Rakentamisilmoitus on Verohallinnon kuukausittainen raportti, joka kattaa työmaan urakkatiedot ja työntekijätiedot. Ilmoitusvelvollisuus käynnistyy heti, kun yhden työmaan veroton urakkakertymä ylittää 15 000 euroa ja jatkuu jokaiselta kuukaudelta niin kauan kuin työmaalla on toimintaa.
Myöhästyneestä tai puutteellisesta ilmoituksesta voi kilahtaa laiminlyöntimaksu, pienimmillään satasia, pahimmillaan kymmeniä tuhansia euroja sekä riski ennakkoperintärekisteristä putoamisesta.
Mutta hyviä uutisia: kun sopimus- ja kulunvalvontadata elää samassa järjestelmässä, yrityksen rakentamisilmoitus syntyy käytännössä automaattisesti osana projektinhallintaa.
Näin ilmoitusvelvollisuus muuttuu minuuttien hommaksi sen sijaan, että talousvastaava viettää pitkää iltaa Excelissä ja lähettää raportin viimeisenä yönä.
Tässä artikkelissa puramme käytännönläheisesti:
Mitä rakentamisilmoitus verottajalle sisältää ja kuka siitä vastaa?
Milloin rakentamisilmoitus on annettava ja mitä tapahtuu, jos olet myöhässä?
Parhaat käytännöt, tyypillisimmät virheet ja vinkit automaatioon, joiden avulla saat ilmoituksen lähtemään ajallaan kuukaudesta toiseen.
→ Varaa esittely ja katsotaan yhdessä, miten rakentamisilmoituksen automatisointi toimii
Mitä tietoja ilmoitukseen kuuluu ja miksi jokainen kenttä on tärkeä?
Urakkatiedot
Urakkatiedoissa verottaja haluaa yksiselitteisen vastauksen kolmeen kysymykseen: kuka, mitä ja mihin hintaan?
Tilaaja ilmoittaa sekä omat että urakoitsijan Y-tunnukset, työmaan yksilöintitiedot (yleensä rakennuslupa-ID tai osoite) ja sopimuksen verottoman kokonaishinnan
Mukaan liitetään aloitus- ja päättymispäivä, jotta verottaja näkee projektin aikajanan. ALV-käsittely (käännetty vai normaali) vaikuttaa suoraan ostajan veroilmoitukseen, joten väärä ruksi tässä kohdassa voi kaataa koko kuukausiraportin.
Jos urakkaan tulee lisätöitä, sopimushintaa korjataan ensimmäisessä raportissa, jossa hinnanmuutos on tiedossa. Näin verottaja ei tulkitse eroa pimeäksi liikevaihdoksi.
Työntekijätiedot
Päätoteuttaja raportoi jokaiselta työmaalla käyneen henkilöltä joko suomalaisen henkilötunnuksen tai veronumeron, nimen ja syntymäajan. Hetu ei ole pakollinen, jos sitä ei ole.
Lisäksi ilmoitukseen kirjataan työnantajan Y-tunnus ja päivämäärät, joina henkilö on työskennellyt työmaalla kyseisen kuukauden aikana.
Tiedoista rakentuu verottajalle henkilöstökollaasi, jota verrataan palkanmaksu- ja ennakonpidätystietokantoihin.
Yksi virhe voi pilata kaiken
Väärä Y-tunnus tai puuttuva veronumero hylkää koko ilmoituksen, lykkää eräpäivääsi ja kasvattaa laiminlyöntiriskiä. Siksi automaattinen järjestelmä, joka validoi tunnisteet jo datan syöttövaiheessa, on kullanarvoinen. Järjestelmä estää lähetyksen, jos yksikin kenttä on pielessä.
Kuinka ilmoitus käytännössä tehdään?
Käytännön ilmoittamisen voi hoitaa monella tapaa – osa fiksumpia ja tehokkaampia kuin toiset.
1. OmaVero-lomake pienille urakoille
Jos käytössäsi ei ole integroitua ohjelmistoa ja raportoit vain pientä urakkaa ja työntekijämäärää, voi raportointiin riittää OmaVeron verkkolomake, jonka kautta tiedot tallentuvat suoraan Verottajan järjestelmään. Haittapuolena on näppäilyyn kuluva aika: jo muutaman aliurakoitsijan tiedoilla lomake muuttuu klikkailumaratoniksi.
