Tarjouslaskennassa rakennusyritys tuottaa hankkeesta tärkeimmän tietonsa: määrät ja kustannukset on käyty läpi rivi riviltä ja koko urakan kannattavuus on pyritty huomioimaan mahdollisimman tarkasti. Kun tarjous on laskettu ja urakka voitettu, tieto on arvokkaimmillaan. Silti se jää usein tarjousvaiheen dokumentteihin.
Projektin käynnistyessä työmaalla rakennetaan kokonaiskuvaa uudelleen, vaikka yksityiskohtainen määrä- ja kustannustieto on jo olemassa. Tässä blogissa keskitymme siihen, mitä tälle tiedolle kannattaa tapahtua laskennan jälkeen. Miten se saadaan työmaan käyttöön, mukaan aikataulu- ja resurssisuunnitteluun ja lopulta toteuman seurantaan, joka tarkentaa seuraavaa tarjousta?
Samaa tietoa ei kannata koota kahteen kertaan
Tarjousvaiheessa määrät ja kustannukset on jo mietitty huolellisesti. Silti sama tieto joudutaan monessa rakennusyrityksessä kokoamaan uudelleen, kun hanke siirtyy tuotantoon.
Päällekkäinen työ ei ole edes pahin ongelma. Kun työmaa lähtee käyntiin omilla luvuillaan, toteutusta saatetaan ohjata eri lähtötiedoilla kuin tarjous laskettiin. Tällöin hanketta ei enää johdeta niiden lukujen pohjalta, joilla urakka voitettiin.
Paras tulos saavutetaan silloin, kun tarjouslaskennan määrät ja kustannukset siirtyvät toteutuksen pohjatiedoksi. Näin samaa tietoa pystytään hyödyntää ja päivittää hankkeen aikana.
Miten määrätieto tukee työmaan suunnittelua?
Työmaalla määrät ovat tekemisen perusta. Kun työnjohdolla on käytössään samat tarkat määrät, joilla tarjous laskettiin, päivittäinen suunnittelu ja resursointi nojaavat luotettavaan lähtökohtaan eivätkä erillisiin arvioihin.
Tämä näkyy työmaan arjessa monin tavoin:
- työvaiheet voidaan suunnitella todellisten määrien pohjalta karkeiden arvioiden sijaan
- resurssit ja työvoima kohdennetaan todelliseen työmäärään
- hankintapaketit ovat tiedossa ajoissa, kun ne perustuvat laskettuihin määriin
- poikkeamat huomataan nopeammin, koska toteumaa verrataan lähtötietoon.
Työmaan käytössä oleva määrä- ja kustannustieto auttaa pitämään toteutuksen linjassa niiden lähtötietojen kanssa, joihin tarjous perustui.
Määrät kannattaa kytkeä aikatauluun ja tehtäviin, ei vain budjettiin
Jos määrätieto kytketään ainoastaan kustannuslaskentaan ja budjettiseurantaan, sen hyödyntäminen jää helposti jälkikäteiseksi. Lisähyötyä syntyy, kun määrät sidotaan myös aikatauluun, työvaiheisiin ja resurssisuunnitteluun.
Tällöin tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi:
- aikataulusuunnittelussa
- resurssien kohdentamisessa
- työvaiheiden ohjauksessa
- toteuman seurannassa.
Näin hanketta johdetaan ennakoivasti sen mukaan, mitä seuraavaksi pitää tehdä.
Miten toteumatieto parantaa seuraavaa tarjousta?
Tarjouslaskennan todellinen arvo näkyy vasta silloin, kun alkuperäisiä arvioita voidaan verrata toteutuneisiin lukuihin ja saadaan oppeja myös tulevien tarjousten tueksi. Tämä edellyttää sitä, että määrät ja kustannukset kulkevat mukana myös toteutusvaiheessa.
Kun määrätieto yhdistyy toteutuneisiin kustannuksiin ja projektien lopputuloksiin, rakennusyritys pystyy vastaamaan esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
- Missä hanketyypeissä tarjouslaskenta osuu tarkimmin oikeaan?
- Missä syntyy toistuvasti poikkeamia arvion ja toteuman välillä?
- Miten toteutuneet kustannukset vastaavat alkuperäisiä arvioita?
- Miten seuraava tarjous voidaan laskea aiempaa tarkemmin?
Ilman yhteyttä toteumaan laskenta jää yksittäiseksi työvaiheeksi. Yhteys toteumaan puolestaan muuttaa tarjouslaskennan osaksi jatkuvaa oppimista, jolloin jokainen valmistunut hanke tarkentaa seuraavaa tarjousta.
Miksi yhtenäinen tietorakenne on tärkeä?
Jotta määrä- ja kustannustieto kulkee laskennasta työmaalle ja takaisin toteuman seurantaan, sen on pysyttävä tunnistettavana koko matkan ajan. Tämä edellyttää yhteistä rakennetta, jonka sekä laskenta että tuotanto tuntevat.
Yhtenäinen toimintamalli auttaa hallitsemaan muutoksia ja samalla muutosten vaikutukset ovat helpommin tunnistettavissa ja tiedon tarkistamiseen kuluva työ vähenee.
Admicom Tarjouslaskenta: Yhtenäinen tieto tarjouslaskennasta työmaalle
Olemme kehittäneet rakennusyritysten tarpeisiin tarjouslaskennan kokonaisuuden, joka yhdistää määrätiedon ja kustannuslaskennan yhdeksi kokonaisuudeksi. Kun tieto pysyy yhtenäisenä tarjousvaiheesta toteutukseen asti, sitä voidaan hyödyntää laajemmin projektin ohjauksessa, aikataulutuksessa ja toteuman seurannassa. Samalla yritys saa paremmat mahdollisuudet oppia aiemmista hankkeistaan ja kehittää tarjouslaskentansa tarkkuutta jatkuvasti.
Lue lisää Admicom Tarjouslaskennasta.
Haluatko nähdä, miltä moderni tarjouslaskentaprosessi näyttää käytännössä? Tervetuloa maksuttomaan webinaariimme: Enemmän tarjouksia paremmalla katteella – Esittelyssä Admicom Tarjouslaskenta.
Ilmoittaudu mukaan webinaariin →