Rakennus- ja talotekniikkaprojektien laskutus kietoutuu maksuerätaulukoihin, muutos- ja lisätöihin, projektikohtaiseen kustannusseurantaan sekä käännettyyn ALV-käsittelyyn.
Yleisluonteiset laskutusohjelmat eivät tunne näitä sääntöjä: urakkahinta on jaettava maksueriin manuaalisesti, ALV-koodit on muistettava syöttää riveittäin ja valmistusaste on tuloutettava erillisessä Excelissä, jolloin pienikin virhe syö katetta tai aiheuttaa veronpalautusrumban.
Kun laskutusdata, projektibudjetit ja kirjanpidon luvut elävät eri työkaluissa, tiedon kaksoissyöttöstä tulee arkea ja integraatioista kallis välttämättömyys.
Tässä artikkelissa käymme läpi mitä toimiva rakennusalan laskutus vaatii, ja miten Admicom Ultima auttaa yritystänne tällä osa-alueella.
Napsauta aikaa kalenteriisi ja katso – käytännössä ja omilla esimerkkiluvuillasi – miten Admicomin työkalut muodostavat myyntilaskun sekunneissa. Rakennetaan tuottavampi laskutus, yhdessä.
Rakennusalan laskutuksen erityisvaatimukset
Alan yleinen käytäntö on hyödyntää YSE-laskutusta, jossa laskutus tapahtuu maksuerätaulukon mukaisesti. YSE-laskutus tarkoittaa laskutuskäytäntöä, joka on YSE 1998 -ehtojen mukainen. Nämä ehdot määrittelevät, miten urakkasopimukset hoidetaan, ja niihin kuuluu myös laskutusta koskevat määräykset.
Rakennusurakoissa myyntilasku ei synny yksittäisestä toimituksesta, vaan urakkasumman ja maksuerätaulukon määräämästä rytmistä. Jokainen erä on suhteessa projektin valmistusasteeseen, ja siihen vaikuttavat kesken matkan tilaajan pyytämät lisä- ja muutostyöt.
Jos laskutusohjelma ei ymmärrä tätä rakennetta, maksuerien prosentit ja uudet rivit joudutaan jakamaan käsin, mikä altistaa virheille ja viivästyttää kassavirtaa.
Kustakin maksuerästä on päätettävä, sovelletaanko normaalia vai käännettyä arvonlisäveroa. Rakennuspalvelun myynnissä ostaja – ei myyjä – tilittää veron, joten laskulle on lisättävä veroton hinta ja selkeä merkintä käännetystä verovelvollisuudesta. Jos rakentamispalveluun sisältyy myös materiaalia, pidetään sitä yhtenä kokonaisuutena ja rakentamispalvelun myyntinä.
Käännettyä verovelvollisuutta sovelletaan silloin sekä itse työn ja materiaalin sekä työssä käytettävien tavaroiden myyntiin.
Laskutusjärjestelmän on siis osattava kytkeä maksuerän euromäärä projektin edistymiseen ja päivittää kate reaaliajassa.
Kun nämä vaatimukset yhdistyvät kenttäolosuhteisiin – esim. heikko datayhteys, tarve lisätä valokuvia ja kuittikopioita suoraan työmaalta – käy selväksi, että vanhoilla järjestelmillä ei pitkälle pötkitä.
Admicom Ultima ymmärtää rakennusalan haasteet
Yleinen laskutusohjelma tarjoaa kentän laskun päiväykselle ja rivinimikkeille – mutta se ei ymmärrä, että urakka jaetaan maksueriin, joiden eräpäivät ja prosenttiosuudet määritellään jo sopimusvaiheessa.
Sen sijaan Admicom Ultima on rakennettu alusta alkaen rakennus- ja talotekniikkayritysten arjen ympärille.
Ultimassa maksuerätaulukko on osa projektin perustietoja: merkitset urakkasumman ja eräprosentit, ja järjestelmä luo eräkohtaiset laskupohjat automaattisesti. Kätevä lisä on myös mahdollisuus hyväksyttää tilaajalta maksuerät suoraan ohjelmasta.
