Skip to content

Liiketoiminta tukevammalle pohjalle toimintatapoja kehittämällä

Jaa
LinkedIn Facebook

Elämme erikoisia aikoja ja monet globaalit mullistukset vaikuttavat meidän jokaisen jokapäiväiseen elämään. Liiketoiminnan ja toimintatapojen kriittinen tarkastelu tukee yrityksen kannattavuuden parantamista ja on tarpeellista isojen yhtiöiden lisäksi myös pienille ja keskisuurille yrityksille.

Aloita tarkastelemalla kokonaiskuvaa

Objektiivisuutta ja uusia näkökulmia toiminnan kehittämiseen kannattavammaksi saa esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmiä tarjoavilta asiantuntijoilta tai muilta tehostamiseen perehtyneiltä konsulteilta. Jos kannattavuuden parantaminen ja toimintatapojen muutos kohdistuu ja vaikuttaa yrityksen kirjanpidollisiin asioihin, ei myöskään kirjanpitäjän asiantuntijuutta kannata ohittaa!

Yksi luonteva hetki kokonaiskuvan tarkasteluun on tilikauden vaihde. Kun tilikausi on saatu pakettiin, uuden tilikauden alkaessa voi olla sopiva sauma ottaa uusia toimintatapoja käyttöön.

Toinen luonteva hetki toimintatapojen tarkasteluun ja osittaiseen uudelleenorganisointiin on uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto. Käyttöönotto on yleensä yritykselle melko harvinaislaatuinen projekti, jonka yhteydessä kannattaa olla avoin käyttöönotettavan järjestelmän mahdollisuuksille.

Jokainen yritys on erilainen, joten toimenpiteiden ja kehitystavoitteiden laajuus sekä tarve eri yrityksissä poikkeaa toisistaan merkittävästi monestakin syystä.

Merkittäviä tekijöitä ovat muun muassa yrittäjien sekä muiden päättäjien halu sitoutua ja kehittää yritystä, yrityksen liikevaihtoluokka, henkilöstön määrä ja toiminnan luonne. Erityisesti urakointia tekevän yrityksen päätökset ja toiminta poikkeaa todennäköisesti merkittävästi laskutöihin keskittyneestä yrityksestä.

Monesti kehitystyötä voi olla helpompi suunnitella ulkopuolisen asiantuntijan näkökulmasta, kuin toteuttaa sitä. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottokonsulttina kymmeniä käyttöönottoprojekteja yhdessä asiakkaidemme ja kollegoideni kanssa tehtyäni on mielessäni yleisesti toistuvia asioita, jotka vaikuttavat kehitysprojektien onnistumiseen.

Pienelläkin muutoksella voi tulevaisuudessa säästää ison määrän euroja ja työaikaa.

Rahan kierron nopeuttaminen ja tehostaminen

Urakointia harjoittava yritys, joka laskuttaa asiakkaitaan merkittäviltä osin maksuerätaulukoilta, voi pyrkiä nopeuttamaan rahan kiertoa rakentamalla maksuerätaulukon sisältämään useita muutaman tonnin eriä sen sijaan, että siinä olisi harvoin laskutettavia suuria eriä.

Kun laskuja lähtee usein, myös rahaa tulee tilille usein.

Helpommin sanottu kuin tehty, mutta maksuerätaulukot voi pyrkiä neuvottelemaan mahdollisimman etupainotteisiksi eli pyritään siihen, että saadaan laskuttaa ennakkoon. Tällöin voidaan asiakkaalta saadulla rahalla ostaa tarvittavia tarvikkeita, maksaa työntekijöiden palkkoja jne.

Sama logiikka toimii myös pienemmissä urakoissa. Esimerkiksi yksityishenkilöille tehtävissä remonteissa ja huolloissa voi neuvotella laskutuksen niin, että heti työmaata aloittaessa laskutetaan laskettu materiaalien osuus ja työn tekemisen jälkeen työn osuus, josta yksityishenkilö voi tehdä kotitalousvähennyksen.

Pieniä ja tärkeitä laskutöitä tekeville yrityksille on ensisijaisen tärkeää, että aloitetut projektit saadaan perustettua järjestelmään mahdollisimman nopeasti. Kun projektit ovat alusta alkaen oikeilla tiedoilla perustettu, niille on helppo kohdistaa automatiikan avulla tukkulaskut, työntekijöiden toimesta työtunnit, mahdolliset tarvikkeiden varasto-otot, dokumentoida valokuvat ja niin edelleen.

Jos työntekijä käyttää kohteessa arvokkaita erikoistyökaluja, myös näiden käytöstä kannattaa laskuttaa joko erikseen omana rivinään tai ottaa tämä huomioon tuntihinnoittelussa. Kannattaa myös pyrkiä jonkinlaiseen minimilaskutukseen – ei ole taloudellisesti järkevää laskuttaa vartin keikasta 0,25 tuntia.

Vaikka kohteessa olisi vietetty vain 15 minuuttia, on todellinen työaika enemmän. Minimilaskutuksessa kannattaa ottaa huomioon työajan lisäksi muun muassa matkat ja suunnittelutyö.

Kun yritys laskuttaa rehdin, mutta riittävän summan tehdystä työstä, niin myös asiakkaat hyötyvät. Silloin on tarjolla yrityksiä, joilla on varaa pitää palkkalistoillaan laadukasta työtä tekeviä ammattilaisia.

