Rakennusalan digitalisaatio on edennyt viime vuosina merkittävästi, ja mobiili työajanseuranta on muuttunut lähes välttämättömyydeksi modernille rakennusyritykselle.
Sähköinen tuntikirjaus korvaa paperiset tuntikortit ja manuaaliset kirjausmenetelmät, jotka ovat alttiita virheille ja aiheuttavat viiveitä. Mobiiliratkaisut mahdollistavat tuntien reaaliaikaisen kirjaamisen, tarkemman kustannuskohdistuksen ja saumattoman integraation palkka-, laskutus- ja projektijärjestelmiin.
Sähköinen työajanseuranta vähentää hallinnollisia tehtäviä sekä parantaa projektien kannattavuutta ja työturvallisuutta työmailla.
Admicomin Ultima-järjestelmä edustaa suomalaista huippuosaamista työajanseurannan digitalisoinnissa, tarjoten rakennusalan yrityksille kokonaisvaltaisen ratkaisun, jossa työajanseuranta integroituu saumattomasti muihin liiketoimintaprosesseihin.
Työajanseuranta muuttuu – Miksi rakennusala tarvitsee mobiiliratkaisuja?
Rakennustyömaan erityispiirteet luovat ainutlaatuisia haasteita työajanseurannalle. Työntekijät vaihtavat usein työmaata saman päivän aikana, mikä vaatii sijainti- ja työaikatietojen tarkkaa seurantaa.
Työmaalla toimii usein useita eri urakoitsijoita ja alihankkijoita, mikä vaatii yhteensopivaa järjestelmää kaikkien osapuolten kesken.
Suomen lainsäädäntö asettaa tiukat vaatimukset työajanseurannalle rakennusalalla. Työaikalaki vaatii työnantajilta ajantasaista ja luotettavaa työaikakirjanpitoa kaikille työntekijöille.
Tilaajavastuulaki edellyttää läsnäolotietojen raportointia, ja työturvallisuuslaki vaatii reaaliaikaista tietoa työmaalla olevista henkilöistä.
5 syytä miksi mobiili työajanseuranta on kriittinen juuri nyt:
- Reaaliaikaisuus parantaa päätöksentekoa – Projektin tila ja kustannukset näkyvät välittömästi, mikä mahdollistaa nopean reagoinnin poikkeamiin
- Lakivelvoitteiden täyttäminen helpottuu – Automaattinen dokumentointi varmistaa työaikalain ja tilaajavastuulain vaatimusten täyttymisen
- Virheiden määrä vähenee merkittävästi – Tunnit kirjataan heti työvaiheen yhteydessä, jolloin muistivirheet ja unohdukset minimoituvat
- Laskutus nopeutuu ja tarkentuu – Projektikohtainen kirjaus mahdollistaa tarkan kustannuskohdistuksen ja nopeamman laskutuksen
- Työntekijäkokemus paranee – Läpinäkyvyys lisääntyy kun työntekijä näkee omat tuntinsa ja palkkaperusteensa reaaliajassa
Kuinka varmistat yrityksesi jatkuvuuden ja kannattavuuden haastavassa markkinatilanteessa tai kiireen keskellä? Lataa maksuton opas rakennusalan yrityksen arjen tehostamisesta.
Miten mobiili työajanseuranta toimii käytännössä?
Mobiili työajanseuranta tarkoittaa järjestelmää, jossa työntekijät kirjaavat työaikansa älypuhelimen tai tabletin avulla suoraan työmaalta käsin.
Prosessi on yksinkertainen: työntekijä avaa sovelluksen, valitsee työmaan tai projektin ja aloittaa työajan kirjauksen yhdellä napautuksella. Työpäivän päättyessä leimaus lopetetaan samalla tavalla.
Tunnit voidaan kohdistaa tarkasti eri työmaalle, projektille tai litteralle, mikä auttaa arvioimaan työvaiheiden kestoa ja kustannuksia. Fiksu järjestelmä laskee automaattisesti ylityöt, ilta- ja yötyölisät sekä muut yrityskohtaiset lisät työehtosopimusten mukaisesti.
Työnjohto näkee reaaliaikaisesti, ketkä ovat työmaalla ja mitä työvaiheita on käynnissä. Tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan ja laskutukseen ilman manuaalista syöttöä.
Työntekijä voi lisätä kirjaukseen kommentteja, valokuvia tai kuitteja, jotka dokumentoivat työn etenemistä ja mahdollisia haasteita.
Näin sähköinen työajanseuranta toimii käytännössä:
- Vaihe 1: Kirjaus työmaalla. Työntekijä kirjaa tunnit mobiilisovelluksella heti työn alkaessa ja päättyessä.
- Vaihe 2: Hyväksyntä ja tarkistus. Esimies saa kirjaukset reaaliajassa nähtäväksi ja voi hyväksyä ne järjestelmässä. Mahdolliset korjaukset tai lisäykset tehdään ennen lopullista hyväksyntää.
- Vaihe 3: Automaattinen jatkokäsittely. Hyväksytyt tunnit siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan ja projektiseurantaan. Laskutettavat tunnit ovat valmiina asiakasraportteihin ilman erillistä käsittelyä.
Integraatio käytännössä – Mitä hyötyä työnjohto ja hallinto saavat?
