Rakentamisen tiedonantovelvollisuus – Mitä urakoitsijan tulee tietää?

Rakentamisen tiedonantovelvollisuus tarkoittaa lakisääteistä velvoitetta raportoida Verohallinnolle kuukausittain tiedot rakennustyömaiden laskutuksesta ja työntekijöistä.

Vuodesta 2014 voimassa ollut velvoite koskee kaikkia rakennusalan toimijoita – rakennuttajia, pääurakoitsijoita ja aliurakoitsijoita – kun urakkasopimuksen arvo ylittää 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Laiminlyönnistä voi seurata mittavia sakkoja, joten ilmoitusten ajantasaisuus on kriittistä yrityksen toiminnalle.

Mitä velvoite koskee?

Urakkatietojen ilmoittaminen koskee jokaista rakennuspalvelun tilaajaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun yrityksesi ostaa toiselta yritykseltä rakentamispalvelua, olet lähtökohtaisesti ilmoitusvelvollinen.

Työntekijätietojen ilmoittaminen on päätoteuttajan vastuulla. Päätoteuttaja on se taho, jolla on pääasiallinen määräysvalta yhteisellä työmaalla – tyypillisesti rakennuttajan nimeämä pääurakoitsija.

Jos työmaalla työskentelee useamman työnantajan henkilöstöä, kyseessä on yhteinen työmaa. Tällöin päätoteuttajalle syntyy velvollisuus raportoida kaikkien työntekijöiden tiedot.

Velvoite syntyy, kun:

• Urakkasopimuksen arvonlisäveroton arvo ylittää 15 000 euroa
• Työmaalla työskentelee useamman yrityksen työntekijöitä
• Kyseessä on AVL 31 §:n mukainen rakentamispalvelu

Mitä tietoja ilmoitetaan?

Urakkatiedot sisältävät:

• Työmaan tiedot (nimi, numero, osoite)
• Urakoitsijoiden tunnistetiedot (nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö)
• Aikataulutiedot (Työn aloitus- ja valmistumispäivä)
• Sopimuksen laji ja kokonaisarvo ilman ALV
• Käännetyn ALV:n soveltaminen
• Kuukauden aikana laskutettu määrä

Työntekijätiedot sisältävät:

• Päätoteuttajan ja työmaan tunnistetiedot
• Työmaalla toimineiden yritysten tiedot
• Jokaisen työntekijän nimi, syntymäaika ja veronumero

Aikataulu ja toimittaminen

Ilmoitukset annetaan jälkikäteen kuukausittain. Tiedot on toimitettava viimeistään kohdekuukautta toisena seuraavan kuukauden 5. päivänä. Esimerkiksi tammikuun tiedot on raportoitava viimeistään maaliskuun 5. päivään mennessä.

Rakentamisilmoitukset toimitetaan sähköisesti joko:

• Suomi.fi-palvelussa verkkolomakkeella
• Ilmoitin.fi-palvelun kautta tiedostosiirrolla

Sanktiot ja valvonta

Verohallinto valvoo tiedonantovelvollisuuden täyttämistä ristiin tarkastuksilla ja yhteistyössä työsuojeluviranomaisten kanssa.

Laiminlyönnistä voi seurata:

• 100–15 000 euron laiminlyöntimaksu tapauksen vakavuudesta riippuen
• Ennakkoperintärekisteristä poistaminen toistuvissa laiminlyönneissä
• Mainehaitta ja luottamuksen menetys yhteistyökumppaneiden silmissä
• Vaikeudet tilaajavastuuvelvoitteiden täyttämisessä

Laiminlyöntimaksua ei määrätä päätoteuttajalle, jos tiedoissa on aliurakoitsijasta johtuva puute, josta päätoteuttajan ei voida kohtuudella edellyttää tienneen. 

Käytännön tiedonkeruu työmaalla

Päätoteuttajan vastuulla on järjestää tietojen kerääminen kaikilta työmaalla toimivilta aliurakoitsijoilta. Käytännössä tämä tarkoittaa:

1. Aliurakoitsijoiden velvoittaminen toimittamaan työntekijätiedot ennen töiden aloittamista
2. Kulunvalvontajärjestelmän ylläpito päivittäisten läsnäolojen kirjaamiseen
3. Urakkasopimusten ja maksuerien dokumentointi kuukausittaista raportointia varten
4. Veronumeroiden ja tilaajavastuutietojen tarkistaminen ennen työmaalle pääsyä

Suuremmilla työmailla sähköinen kulunvalvonta on yleistynyt. Työntekijät leimaavat saapumiset ja poistumiset esimerkiksi tunnistekortilla, jolloin tiedot tallentuvat automaattisesti järjestelmään.