Nykyaikainen talousraportointi on ajantasaista

Nykyaikaisesta toiminnanohjausjärjestelmästä käyttäjä voi itse hakea oman roolinsa (johto, työnjohto, kirjanpitäjä, palkanlaskija jne.) mukaiset ajantasaiset raportit milloin vain. Ei tarvitse odotella kuun vaihdetta ja kirjanpitäjän tai assistentin koostamia raportteja, jos ei välttämättä näin halua tehdä.

Yrittäjien, johtajien tai muiden päättävien henkilöiden täytyy kuitenkin ensin määritellä se, minkälaista taloustietoa halutaan. Näiden päätösten jälkeen on hyvin keskeistä saada yrityksen toiminta sellaiseksi, että halutut raportit on mahdollista saada tarkasteltavaksi.

Johtajia ja yrittäjiä palvelee yrityksen tuloslaskelma ja tase

Yrityksen johdossa voidaan tarkastella ja vertailla tuloslaskelmaa edeltävän vuoden vastaavaan ajanjaksoon. Esimerkiksi yli 10 miljoonaa euroa vuodessa vaihtava ja useilla toimialoilla toimiva yritys voi saada lisäarvoa raportointiin jaottelemalla yrityksen toiminnan organisaatiohaaroihin osastoittain, toimialoittain ja/tai toimipisteittäin.

Näiden jaottelujen avulla voidaan raporteilta nähdä haluttujen yksiköiden tulojen ja kulujen jakautuminen – ja sen myötä myös kannattavuus. Yrityksen toimintaa voidaan siis tarkastella tuloslaskelmatasolla kokonaisuutena, toimipisteittäin, toimialoittain ja osastoittain. Esimerkiksi talotekniikkayrityksessä voidaan vertailla samaa toimintaa tekeviä toimipisteitä keskenään.

Yrityksen haaroja luodessa kannattaa huomioida, että moniportainen himmeli on haastavampi hallinnoida – yksinkertainen on monesti kaunista ja käytännöllistä.

Varsinaisten projektikulujen lisäksi on usein mielekästä seurata yleiskuluja eli varsinaisille työkohteille kohdistumattomia kuluja, kuten ajoneuvo-, toimisto-/toimitila- ja työkalukuluja. Asiakkaiden kanssa tuloslaskelmia tarkastellessa olen kiinnittänyt huomiota, että varsinkaan aloittelevien menestykseen tähtäävien yrityksen ostoista ei juuri ylimääräisiä sähköpotkulautoja tai parin tonnin älyluureja löydy.

Työnjohtajat ja projektipäälliköt hyötyvät projektiraporteista

Urakointia tekevä yritys saa litteroiden avulla huomattavaa lisätarkkuutta taloustulosteisiin niin projektien aikana kuin jälkeenkin. On mielenkiintoista ja tärkeää verrata projektien aikana kertyvää toteumaa laskettuun tavoitearvioon. Litterarekisteri voidaan esimerkiksi Ultimassa muodostaa omien tarpeiden pohjalta tai käyttää valmista pohjaa, kuten Talo 80 -nimikkeistöä.

Laskutöitä tekevän yrityksen työnjohtajat saavat laskutyöprojekteihin lisäarvoa jaottelemalla kohteita ryhmiin. Esimerkiksi kylmätöitä tekevä yritys voisi ryhmitellä kohteet seuraavasti: kaupat, ravintolat, yksityishenkilöt, asunto-osakeyhtiöt jne. Tällöin on mahdollista hakea koosteraportteja haluttujen ryhmien mukaan, ja tämän myötä saadaan mahdollisesti selville mikä asiakasryhmä tuottaa ja mikä ei.

Työtehtävien organisointi ja järjestelmän käyttö

Vaikka esimerkiksi Ultima-toiminnanohjausjärjestelmä tekee monia asioita automaattisesti, on lopulta ihmisen vastuulla tarkastaa, vahvistaa ja seurata, että liiketoiminta on kannattavaa ja tehdä tarvittaessa korjaavat toimenpiteet. Perusasioiden täytyy olla kunnossa, jotta järjestelmän muodostamat raportit voivat olla paikkansapitäviä ja raha liikkuu:

  • Ostolaskujen (tarvikkeet, alihankinnat yms.) hyväksyntä oikeellisilla tiedoilla eli kohdistuminen oikeilla tiliöinneillä oikeille projekteille
  • Tarvikevarasto-otot oikeista varastoista, mikäli useampi varastosijainti käytössä
  • Tuntikirjauksien kirjaaminen ja hyväksyntä oikeille projekteille ja mahdollisesti oikeille litteroille
  • Viimeisenä muttei vähäisimpänä – automaattilaskutussopimuksia lukuun ottamatta ihminen usein pitää huolen siitä, että tehdyt työt tulee laskutettua. Hyväntekeväisyys ja talkootyöt on hieno ja kannatettava asia, mutta sitä ei kannata tehdä asiakkaille

 

Oletko sinä aikataulumestari? Tutustu maksuttomaan oppaaseen

 

Lataa maksuton oppaamme, jonka vinkkejä hyödyntämällä voit olla aikataulumestari ja varmistaa, että rakennushanke saadaan maaliin kannattavasti huolellisella aikataulutuksella.