Rakennusalan kirjanpito - Mitä ottaa huomioon?

Rakennusalan kirjanpito on kaikkea muuta kuin koulussa opittua debet–kredit -rutiinia. Projektit elävät kuukausia – joskus vuosia – ja jokainen työmaa on kuin oma pieni yritys, jolla on omat tulonsa, kulunsa ja riskinsä.

Rakennusalan taloushallinto nojaa projektikohtaiseen seurantaan, pitkien urakoiden osatuloutukseen ja käännetyn ALV-menettelyn oikeaan soveltamiseen. Pelkkä yleiskirjanpito ei riitä, jos haluat tietää, missä vaiheessa katteet oikeasti syntyvät tai karkaavat.

Kun nämä prosessit digitalisoidaan, esimerkiksi Admicom Ultimassa, rutiinit automatisoituvat ja projektin todellinen talouskuva päivittyy reaaliajassa. Tällöin numeroista tulee päätöksenteon polttoainetta, ei hallinnollista painolastia.

Tässä artikkelissa pureudumme rakennusalan kirjanpidon peruspilareihin ja siihen, miten vältät yleisimmät karikot aina osatuloutuksesta käännettyyn ALV:iin ja tilaajavastuuseen asti.

Rakennusalan kirjanpidon peruspilarit

Projektikohtainen seuranta

Rakennusalan kirjanpito alkaa työmaatasolta: jokaiselle projektille avataan oma kustannuspaikka, jolle kirjautuvat materiaalit, aliurakat, palkat ja konekustannukset. Tällöin näet jo kesken urakan, onko tavoitekate pitämässä– ja pystyt tarvittaessa reagoimaan suunnittelemattomiin kustannuksiin riittävän ajoissa. Ultima kokoaa kustannukset reaaliajassa ja vertailee niitä budjettiin ilman Excel-ruljanssia.

Osatuloutus pitkissä urakoissa

Varsinkin isommille rakennushankkeille on tyypillistä, että urakat kestävät yli tilikauden. Tulosvaikutusten tasaamiseksi pidempien urakoiden tulot kannattaa jaksottaa valmistusasteen mukaan. Osatuloutus kertoo todellisen tuloksen, eikä jätä koko liikevaihtoa odottamaan luovutushetkeä. Ultima laskee valmistusasteen esimerkiksi tuotannon valmiusprosentista tai toteutuneista kustannuksista ja tekee jaksotuksen automaattisesti kirjanpitoon.

Muistilista:

• Määritä valmistusasteen laskentatapa projektin alussa.
• Huolehdi, että budjetti päivittyy muutostöiden myötä
• Vertaile osatuloutettua tulosta perinteiseen %–valmistusasteeseen, jotta näet mittarit kerralla.

Kuinka valitset oikean tuloutustavan ja miten se vaikuttaa tulokseen?
Opi lisää oppaamme avulla: Lataa ilmaiseksi täältä >>

Käännetty arvonlisäverotus

Jos käännettyä verotusta ei merkitä oikein, seurauksena on niin ostajalle kuin myyjällekin veroriskit ja sanktiot. Ultiman ALV-tunnisteet erottavat käännetyn veron automaattisesti ja tuottavat oikean ALV-ilmoituksen.

Huomaathan, että käännetty ALV ei koske materiaaleja. Kun lasku sisältää sekä työn että tarvikkeet, erittely on tehtävä rivitasolla, muuten ALV menee pieleen.

Aliurakointi, tilaajavastuu ja rakentamisilmoitukset

Jokaisen aliurakoitsijan osalta tarkistetaan tilaajavastuu­todistukset ja Vastuu Group -raportit, jotka Ultima hakee suoraan Luotettava Kumppani -palvelusta. Näet punaisella, jos todistus vanhenee tai työntekijää ei ole ilmoitettu. Verottajan kuukausittaisten rakentamisilmoitusten urakka- ja työntekijätiedot Ultima täyttää valmiiksi ja lähettää ilmoitukset automaattisesti.

TES-sääntöjen värittämä palkanlaskenta

Rakennusalan palkanlaskenta on täynnä lisä- ja urakkapalkkoja, työaikapankkeja ja matkustussäännöksiä. Virhe yhden työntekijän tuntikirjauksessa voi kertautua aliurakka­ketjuun ja budjettiin. Ultima automatisoi TES-lisät ja siirtää tiedot suoraan kirjanpitoon ja Tulorekisteriin ilman, että talousosaston joutuu käyttämään tunteja manuaaliseen tarkistukseen.

Näiden viiden peruspilarin varaan rakentuu koko rakennusalan taloushallinto: kun projektiseuranta, osatuloutus, käännetty ALV, tilaajavastuusäädökset ja TES-automaatio ovat samassa järjestelmässä, kirjanpito muuttuu hyvin äkkiä taakasta kilpailueduksi.