Jos tilaaja tilaa lisätyön, siitä voi avata työtilauksen suoraan projektin alle ja kohdistaa tilaukselle kaikki kulut sekä laskuttaa sen vaivattomasti. Tällöin on helppo seurata lisätöiden osuutta koko projektista, eikä niiden laskutus unohdu.
Käännetty ALV oletuksena
Myös käännetty ALV on Ultimalle oletustapa, ei viritys. Kun valitset projektille rakennuspalvelun, ohjelma nollaa ALV-prosentin, lisää tiedon käännetystä verovelvollisuudesta laskun alareunaan ja tilittää veron ostajan puolesta oikealle verokoodille kirjanpidossa.
Projektille lisätty tieto käännetystä ALV:stä periytyy myös maksuerätaulukolle ja työtilauksille. Tarvittaessa käänteisen ALV:n valintaa voi vaihtaa vielä työtilauksella, jos sen ALV-käsittely poikkeaa projektin oletuksesta. Ultima kuitenkin huomauttaa, jos käyttäjä yrittää laskuttaa pelkkää tarviketta käänteisen ALV:n tilaukselta.
YSE-laskutus
Ultimassa on mahdollista ottaa käyttöön myös yleisten sopimusehtojen mukainen laskutus (YSE). Sen perustana on työn tilaajan kanssa sopimasi prosentit, joiden avulla lasketaan yleiskustannuslisä tarvikkeiden ja alihankintojen ostohinnoista. Ostot ohjataan myyntilaskulle joko tarviketasolla tai ostolaskuittain yhdisteltyinä, ja saat halutessasi oheistettua myös ostolaskujen kuvat.
Rakentamisilmoitukset ja tilaajavastuut
Tilaajavastuu- ja rakentamisilmoitustiedot löytyvät saman projektin alta. Kun sopimus ylittää 15 000 €:n rajan, Ultima liputtaa urakan ilmoitusvelvolliseksi, ja alkaa koostaa raportille tietoja toteutuneen laskutuksen perusteella
Näin verottajan raportti syntyy laskutuksen sivutuotteena, eikä erillisenä Excel-savottana kuun vaihteessa.
Yksi tietokanta projektista kirjanpitoon
Tavanomainen laskutusohjelma on usein pelkkä myyntireskontra, joka tarvitsee rinnalleen erillisen varastojärjestelmän, tuntiseurannan, projektibudjetin ja kirjanpidon.
Ultimassa kaikki nämä moduulit käyttävät samaa tietokantaa: kun esimerkiksi varastosta nostetaan materiaalia, sama rivi päivittyy samassa hetkessä projektin kustannusseurannalle, myyntilaskulle ja varastosaldolle.
Työnjohtajan kuittaama muutostyö puolestaan nousee projektibudjetille ja on helposti laskutettavissa tilaajan tai loppuasiakkaan suuntaan.
Koska data on yhteistä, et joudu tuplatarkistamaan ALV-koodeja tai projektin kustannuspaikkoja ennen laskun lähetystä – ne ovat jo oikein, samoin kuin valmiusasteeseen perustuvat tuloutuskirjaukset kirjanpidossa.
Tämä vähentää virheiden riskiä ja nopeuttaa raportointisykliä: projektipäällikkö näkee kannattavuuden reaaliajassa, kirjanpitäjä löytää laskutusaineiston yhdestä näkymästä ja johdolla on ajantasainen tuloslaskelma ilman taustalla pyörivää CSV-rulianssia.
ASIAKKAAN KOKEMUS: HAVEPUTKI
”Raportointi on ihan toisessa mittakaavassa kuin edellisessä ohjelmassa. Aiemmasta ohjelmistosta puuttui yhteys projektien ja reskontran väliltä, joten esimerkiksi ostoja ei pystynyt seuraamaan litteroituna projektipuolella. Nyt jälkilaskentatyö on jäänyt pois ja saamme kaiken tarvittavan tiedon suoraan järjestelmästä heti, kun sitä tarvitsemme.
