta toiseen.
ERP-järjestelmän hyödyt pähkinänkuoressa:
-
Vähemmän manuaalista työtä: Tunnit, laskut ja ostot liikkuvat järjestelmässä automaattisesti.
-
Reaaliaikainen tieto: Näet projektien tilanteen heti, et vasta tilinpäätöksen yhteydessä.
-
Vähemmän virheitä: Kun tieto kirjataan kerran, se pysyy oikeana koko ketjussa.
-
Nopeampi laskutus: Kaikki laskutettava työ kertyy suoraan järjestelmään ja lähtee ajoissa.
-
Selkeämpi johtaminen: Raportit, budjetit ja katteet ovat koko ajan nähtävissä, ei pyynnöstä.
-
Parempi yhteistyö:Työmaa, hallinto ja johto käyttävät samaa tietoa ja puhuvat samaa kieltä.
-
Joustavampi arki: Työntekijät voivat hoitaa kirjaukset mobiilisti ja nähdä omat tietonsa suoraan.
-
Skaalautuva: Järjestelmä ei jää jälkeen, vaan kasvaa yrityksen mukana.
Nykyaikainen ERP auttaa tehostamaan yrityksen prosesseja: Lataa maksuton opas ja poimi vinkit kannattavuuden parantamiseen!
Mihin ongelmiin ERP vastaa?
ERP-järjestelmä korjaa (tai ennaltaehkäisee) turhankin yleisen ongelman: Tieto on olemassa, mutta väärässä paikassa, väärään aikaan.
Työnjohto ei tiedä, miten projektit etenevät. Toimitusjohtaja etsii kuukauden viimeisenä päivänä kuvia kuiteista. Suunnitelmat jäävät piiloon WhatsApp-keskusteluun. Ja lopulta asiakkaat ihmettelevät, miksi lasku ei vastaa sovittua.
Jos tieto ei kulje, organisaatio alkaa puuroutua. Hallinto kuormittuu, virheitä sattuu entistä enemmän ja kiire lisää stressiä.
Tässä kohtaa moni yritys huomaa kysyvänsä samaa asiaa: eikö tähän ole mitään järkevämpää tapaa? Toiminnanohjausjärjestelmä vastaa juuri tähän kysymykseen.
ERP kokoaa hajanaisen tiedon yhteen ja tekee yrityksen arjesta hallittavaa myös silloin, kun toiminta laajenee.
Toiminnanohjaus ei ole vain tekninen ratkaisu. Se on strateginen keino parantaa koko liiketoiminnan laatua, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä:
-
Kun tieto on reaaliaikaista ja helposti saatavilla, päätöksenteko perustuu faktoihin, ei arvauksiin. Projektin kannattavuus, kassavirta ja resurssien käyttö ovat jatkuvasti nähtävissä ilman raporttien odottelua – ja niitä pystytään ennakoimaan luotettavasti.
-
Operatiiviset kustannukset pienenee kun manuaaliset vaiheet jäävät pois ja järjestelmä ohjaa tekemistä selkeiden yhteisten prosessien kautta.
-
Yhteistyö helpottuu. Kun hankinnat, tarjoukset ja sopimukset tehdään samassa järjestelmässä, koko ketju pysyy ajan tasalla. Ei tarvitse arvailla, mitä on tilattu tai mitä on sovittu.
-
Yhtenäinen alusta vähentää riskejä. Kun tiedot ovat ehjiä ja virheet vähenevät, taloushallinto toimii tarkemmin ja hallinnollinen työ kevenee.
Sähköalan ammattilaisen näkemys: HSK Sähkö
”Jos toimisimme perinteisin menetelmin, väittäisin, että toimistolle tarvittaisiin 4-5 henkilöä enemmän.”
Toiminnanohjausjärjestelmän moduulit
ERP-järjestelmä koostuu moduuleista, jotka kattavat eri osa-alueet kuten taloushallinnon, projektit, varaston, työajanseurannan ja laskutuksen. Jokainen moduuli hoitaa omaa tehtäväänsä, mutta kaikki toimivat samalla järjestelmällä ja jakavat saman tietokannan.