Rakennusalan ammattilaisen mielipide: Saramachine

”Yksi hyvä juttu on automaattiset verottajailmoitukset, sillä meillä monesti kuuluu urakkaan myös tiedonantovelvollisuus verottajan suuntaan. Tähän liittyen on myös hienoa, että Ultimasta voi tarkistaa tilaajavastuut.”

Lue lisää

Lainsäädäntö ja viranomais­raportointi

Rakentamisilmoitukset – urakat ja työntekijät yhdellä klikkauksella

Verohallinnolle tehdään kuukausittain raportti, johon sisältyy:

1. Urakkatiedot (kustannukset & sopimusosapuolet)
2. Työntekijätiedot (henkilötunnus, veronumero, työmaan aloitus- ja lopetuspäivä)

Manuaalisesti täytettynä ilmoitusten tekeminen on virhealtista ja aikaa vievää, ja myöhästyminen voi johtaa kalliisiin sanktioihin. Ultima noutaa tiedot suoraan järjestelmästä, esimerkiksi kulunvalvonnasta ja ostolaskuilta, täyttää ilmoitukset automaattisesti ja lähettää ne suoraan verottajalle. Jos tieto puuttuu tai veronumero on vanhentunut, järjestelmä varoittaa punaisella ennen lähetystä.

Tilaajavastuulaki käytännössä

Ennen aliurakoitsijan pääsyä työmaalle tilaajan on tarkistettava mm. kaupparekisteriote, verovelkatodistus ja todistus voimassa olevasta YEL- tai TyEL-vakuutuksesta. Ultima hakee dokumentit suoraan Luotettava Kumppani -palvelusta ja näyttää punaisen hälytyksen, kun todistus vanhenee.

Sinä saat mielen­rauhan, aliurakoitsija pääsee portista sisään ja viranomaiset pysyvät tyytyväisinä.

Uusi rakentamislaki 2025 – mitä muuttuu?

Vuoden 2025 alussa voimaan tuleva rakentamislaki keventää lupabyrokratiaa, mutta lisää vaatimuksia hiilijalanjäljen raportointiin ja rakennustuotteiden jäljitettävyyteen.

Talous­hallinnon näkökulmasta tämä tarkoittaa uusia tietokenttiä ostolaskuille ja raportteihin, jotta tuotteiden EPD-todistukset (Environmental Product Declaration) kulkevat kirjanpidosta työn­toteumaan. Ultiman aineistopohjat on päivitetty jo valmiiksi, joten et tarvitse erillisiä Excel-taulukoita tai tuplakirjauksia.

Hallitus teki vuoden 2024 lopulla muutoksia rakentamislain ilmastoselvityksen vaatimuksiin – mikä muuttui? Katso webinaaritallenne >>

Admicom Ultima tehostaa taloushallintoa

• Kaikki samassa paikassa: Projekti­kustannukset, ALV, palkanlaskenta ja viranomais­ilmoitukset kulkevat yhdellä järjestelmällä.
• Automaattiset rakentamisilmoitukset: Ultima täyttää ja lähettää tiedot verottajalle
• TES-tuki & Tulorekisteri: Lisät ja lomapalkat lasketaan käytäntöjen mukaan, ja ilmoitukset lähtevät suoraan viranomaisille.
• Reaaliaikainen projektikate – Tuotannon kirjaukset ja ostolaskut näkyvät heti kannattavuus­raporteissa, joten päätökset tehdään tuoreen datan pohjalta.

Valttikortti ja työntekijädatan automaattinen nouto

Valttikortti-järjestelmä tekee työntekijöiden läsnäolo- ja veronumerotiedon keräämisestä yhden klikkauksen rutiinin. Admicom Ultima hakee Valttikorttien tiedot Vastuu Groupin tietokannasta ja yhdistää ne projektiin.

Kun tilaaja tai työsuojelu­tarkastaja kysyy todistuksia, voit tulostaa ajan tasalla olevan selvityksen suoraan Ultimasta. Tämä poistaa portilla syntyvät viivästykset ja varmistaa, että jokaisen veronumero sekä työskentely-oikeus on kunnossa.

Projektin budjetointi, seuranta ja ennustaminen – katteen pulssi reaaliajassa

Admicom Ultimassa siirrät voitetun tarjouksen tiedot budjetiksi ja seurannan pohjaksi yhdellä napinpainalluksella. Seuranta hälyttää heti, jos kustannukset ylittävät sovitun rajan. Järjestelmä laskee myös ennusteen urakan lopputuloksesta, joten näet koko projektin ajan, onko kate sulamassa vai paranemassa. Näin projektipäällikkö voi korjata kurssin ajoissa. Dashboardin kautta myös johto pääsee tarkastelemaan listaa riskiprojekteista yhdellä silmäyksellä.