Admicom Ultima automatisoi viranomaisraportoinnin

Admicom Ultima on rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, joka automatisoi tiedonantovelvollisuuden täyttämisen. Järjestelmä kerää tarvittavat tiedot automaattisesti taustalla ja lähettää ilmoitukset verottajalle ilman manuaalista työtä.

Näin se toimii:

Automaattinen tiedonkeruu: Ultima yhdistää projektilta ostolaskut, myyntilaskut, sopimusrekisterin ja kulunvalvonnan tiedot. Kerran syötetty tieto riittää – ei tuplasyöttöjä eri järjestelmiin.

Tietojen validointi: Järjestelmä tarkistaa automaattisesti, että kaikki vaaditut kentät on täytetty oikein. Puuttuvat veronumerot tai vanhentuneet tilaajavastuutodistukset näkyvät punaisella varoituksella.

Suora viranomaisyhteys: Ultima lähettää ilmoitukset suoraan Verohallinnon rajapintaan määräpäivänä. Ei tarvetta erillisille tiedostosiirroille tai Ilmoitin.fi-palvelun käytölle.

Vastuu Group integraatio: Järjestelmä hakee aliurakoitsijoiden tilaajavastuutiedot automaattisesti Vastuu Groupin rekisteristä ja varoittaa, jos todistukset vanhenevat.

Asiakkaan näkemys: Rakennustoimisto Taitoneliö

”Verottajan raportoinnin hoitaminen Ultimalla on helppoa. Ei meidän tarvitse tehdä mitään erillistä raportointia, vaan Ultima huomauttaa mahdollisista virheistä ja muuten koko asiaa ei tarvitse miettiä.”

Lue asiakastarina >

Hyödyt urakoitsijalle:

• Manuaalinen raportointi vähenee merkittävästi
• Virheelliset ilmoitukset ja myöhästymiset vältetään
• Dokumentaatio tallentuu automaattisesti arkistoon
• Sama tieto palvelee sekä viranomaisraportointia että projektinhallintaa
• Lakisääteiset velvoitteet muuttuvat kilpailueduksi

Ultimassa ilmoitusvelvollisuus ja kulunvalvonta toimivat saumattomasti yhteen muiden päivittäisten toimintojen kanssa.

Kun työntekijä kirjautuu työmaalle mobiilisovelluksella tai leimaa itsensä kulunvalvontalaitteeseen, hänen tietonsa tallentuvat automaattisesti sekä kulkulistalle että verottajaraportille.

Tilaajavastuu ja käännetty ALV

Tiedonantovelvollisuus kytkeytyy läheisesti tilaajavastuulakiin ja käännettyyn arvonlisäveroon.

Rakennushankkeen tilaajan on tarkistettava sopimuskumppanistaan:

• Merkintä ennakkoperintä- ja ALV-rekisterissä
• Verovelkatilanne
• Eläkevakuutusten hoitaminen
• Tapaturmavakuutusten voimassaolo

Käännettyä ALV:ia sovelletaan rakentamispalveluiden myyntiin yritysten välillä. Tämä tarkoittaa, että ostaja tilittää arvonlisäveron myyjän sijaan. Käännetyn ALV-järjestelmän käyttö ja tiedonantovelvollisuus kulkevat käsi kädessä.

Ultima on rakennusalan ammattilaisen ratkaisu, joka huomioi alan erikoispiirteet – tutustu 15 min. demovideon avulla!

Yhteenveto

Rakentamisen tiedonantovelvollisuus on osa laajempaa harmaan talouden torjunnan kokonaisuutta. Velvoite tuo läpinäkyvyyttä rakennusalan toimintaan ja varmistaa reilut kilpailuolosuhteet. Vaikka raportointivaatimukset voivat tuntua raskailta, oikeilla työkaluilla velvoitteen täyttäminen muuttuu rutiininomaiseksi taustaprosessiksi.

Digitaaliset järjestelmät muuttavat lakisääteisen byrokratian kilpailueduksi. Kun urakka- ja työntekijätiedot kerätään automaattisesti ja ilmoitukset lähtevät ajallaan, yritys voi keskittyä ydinosaamiseensa – rakentamiseen.

Haluatko automatisoida rakentamisilmoitukset ja varmistaa viranomaisvelvoitteiden täyttymisen? Tutustu Admicom Ultimaan ja varaa esittely nähdäksesi, miten järjestelmä toimii käytännössä.