Taloushallinto
Toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää talousluvut suoraan siihen, mitä työmaalla tapahtuu. Kun myyntilaskut syntyvät suoraan projektin tapahtumista ja ostot kytkeytyvät oikeaan kohteeseen, kirjanpito ei laahaa jäljessä.
ERP:ssä kaikki talousdata – laskutus, ostot, palkat, verot – kulkee läpi samasta järjestelmästä. Se tarkoittaa vähemmän virheitä ja nopeampaa tilannetietoa. Myös tilitoimiston rooli muuttuu: sen sijaan, että se kokoaa lukuja jälkikäteen, se voi keskittyä neuvomaan ja tukemaan päätöksiä.
Projektinhallinta
Rakennusprojektin onnistuminen ei riipu vain hyvästä suunnittelusta. Se vaatii jatkuvaa tilannekuvaa ja reaaliaikaista projektinhallintaa. Missä vaiheessa mennään? Onko työvaihe aikataulussa? Paljonko budjetista on jo käytetty?
ERP tuo nämä vastaukset näkyviin heti. Työmaan tapahtumat kuten tuntikirjaukset, materiaalitilaukset ja lisätyöt tallentuvat järjestelmään reaaliajassa. Näin työnjohto näkee heti, jos budjetti on ylittymässä tai aikataulusta jäädään jälkeen.Ajantasainen näkyvyys projektin tapahtumiin mahdollistaa myös lopullisen toteuman ennakoinnin.
Ja mikä tärkeintä: projektin johtaminen ei ole enää kiinni siitä, kuka sattuu olemaan tavoitettavissa. Tieto kulkee ilman välikäsiä.
Työajanseuranta
Työajanseuranta vaikuttaa suoraan palkanlaskentaan, laskutukseen, työehtosopimusten noudattamiseen ja projektien kannattavuuteen. Jos kirjaus tehdään myöhässä tai puutteellisesti, seuraukset voivat näkyä väärissä palkoissa tai laskuttamattomassa työssä.
ERP-järjestelmä mahdollistaa tuntien kirjaamisen suoraan mobiilisti työmaalta. Tunnit kohdistuvat oikealle projektille ja työvaiheelle, ja työnjohto voi tarkastaa ne reaaliaikaisesti. Samalla järjestelmä huomioi TES-säännöt, lomat ja lisät Suomen lainsäädännön ja käytäntöjen mukaan.
Laskutus
Laskutus perustuu usein tunteihin, materiaaleihin ja vaiheittain eteneviin töihin. Jos tieto tulee viiveellä tai hajanaisena, laskutus saattaa jäädä vajaaksi tai kokonaan tekemättä. Yksittäinen unohtunut lisätyö voi tarkoittaa tuhansien eurojen menetystä.
Toiminnanohjausjärjestelmä tekee laskutuksesta läpinäkyvää ja automaattista. Kun tunnit ja materiaalit kirjataan järjestelmään, ne siirtyvät suoraan laskulle. Myös osasuorituksiin ja maksueriin perustuvat projektit saavat oman laskutusrytminsä. Näin mitään ei jää huomaamatta, eikä lasku yllätä asiakasta tai yritystä itseään.
Varastonhallinta
ERP-järjestelmä yhdistää varastotiedot suoraan projektiseurantaan. Kun tarvikkeita siirretään työmaalle tai palautetaan varastoon, tieto päivittyy automaattisesti järjestelmään. Varastosaldot pysyvät ajantasaisina ilman erillisiä päivityksiä.
Tuotteet voidaan kohdistaa suoraan oikealle projektille tai työvaiheelle, mikä mahdollistaa tarkemman kustannuslaskennan ja tarkan seurannan. Näin yritys näkee reaaliaikaisesti, mihin resursseja kuluu, ja voi estää hävikkiä sekä virhehankintoja.
Dokumentointi
Varsinkin rakennusalalla dokumentointi on kriittinen osa projektinhallintaa. Piirustukset, työmaapäiväkirjat, pöytäkirjat ja tarkastukset pitää voida esittää ajantasaisesti ja oikeassa muodossa.
Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa dokumenttien hallinnan projektikohtaisesti. Kaikki asiakirjat tallentuvat keskitetysti ja ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Näin vähennetään paperinpyöritystä, ja esimerkiksi TR-mittaukset tai viranomaisraportit voidaan toimittaa suoraan järjestelmästä.
Palkanlaskenta
Palkanlaskenta ERP-järjestelmässä perustuu suoraan työajanseurantaan. Tunnit siirtyvät palkkalaskelmalle ilman erillistä syöttöä, ja järjestelmä huomioi automaattisesti työehtosopimuksen mukaiset lisät, ylityöt, lomat ja poissaolot.
Myös viranomaisraportointi, kuten tulorekisteri-ilmoitukset ja verottajailmoitukset, hoituu järjestelmästä suoraan. Tämä vähentää virheiden riskiä ja vapauttaa hallinnon aikaa muuhun työhön.
Kalustonhallinta
Kaluston käyttöaste vaikuttaa suoraan projektien kannattavuuteen. Kun koneet ja laitteet kirjataan kalustonhallintajärjestelmään ja sidotaan projekteihin, yritys tietää, missä kalusto on, kuka sitä käyttää ja kuinka paljon se tuottaa.
ERP-järjestelmä mahdollistaa huoltojen ja käyttövuorojen suunnittelun sekä kustannusten kohdistamisen suoraan oikealle työmaalle. Tämä estää seisokit, parantaa kaluston kiertoa ja helpottaa investointipäätöksiä.
Miksi Admicom Ultima on rakennusalan pk-yrityksen paras valinta?
Valmiit työkalut rakennusalan arkeen
Admicom Ultima (entinen Adminet) on rakennettu alusta asti rakentamisen ja talotekniikan tarpeisiin. Järjestelmä sisältää valmiina muun muassa urakkalaskennan, TR-mittaukset, TES:n mukaiset palkkalisät, aliurakoitsijaraportoinnin sekä maksuerien hallinnan. Kaikki nämä toimivat suoraan järjestelmässä ilman räätälöintiä tai lisämoduuleita.
Suomalainen rakentaminen huomioitu
Verottajailmoitukset, tilaajavastuut ja muut lakisääteiset raportit hoituvat Ultimasta automaattisesti. Järjestelmä on suunniteltu vastaamaan suomalaisen lainsäädännön ja käytäntöjen vaatimuksia. Tämä tarkoittaa vähemmän säätöä ja enemmän varmuutta.
Mobiilikäyttö ja reaaliaikainen tieto
Ultima toimii pilvessä ja on rakennettu mobiilikäyttöön. Tunnit, materiaalit ja havainnot kirjataan työmaalla suoraan järjestelmään, jolloin ne päivittyvät välittömästi projektinäkymään. Näin työnjohto näkee tilanteen ilman viivettä ja pystyy reagoimaan heti, jos aikataulut tai budjetit poikkeavat.
Tuki ja kehitys kotimaisin voimin
Admicomin asiakkaat eivät jää yksin käyttöönoton kanssa. Jokainen asiakas saa käyttöönottotiimin, koulutuksen ja jatkuvan tuen. Järjestelmää kehitetään kotimaassa suomalaisille asiakkaille, asiakaspalautteen pohjalta. Tämä varmistaa sen, että järjestelmä pysyy ajan tasalla ja kehittyy samaan tahtiin kuin ala.
Rakennusalan ammattilaisen näkemys: Rakennustyö Salminen
”Vaikka yrityksen volyymi on jopa kolminkertaistunut lähtötilanteesta, pystyn edelleen pääosin itse pyörittämään talouden ja hallinnon. Se on järjestelmän ehdottomia etuja, että kasvusta huolimatta arjen pyörittäminen ei ole vaatinut tuekseen isompaa henkilöstöresurssia, vaan pystytään samalla porukalla hoitamaan paljon isompivolyyminen yritys.”
ERP:n käyttöönotto – mitä pitää tietää?
Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla
Moni voi arastella ERP:n hankintaa, koska pelkää, että se tarkoittaa yrityksen koko toimintamallin uusimista. Ultiman käyttöönotto ei toimi näin. Perusjärjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain, aloittaen tärkeimmistä toiminnoista, kuten projektinhallinnasta, tuntikirjauksista ja laskutuksesta. Tämä mahdollistaa sen, että henkilöstö ehtii omaksua järjestelmän rauhassa.