2. Ilmoitin.fi ja CSV-tiedostot
Kun rivejä kertyy satoja, ei yksittäisen lomakkeen täyttämisessä ole enää kerta kaikkiaan mitään järkeä. Tällöin voi luoda CSV- tai XML-tiedoston esimerkiksi Excelistä tai taloushallintoohjelmasta ja lähettää sen Ilmoitin.fi-palvelun kautta. Verohallinto validoi muodon automaattisesti ja antaa virheilmoitukset, jos sarakkeet puuttuvat. Tämä vaatii kuitenkin vahvan osaamisen sanomakuvauksista: yksi väärä otsikko, ja koko paketti hylkääntyy.
3. ERP-integraatio – automaatio ilman taulukkojumppaa
Moderni ja edellisiin verrattuna ylivertaisesti helpoin ja varmin vaihtoehto on suora API-yhteys omasta toiminnanohjausjärjestelmästä. Esimerkiksi Admicom Ultiman ja verottajan välillä on saumaton rajapinta, jonka kautta tieto kulkee virheettä ja viiveettä. Ultima kerää sopimus- ja henkilötiedot suoraan laskutuksesta ja kulunvalvonnasta sekä lähettää valmiin sanoman automaattisesti määräpäivänä.
Talousvastaavalle jää mahdollinen virheiden korjaus, kaikki muu hoituu taustalla. Tämä on varmin tapa pitää kiinni eräpäivästä ja välttää moninkertaiset laiminlyöntimaksut.
Alan ammattilaisen mielipide: Talotekniikka Honka
”Emme tarvitse erillisiä ratkaisuja tilaajavastuuseurantaa tai verottajan ilmoituksia varten, kun Ultima kerää ja lähettää verottajailmoitukset työntekijöiden leimausten perusteella. Muistan vielä ajat, kun tiedot syötettiin käsin verottajan sivuilla, joten kyllähän automatiikka helpottaa kummasti.”
Kuka käytännössä vastaa ilmoittamisesta?
Vastuu ei ole yhdellä taholla, vaan jakautuu roolien mukaan. Jos tilaat rakennuspalvelua, oletpa sitten yrittäjä, taloyhtiö tai alihankintaketjun lenkki, sinusta tulee urakkatietojen ilmoittaja heti, kun sopimuksen veroton arvo kohoaa 15 000 euron rajan yläpuolelle.
Raja ei ole kertasumma, vaan akkumulatiivinen: pienetkin lisätyöt lasketaan yhteen, ja velvollisuus aktivoituu sinä kuukautena, jolloin kynnys ylittyy.
Päätoteuttaja puolestaan kantaa vastuun työmaan työntekijälistoista; hän ilmoittaa jokaisen henkilön, joka on astunut portista sisään, riippumatta siitä, kenen palkkalistoilla henkilö on.
Jos päätoteuttajaa ei ole nimetty, velvollisuus siirtyy rakennuttajalle, ja tämä yllätys on harvoin mieluisa.
Aliurakoitsija ei voi pestä käsiään vastuusta myöskään urakkatiedoissa: hän on tilaaja suhteessa omiin alihankkijoihinsa ja ilmoittaa heidän sopimuksensa edelleen verottajalle.
Milloin rakentamisilmoitus on annettava – ja mitä jos deadline lipsuu?
Verohallinnon aikataulu on tiukka mutta selkeä. Kunkin kuukauden tiedot on oltava perillä viimeistään kahden kuukauden päästä viidentenä arkipäivänä. Esimerkiksi toukokuun tapahtumat raportoidaan 5. heinäkuuta ja joulukuun tiedot 5. helmikuuta.
Jos viides päivä osuu viikonloppuun tai pyhäpäivään, määräaika venyy seuraavaan arkipäivään, mutta tästä joustosta ei kannata rakentaa strategiaa; jokainen myöhästynyt raportti altistaa laiminlyöntimaksulle, joka voi nousta satasista viisinumeroisiin summiin.
Nollailmoitus
Tilannetta mutkistaa se, että eräpäivään mennessä on raportoitava myös kuukausi, jolloin työmaalla ei ole laskutettu euroakaan. Urakkatiedoista voi tällöin antaa nollailmoituksen, mutta työntekijätiedot on silti toimitettava, jos työmaalla on ollut yksikin asentaja tai suunnittelija
Mitä tapahtuu, jos ilmoitus myöhästyy?