ALV- ja veromaksut automaattisesti oikeaan eräpäivään

Ultima muodostaa käännetyn ja normaalin ALV-ilmoituksen automaattisesti osto- ja myyntireskontran tiedoista, ja halutessasi myös maksaa veron oikeana eräpäivänä. Näin vältät viivästyskorot ja inhimilliset näppäily­virheet, jotka usein livahtavat kiireessä tehtyihin käsikirjauksiin.

KPI-näkymä johdolle: tuloslaskelma päivittyy klikkauksella

Koska kaikki myynti- ja ostolaskut kohdistuvat jo syöttövaiheessa oikealle projektille, Ultima päivittää tuloslaskelman ja taseen reaaliajassa. Johto voi porautua yhdestä luvusta suoraan ongelmaan ja nähdä, mistä ylitys johtuu.

Talousammattilaisen näkemys: Rakennus Laprip

”Ultima esimerkiksi laskee lomapalkkavelat sekä lähettää, kirjaa ja maksaa KATRE-ilmoitukset automaattisesti, niin kuin kaikki muutkin viranomaisten ja liittojen maksut. Kaikki tällainen ilmoitusten tekeminen ja maksaminen on jäänyt kokonaan pois.”

Lue lisää

Manuaalisen kirjanpidon haasteet ja riskit

Talousammattilaisen näkemys: Rakennusliike RPJ

”Tietenkin näitä töitä hoitavan henkilön täytyy ymmärtää mitä tekee, mutta Ultima on tehnyt kirjanpidosta ja palkanlaskennasta suoraan sanottuna aika helppoa. Oman historiani aikana minulla ei ole vielä koskaan tullut tilitoimistoissa vastaan näin pitkälle vietyä järjestelmää. Olen käyttänyt lukuisia sähköisiä järjestelmiä ja kyllä niissä on jäänyt kirjanpitäjälle huomattavasti enemmän tekemistä. Itselleni on ollut yllätys, kuinka loppuun asti Ultiman automatiikka on pystytty hiomaan.”

Lue lisää

2020-luvun taloushallinto: Tekoäly ja algoritmit helpottaa taakkaa

Kulut ja tulot syntyvät yhä työmaalla, mutta niiden tulkinta siirtyy yhä enemmän algoritmien harteille. Admicom Ultima uusin versio sisältää tekoälypohjaisen ostolaskujen tiliöinnin: järjestelmä ehdottaa kustannuspaikkaa ja ALV-käsittelyä aiempien kirjausten perusteella, jolloin talousvastaavan tehtäväksi jää vain hyväksyä tai korjata ehdotus. Ultimassa ostolaskujen tiliöinti kehittyy jatkuvasti ja lähiaikoina siihen on tulossa lisää tekoälyä mm. ennakoivan tiliöinnin muodossa.

Näin rutiini­työ vähenee ja virhemahdollisuudet supistuvat.

Seuraava askel on ennakoiva kassavirta- ja katemallinnus. Kun projektien tuntikirjaukset, ostolaskut ja progressilaskenta päivittyvät samaan tietokantaan, Ultima arvioi automaattisesti:

• Riittääkö kassapuskuri maksuerien välissä
• Missä vaiheessa budjetti lipsuu ja katetta on syytä korjata

Lisäksi Ultiman kanssa yhteensopiva dokumentointityökalu Admicom Vision arvioi:

• Milloin TR-mittari (turvallisuus­poikkeamat) alkaa vaarantaa aikataulua

Yhdessä hiilijalanjälki­tietojen ja uuden rakentamislain EPD-kenttien kanssa tämä luo läpinäkyvän datapohjan, jonka avulla johto voi säätää hintaa, resursseja ja riskivarausta ennen kuin ongelma ehtii tilinpäätökseen.

Yhteenveto

Rakennusalan kirjanpito on reaaliaikainen kojelauta, joka näyttää, missä katteet syntyvät ja mihin riskit piiloutuvat. Kun projektiseuranta, osatuloutus, käännetty ALV ja TES-palkat risteävät samassa järjestelmässä, taloushallinto muuttuu reaktiivisesta raportoinnista ennakoivaksi johtamisen työkaluksi.

Ultima hoitaa rutiinit, tekoäly hahmottaa trendit, ja sinä voit keskittyä rakentamisen johtamiseen, et virhetarkastuksiin.

👉 Varaa ilmainen demo

Näet käytännössä, miten projektidata, kirjanpito ja viranomais­raportit pysyvät hallussa yhdellä näkymällä.

Ota yhteyttä ja varaa ilmainen esittely!