Käyttöönotto etenee hallitusti vaihe vaiheelta
Jokainen käyttöönotto etenee selkeän suunnitelman mukaan. Aluksi kartoitetaan yrityksen nykyiset käytännöt ja sovitaan, mitä osia järjestelmästä otetaan käyttöön ensimmäisessä vaiheessa. Sen jälkeen seuraa testaus, koulutus ja lopuksi varsinainen siirtymä päivittäiseen käyttöön.
Admicom ohjaa projektia – asiakas ei jää yksin
Käyttöönottoa ei jätetä asiakkaan harteille. Jokaiselle yritykselle nimetään oma käyttöönottotiimi, johon kuuluu järjestelmäasiantuntija, projektipäällikkö ja tarvittaessa alan erityisasiantuntijoita. Tiimi vastaa siitä, että järjestelmä toimii asiakkaan arjessa – ei vain teknisesti, vaan myös käytännöllisesti.
Asiakkaan vastuulla on osallistua suunnitteluun ja varmistaa, että oikeat henkilöt ovat mukana, mutta itse tekninen työ tehdään Admicomin puolelta.
Mitä asiakkaalta vaaditaan – ja mitä ei
Käyttöönotto edellyttää yritykseltä sitoutumista ja osallistumista, erityisesti alussa. Tarvitaan tietoa nykyisistä käytännöistä, kuten tuntikirjauksista, palkkaryhmistä ja laskutustavoista. Lisäksi asiakkaan tulee nimetä omat vastuuhenkilönsä projektiin.
Asiakkaan suunnalta ei tarvita teknistä osaamista, IT-osastoa tai valmiita integraatioita – Admicom huolehtii näistä.
Koulutus ja henkilöstön sitouttaminen
ERP ei ole hyödyllinen, ellei henkilöstö ota sitä käyttöön. Siksi Admicom panostaa koulutukseen jo ennen järjestelmän varsinaista käyttöönottoa. Koulutus räätälöidään roolien mukaan: työntekijöille näytetään, miten tunnit kirjataan mobiilisti, ja työnjohdolle miten projektit hallitaan ja johdetaan reaaliaikaisesti.
Käyttöliittymä on rakennettu nopeasti opittavaksi myös niille, jotka eivät ole tottuneet sähköisiin tietojärjestelmiin.
Kauanko käyttöönotto kestää?
Aikataulu sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa, ja suunnittelu mitoitetaan sen mukaan, paljonko resursseja yrityksellä on käytettävissä. Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla, eikä järjestelmää oteta käyttöön ennen kuin se toimii kunnolla. Tavoitteena ei ole nopein mahdollinen läpivienti, vaan toimiva, käytössä pysyvä kokonaisuus.
Kuinka varmistat ERP:n sujuvan käyttöönoton? Ota vinkit talteen maksuttomasta oppaasta!
Mistä tiedän, että Ultima sopii yritykselleni?
ERP-järjestelmä ei ole ratkaisu vain isoille toimijoille. Usein tarve syntyy jo silloin, kun yritys kasvaa, projektit lisääntyvät ja arki alkaa tuntua sirpaleiselta. Moni ottaa järjestelmän käyttöön heti yritystä perustettaessa, sillä se mahdollistaa toiminnan tehokkuuden ja kasvun. Tässä muutamia merkkejä siitä, että Ultima voisi olla oikea ratkaisu:
1. Tieto on hajallaan
Laskut, tuntikirjaukset ja ostot elävät eri järjestelmissä tai satunnaisissa exceleissä. Asioita joudutaan tarkistamaan manuaalisesti, ja virheet ovat arkipäivää.
2. Tiedon saaminen kestää
Projektin tilanne, kustannukset tai työmaan edistyminen eivät näy heti. Tilannekuva perustuu siihen, mitä joku ehtii koostaa – ei siihen, mitä oikeasti tapahtuu.