Mobiili työajanseuranta tuo läpinäkyvyyttä koko organisaatioon. Työnjohto näkee reaaliaikaisesti projektin tilanteen: ketkä ovat työmaalla, mitä työvaiheita on käynnissä ja miten tunnit jakautuvat eri litteroille. Tämä mahdollistaa proaktiivisen johtamisen ja nopean reagoinnin mahdollisiin poikkeamiin.
Kustannusseuranta tarkentuu merkittävästi, kun tunnit kohdistetaan automaattisesti oikeille projekteille ja työvaiheille. Jälkilaskenta helpottuu, ja projektien todellinen kannattavuus selviää tarkasti. Laskutettavat tunnit siirtyvät suoraan myyntilaskuille ilman manuaalista käsittelyä, mikä nopeuttaa laskutuskiertoa ja parantaa kassavirtaa.
Hallinnollinen työ vähenee dramaattisesti. Palkanlaskenta saa valmiit tiedot suoraan järjestelmästä, eikä aikaa kulu tuntien manuaaliseen syöttämiseen tai tarkistamiseen. Viranomaisraportit, kuten tilaajavastuuraportointi ja työsuojeluviranomaisille toimitettavat läsnäolotiedot, muodostuvat automaattisesti.
Projektin etenemisen seuranta reaaliajassa mahdollistaa ennakoivan resurssienhallinnan. Jos jokin työvaihe uhkaa venyä, työnjohto voi siirtää resursseja ajoissa. Ylityötuntien kertymistä voidaan seurata päivätasolla ja reagoida tarvittaessa työvuorosuunnitteluun.
Admicomin Ultima – Yksinkertainen käyttöliittymä, tehokkaat integraatiot
Admicom Ultima on rakennusalalle suunnattu toiminnanohjausjärjestelmää, jossa työajanseuranta integroituu saumattomasti muihin liiketoimintaprosesseihin. Ultiman mobiiliversio toimii näppärästi selaimessa ilman erillisiä ohjelmistopäivityksiä – käytössä on aina ajantasainen järjestelmä.
Järjestelmä mukautuu käyttäjän rooliin: työntekijät kirjaavat työaikaleimaukset, lomat ja poissaolot liitteineen sekä tekevät työturvallisuusmittauksia ja kulunvalvonnan kirjauksia.
Työnjohtajat käsittelevät työtilauksia sekä niihin liittyviä tunteja, tarvikkeita, suoritteita ja vuokralaitteita paikasta riippumatta.
Esimiehet voivat hoitaa ostolaskujen hyväksynnän ja laskutuksen suoraan kentältä. Myös Admicom Visionin dokumentointi onnistuu mobiiliversion kautta.
Ultiman mobiiliversion kolme keskeistä vahvuutta:
Helppo – Selkeät ja yksinkertaiset toiminnot tuovat tehokkuutta liikkuvaan työhön. Yrityksen eniten käytetyt sovellukset ovat aina vain parin painalluksen päässä.
Reaaliaikainen – Mobiiliversio ei ole erillinen “purkkaratkaisu”, vaan osa kokonaisjärjestelmää. Ultiman pääohjelmassa avatun tilauksen tiedot ovat heti käytettävissä työmaalla, ja kentällä tehdyt kirjaukset näkyvät toimistolla ilman viiveitä. Voit luottaa siihen, että sinulla on aina viimeisin ja paikkansapitävä tilanne.
Toimintavarma – Ultima toimii vakaasti laitteella kuin laitteella, olitpa lisäämässä palkkatapahtumaa, hakemassa tuotteita hinnastosta tai laskuttamassa työtilausta asiakkaalta.
”Tieto työajanseurannasta tuntitasolla kulkee työntekijän kirjaamista tunneista laskutukseen saakka. Perinteisesti rakennusliikkeissä on täytetty tuntilappuja, ihan älytöntä ajanhukkaa.” (Muunto Palvelut)
Yhteenveto: Miten aloittaa sähköinen työajanseuranta rakennusalalla?
Mobiili työajanseuranta hyödyttää kaikkia rakennusalan toimijoita. Työntekijät saavat läpinäkyvyyttä omiin tuntikirjauksiinsa ja palkkaperusteisiinsa. Työnjohto voi keskittyä tuottavaan työhön hallinnollisen paperityön sijaan. Yrityksen johto saa reaaliaikaista tietoa projektien etenemisestä ja kannattavuudesta.
Aloittaminen vaatii huolellista suunnittelua ja muutosjohtamista. Yrityksen johdon täytyy olla sitoutunut muutokseen ja johtaa sitä aktiivisesti. Riittävä koulutus ja tuki käyttöönotossa on kriittistä.
Järjestelmän valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota integraatiomahdollisuuksiin. Admicom Ultima integroituu saumattomasti palkanlaskentaan, projektinhallintaan ja taloushallintoon, mikä eliminoi päällekkäisen työn.
Mobiili työajanseuranta ei ole enää tulevaisuuden visio vaan tämän päivän todellisuus rakennusalalla. Yritykset, jotka omaksuvat reaaliaikaiset ja integroidut teknologiat ensimmäisinä, saavat kilpailuetua markkinoilla.
Admicomin Ultima tarjoaa suomalaisille rakennusyrityksille maailmanluokan ratkaisun, joka on suunniteltu erityisesti alan tarpeita silmällä pitäen.
Varaa ilmainen demo, ja näe itse Ultiman monipuoliset ominaisuudet!