Jos eräpäivä livahtaa ohi, tärkeintä on lähettää ilmoitus heti, kun virhe havaitaan. Verohallinto kohtelee oma-aloitteista korjausta aina lievemmin kuin kehotuksen jälkeen tehtyä lähetystä. Ilman oma-aloitteista korjausta Verohallinto tulkitsee laiminlyönnin lähtökohtaisesti tahalliseksi.
Laiminlyöntimaksu mitataan kolmella kriteerillä: myöhästymisen pituus, virheiden määrä ja onko kyseessä toistuva laiminlyönti.
Tärkeää: Laiminlyöntimaksu on ilmoituskohtainen, ei työmaakohtainen. Yksi työmaa voi kerryttää useita kuukausi-ilmoituksia ja siten useita maksuja.
Admicom Ultima on rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, jolla toimitat jokaisen rakentamisilmoituksen ajoissa ja vaivattomasti. Tutustu tarkemmin katsomalla 15 minuutin demo >>
Parhaat käytännöt: Näin varmistat, että ilmoitus lähtee ajallaan
Hyvin hoidettu rakentamisilmoitusprosessi seisoo kolmen tukijalan varassa: keskitetty tieto, oikea-aikainen ilmoittaminen ja automatisoitu toteutus.
Kun sopimukset ja työntekijätiedot kerätään työmaan alusta alkaen samaan järjestelmään – vaikkapa Admicom Ultimaan – ne kulkevat ilman ylimääräisiä Excel-hyppelyitä tai tiedonsiirtoa oikeaan paikkaan raportoinnin pohjaksi. Näin työntekijä- ja urakkatiedot täsmäävät todellisuuteen, ja vältytään virheiltä sekä raporttien korjaamiselta jälkikäteen.
Rakentamisilmoitukset on toimitettava kuukausittain, ja laiminlyönneistä seuraa nopeasti huomautuksia tai sanktioita. Admicom Ultima lähettää ilmoitukset verottajalle oikea-aikaisesti määräpäivänä, sekä ilmoittaa mahdollisista virheistä raporteilla. Voit aina luottaa siihen, että raportointi on ajan tasalla.
Manuaalinen raportointi vie aikaa, sisältää inhimillisten virheiden riskin ja kuormittaa hallintoa. Hyvin hoidettu rakentamisilmoitusten prosessi hyödyntää Ultiman kaltaista järjestelmää, joka kokoaa kaikki tiedot ja lähettää raportit automaattisesti käyttäjän puolesta – vapauttaen henkilöstön ajan tärkeämpiin tehtäviin.
Esimerkkivirta:
- Urakkasopimus allekirjoitetaan → kustannuspaikka syntyy Ultimaan automaattisesti.
- Aliurakoitsijalle voidaan avata tunnukset, joilla hän pääsee lisäämään omat työntekijänsä työmaalle → Tämän jälkeen Ultima huomioi tiedot automaattisesti työntekijätietojen raportoinnissa.
- Ultima kerää sopimus- ja laskutustiedot raportille urakkatietojen sekä toteutuneen laskutuksen perusteella ja työntekijätiedot suoraan kulunvalvonnasta.
- Ultima lähettää raportin automaattisesti määräpäivänä ja ilmoittaa käyttäjälle, jos raportissa on jotain korjattavaa.
Kulunvalvonnan voi hoitaa älykorttien lukijalaitteella tai mobiilisovelluksella. Kulunvalvontatapahtumat rekisteröityvät ajantasaisesti suoraan järjestelmään, josta niitä voi tarkastella käytössä olevilla laitteilla.
Alan ammattilaisen mielipide: Rakennustoimisto Taitoneliö
”Olemme useissa kohteissa päätoteuttajana ja verottajan raportoinnin hoitaminen Ultimalla on helppoa. Ei meidän tarvitse tehdä mitään erillistä raportointia, vaan Ultima huomauttaa mahdollisista virheistä ja muuten koko asiaa ei tarvitse miettiä.”
Yhteenveto – tee ilmoituksesta rutiini, vältä sakot
Rakentamisilmoitus ei ole ylimääräinen hallinnollinen taakka, kun data kerätään keskitetysti ja järjestelmä tarkistaa kentät puolestasi.
Kun urakat, työntekijät ja veronumerot elävät toiminnanohjausjärjestelmässä, raportista tulee automaattisesti puolestasi hoidettava tehtävä – ei kuukauden vaihteen stressipiikki.
Tulos: nolla kappaletta virheitä, nolla sakkoja ja huomattavasti enemmän aikaa itse rakentamiseen.
→ Varaa ilmainen demo Admicom Ultimasta.