3. Samoja asioita kirjataan moneen paikkaan
Työtunnit kirjataan ensin työmaalla paperille, sitten toimistolla järjestelmään. Hankintoja raportoidaan erikseen, ja laskutus tehdään niiden perusteella manuaalisesti.
4. Prosessit eivät skaalaudu
Yritys kasvaa, mutta hallinto ei pysy perässä. Aikaa kuluu selvittelyyn, ei johtamiseen. Yksi uusi projekti voi kuormittaa hallinnon äärirajoille.
5. Johtaminen on reaktiivista
Päätöksiä tehdään jälkikäteen, ei ennakoiden. Projektit eivät pysy budjetissa, koska se nähdään vasta kuukauden päästä.
6. Kehitystyölle ei jää tilaa
Arki kuluu perustöihin. Kun järjestelmät ovat hajanaisia, ei ole aikaa kehittää toimintaa, etsiä uusia asiakkaita tai arvioida liiketoiminnan suuntaa.
Tunnistitko itsesi? Varaa ilmainen esittely jo tänään!
Jos näistä mikään kuulostaa tutulta, Ultima voi olla oikea seuraava askel. Se antaa mahdollisuuden rakentaa selkeä, hallittava ja kasvava liiketoiminta yhden keskitetyn järjestelmän ympärille.
Admicom Ultima on rakennettu juuri suomalaisille rakennus- ja talotekniikkayrityksille. Siinä yhdistyvät alan erityistarpeet, mobiilikäyttö, automaatio ja kotimainen tuki.
👉 Varaa esittely tai pyydä lisätietoa
Usein kysyttyjä kysymyksiä ERP-järjestelmistä
Miksi järjestelmästä maksetaan kuukausimaksua?
ERP ei ole yksittäinen tuote, vaan jatkuvasti kehittyvä palvelu. Kuukausimaksu kattaa järjestelmän päivitykset, tietoturvan, varmuuskopiot, asiakastuen ja kehitystyön, joka perustuu suoraan asiakkaiden palautteeseen. Samalla vältetään suuret kertainvestoinnit ja järjestelmä pysyy ajan tasalla.
Entä jos yritys ei käytä kaikkia ominaisuuksia?
Se ei haittaa. Ultima voidaan konfiguroida niin, että käytössä ovat vain tarvittavat toiminnot. Käyttöönotto rakennetaan yrityksen koon, rakenteen ja toimialan mukaan – kaikkea ei tarvitse käyttää, eikä mitään makseta turhasta.
Voiko ERP:stä luopua myöhemmin, jos tarpeet muuttuvat?
Kyllä. Järjestelmä ei sido yritystä pysyvästi. Sopimukset ovat läpinäkyviä ja siirtyminen toiseen järjestelmään onnistuu, mikäli yrityksen tarpeet ja liiketoiminta muuttuvat.. Tiedot saa ajettua helposti ulos, eivätkä ne jää ERP:n panttivangiksi.
Entä jos henkilöstö ei ole tottunut käyttämään tietojärjestelmiä?
Tämä on yleistä erityisesti pienemmissä yrityksissä. Ultiman käyttöliittymä on rakennettu kenttätyön ehdoilla: yksinkertainen, selkeä, mobiili. Useimmat käyttäjät oppivat perustoiminnot ensimmäisellä käyttökerralla. Admicom tarjoaa koulutusta eri rooleille erikseen.
Voiko ERP olla liian iso ratkaisu pk-yritykselle?
Vain jos järjestelmä ei ole suunniteltu pk-yrityksille. Ultima on kehitetty nimenomaan rakennus- ja talotekniikka-alan pk-yritysten tarpeisiin. Se ei ole skaalattu versio suuresta järjestelmästä, vaan alusta asti rakennettu pk-käyttöön.
Onko ERP joustava?
Hyvä ERP ei lukitse prosesseja, vaan tukee niitä. Ultimassa yritys voi itse säätää monia toimintalogiikoita, työnkulkuja ja oikeuksia ilman kehittäjää. Se ei pakota tiettyyn tapaan toimia, vaan mahdollistaa oman toimintamallin skaalautumisen.
Tutustu myös oppaisiimme:
Rakennusalan ja talotekniikan ilmainen opas
Opas ERP-järjetestelmän hankntaa