Varmista 100 % laskutus
Rakennusprojektin laskutuspotentiaali haihtuu nopeasti, jos tunti- ja materiaalirivejä unohtuu maksuerien ulkopuolelle tai lisätyöt eivät päädy laskulle. Ultima seuraa tapahtumia taustalla ja kerää laskutusaineiston automaattisesti:
- Tuntikirjaukset: Mobiilileimaus tuo rivit suoraan projektin kuluihin. maksuerätaulukon “Työt”-osioon.
- Tarvikenostot: Varastosta tai ostolaskulta kirjatut materiaalit siirtyvät projektin kuluihin.
- Alihankinnat: Alihankinnat laskutetaan laskuerätaulukon mukaan projektin edetessä.
- Lisä- ja muutostyöt: Urakkaan kuulumattomista töistä on helppo avata työtilaus, kohdistaa työlle kaikki siihen liittyvät kulut sekä laskuttaa työ sen valmistuttua.
Jos asiakas maksaa myöhässä, ohjelma lähettää muistutuksen ilman manuaalista setvimistä.
Seurauksena on käytännössä sataprosenttinen laskutusaste: yksikään tunti, tarvikekirjaus tai lisätyö ei jää projektipäällikön muistilapun varaan, ja kassavirta pysyy urakan tahdissa – ei kuukauden tai kahden viiveellä.
ASIAKKAAN KOKEMUS: RAKENNUSLIIKE RPJ
”Nyt kun kaikki ostot ja tuntikirjaukset kulkevat Ultiman kautta, mitään ei jää laskuttamatta – siinä Ultima on takuuvarma.”
Reaaliaikainen kirjanpito ja osatuloutus
Pitkäkestoisissa urakoissa kirjanpidollinen totuus ei ole sama kuin laskujen summa: tuotot on jaksotettava valmiusasteen mukaan, jotta tulos kuvaa oikeasti tehdyn työn arvoa.
Ultima voi laskea valmisusasteen kolmella vaihtoehtoisella menetelmällä – laskutusperusteinen osatuloutus (vertaa toteutunutta kokonaislaskutusta budjetoituun/ennustettuun liikevaihtoon), kustannusperusteinen (vertaa toteutuneita kokonaiskustannuksia budjetoituihin/ennustettuihin kokonaiskustannuksiin) ja tekninen osatuloutus (kohteen valmistusasteen määrittää projektipäällikkö).
Osatuloutus laskee kohteelle valmistusasteen ennalta määritellyllä tavalla, vertaa budjetoituja lukuja toteutuneisiin ja kirjaa tarvittaessa erotuksen niin, että urakan kate pysyy projektin alusta loppuun budjetoidussa. Näin projektin kate ja taseen keskeneräiset työt pysyvät ajan tasalla ilman Excel-jaksotuksia.
Reaaliaikainen tuloslaskelma antaa johdolle mahdollisuuden reagoida heti, jos valmiusaste- stusaste ja laskutustaso alkavat erkaantua toisistaan, eikä vasta tilinpäätöskaudella, kun katteet ovat jo valuneet.
LATAA OPAS: OSATULOUTUS | Kuinka valitsen oikean tuloutustavan ja miten se vaikuttaa tulokseen? Lataa vinkit maksuttomasta oppaasta >
Työaika muuttuu laskuksi yhdellä kirjauksella
Työmaalla kirjattavat tunnit ovat rakennusyrityksen tärkeintä laskutettavaa dataa. Ultiman mobiilileimauksessa työntekijä kuittaa aloitus- ja lopetusajan suoraan puhelimeen.
Sama tuntirivi virtaa hetkessä kolmeen paikkaan: se lisää kustannuksia projektille, laskutettavaa työtä työtilauksille sekä siirtyy palkanlaskentaan ja sen kautta Tulorekisteriin.
Näin yksikään tunti ei unohdu, ja sekä laskutus että palkat valmistuvat yhdestä kenttäkirjauksesta.
Mobiilikirjauksilla varmistetaan, että kaikki laskutettava päätyy mukaan
Laskutöiden laskutuksen varmistamisessa on avainasemassa, että käytössä on toimiva mobiiliratkaisu, jolla yritys pystyy hoitamaan kentällä koko työtilausten käsittelyprosessin tilauksen avauksesta laskuttamiseen asti – ja kaikkea siltä väliltä.
Toimivilla mobiilityökaluilla:
- Maksimoit laskutuksen, kun työntekijäsi kirjaavat työt ja tunnit asiakkaalta laskutettavalla ajalla.
- Kun tieto kirjataan sähköisesti työmaalta, paperit eivät huku ja mitään ei unohdu laskuttaa. Näin nopeutat myös laskutusta ja rahankiertoa.
- Töiden ja tarvikkeiden lisääminen on helppoa myös mobiilissa.
- Tuotekoodeja ei tarvitse muistaa, kun järjestelmä ehdottaa sopivaa tuotetta sitä mukaa, kun kuvausta tai koodia kirjoitetaan.
- Tiedot siirtyvät laskutukseen, palkanlaskentaan ja kirjanpitoon automaattisesti.
- Tieto on ajan tasalla samanaikaisesti sekä johdolla että työmaalla.
- Toimistolle ei tarvitse ajella papereiden vuoksi.
Samalla työkalulla hoituvat helposti myös urakoiden lisä- ja muutostyöt. Kun erinäisten muistilappujen sijaan kaikki työmaan kirjaukset hoituvat helposti mobiilissa, yksikään lisätyö tai tarvikerivi ei katoa, ja laskutus pysyy urakan tahdissa ilman jälkiselvittelyä.
Rakennusalan asiantunteva tukiverkko viimeistelee kokonaisuuden
Tekninen ratkaisu ratkaisevalla hetkellä on yhtä vahva kuin sen tukitiimi. Ultiman asiakaspalvelusta ja Admicomin omasta tilitoimistosta asiakkaat saavat vankkaa rakennusalan kirjanpidon ja urakkalaskutuksen ammattitaitoa: asiantuntijat käsittelevät päivittäin käännettyä ALV:tä, maksuerätaulukoita ja valmiusasteen tuloutuksia samoilla työkaluilla kuin sinä.
Jos ALV-erittely, lisätyön kohdistus projektille tai projektin tuloutuslogiikka askarruttaa, saat ratkaisun yhdellä soitolla. Koska tukihenkilö näkee samat laskut ja projektit reaaliajassa, ongelma saadaan korjattua heti, ja laskutus pysyy aikataulussa ilman arvailua.
Yhteenveto – Ultima tekee laskutuksesta projektin moottorin
Rakennusalan yrityksen laskutus pysyy hallinnassa, kun samat tiedot virtaavat työmaalta laskulle, kirjanpitoon ja verottajalle automaattisesti. Ultima ottaa urakkalogiikan – maksuerät, käännetyn ALV:n, osatuloutuksen ja TES-lisät – oletusasetuksikseen, kerää tunneista ja tarvikkeista laskutusaineiston taustalla ja huolehtii, että jokainen euro päätyy laskulle sekä oikeille tileille ilman tuplakirjauksia.
Saumaton mobiilikäyttö varmistaa, ettei yksikään lisätyö jää kentälle, ja alan asiantunteva tukiverkko ratkaisee poikkeustilanteet yhdellä soitolla. Lopputuloksena on varmempi kassavirta, vähemmän virheitä ja enemmän aikaa itse rakentamiseen – juuri siksi Ultima on rakennusalan laskutusohjelma, jonka yhä useampi urakoitsija valitsee.
Napsauta aikaa kalenteriisi ja katsotaan yhdessä miten, Admicom Ultima muodostaa myyntilaskut sekunneissa. Rakennetaan tuottavampi laskutus, yhdessä.