Rakennusyrityksen tilinpäätös – Mitä ottaa huomioon?

Tilinpäätös on monelle pienemmälle rakennusyritykselle koko tilikauden haastavin talousprosessi. Kun useilla toimialoilla peruskirjanpidon osaaminen riittää, rakentamisessa prosessia monimutkaistavat muun muassa käännetty arvonlisävero, keskeneräisten urakoiden arvostus ja osatuloutuksen valmiusasteiden määritys.

Rakennusalan erityispiirteet tekevät tilinpäätöksestä palapelin, jossa jokaisen palan on oltava kohdallaan. Tässä artikkelissa käymme ne läpi yksi kerrallaan.

Ennen kuin säikähdät, et joudu muistamaan kaikkea ulkoa. Varaa ilmainen esittely ja katsotaan yhdessä, miten Admicom-ekosysteemi ottaa yrityksesi kirjanpidon reppuselkään!

Miksi rakennusalan tilinpäätös vaatii erityishuomiota?

Rakennusalalla tilinpäätös eroaa merkittävästi muiden toimialojen prosessista. Projektit voivat kestää useamman tilikauden ja maksuerät jakautuvat usein pitkälle aikavälille. Tämä johtaa siihen, että myynti ja kustannukset realisoituvat hitaasti ja keskeneräisten töiden arvostus vaikuttaa suoraan sekä taseeseen että tuloslaskelmaan.

Osatuloutuksen valmiusaste määrittää, milloin ja miten paljon tuottoa voidaan kirjata. Käännetty arvonlisävero taas edellyttää, että myyjä laskuttaa verottoman hinnan ja että laskussa on maininta ostajan veronmaksuvelvollisuudesta. Näiden seikkojen hallitseminen vaatii kirjanpitäjältä peruskirjanpitoa syvempää osaamista.

Aiheeseen liittyvää: Rakennusalan kirjanpito

Lainsäädäntö ja viranomaisvaatimukset Suomessa

Käännetty verovelvollisuus ja arvonlisävero

Arvonlisäverolain 8 c §:n mukainen käännetty verovelvollisuus koskee rakentamispalveluja ja vuokratun työvoiman myyntiä.

Ostaja maksaa tällöin arvonlisäveron yleisen verokannan mukaan, ja myyjän laskuun on sisällytettävä arvonlisäveroton hinta sekä viittaus käännettyyn verovelvollisuuteen.

Keskeneräisten urakoiden käsittely ja osatuloutus

Kirjanpitolain 5 luvun 4 §:ssä (KPL 5:4) säädetään, että pitkän valmistusajan vaativasta suoritteesta syntyvä tulo voidaan kirjata tuotoksi valmistusasteen perusteella, jos erilliskate on luotettavasti ennakoitavissa.

Kirjanpitolautakunnan yleisohje muistuttaa, että hankekohtainen kustannuslaskenta on oltava systemaattista ja että valmiusasteen laskeminen edellyttää kokonaistulojen ja -menojen luotettavaa arviointia, toteutuneiden kustannusten luotettavaa selvittämistä ja valmistusasteen luotettavaa määrittämistä.

Jos erilliskatteen luotettava ennakointi ei ole mahdollista, valmistusasteen mukaista tuloutusta ei tule käyttää.

Perustajaurakoinnissa sovelletaan suoriteperusteista tuloutusta: tuloutus tapahtuu asunto‑osakkeiden luovutuksen ajankohtana ja sisäiset liiketapahtumat eliminoidaan konsernitilinpäätöksessä.

Rakentamisilmoitukset ja tilaajavastuu

Rakentamispalvelujen ostajan on ilmoitettava Verohallinnolle urakkatiedot, jos yksittäisen urakkasopimuksen arvo ylittää 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Jokaisesta sopimuksesta on annettava oma ilmoitus, ja tiedot on annettava viimeistään kohdekuukaudesta toisen seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Lisäksi pääurakoitsijan on huolehdittava tilaajavastuulain edellyttämistä alihankkijoiden selvityksistä, ja urakkailmoitusten ohella on annettava työntekijätietoja yhteisellä työmaalla työskentelevistä työntekijöistä.

Aiheeseen liittyvää: Rakennusalan kulunvalvonta ja tiedonantovelvollisuus

Kirjanpitoaineiston säilytys

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Nämä säilytysajat koskevat myös sähköisesti tuotettua aineistoa ja järjestelmien automaattisesti laatimia tositeaineistoja.

Keskeiset säädökset ja ohjeet

Suurimmat haasteet rakennusalan tilinpäätöksessä

Rakennusalan tilinpäätösprosessi kohtaa toistuvasti samoja haasteita, jotka johtuvat toimialan erityisluonteesta ja viime vuosikymmenille jämähtäneistä toimintatavoista.

Tietojen hajanaisuus

Tyypillisessä rakennusyrityksessä projektin taloudelliset tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä. Tarjouslaskelmat löytyvät Excel-tiedostoista, sopimukset pilvipalvelun takaservereiltä tai sähköpostien liitteistä, ostolaskut taloushallinnon järjestelmästä ja työtuntiraportit kenttäsovelluksesta. Kun tilinpäätöstä aletaan valmistella, näiden tietojen kokoaminen yhteen voi viedä viikkoja.

Tietojen manuaalinen yhdistäminen aiheuttaa virheitä. Kun projektipäällikkö päivittää kustannusennustetta Excel-taulukkoon, tieto ei välity automaattisesti kirjanpitoon. Tuloksena on tilanne, jossa projektin todellinen taloudellinen tilanne selviää vasta tilinpäätöstä tehdessä.

Manuaalinen jaksottaminen ja erien tuloutus

Osatuloutus valmiusasteen mukaan edellyttää jatkuvaa seurantaa siitä, missä vaiheessa kukin projekti on. Ilman automatisoitua järjestelmää valmiusasteen määrittäminen perustuu arviointiin, joka tehdään usein vasta tilinpäätöshetkellä. Tämä johtaa suuriin tuloutuserien heilahteluihin ja vaikeuttaa tuloksen ennustamista.

Maksuerien ja todellisen työn etenemisen yhteensovittaminen on haastavaa. Asiakas maksaa sopimuksen mukaiset erät, mutta työ etenee eri tahdissa. Kirjanpidossa pitäisi huomioida molemmat näkökulmat.

Puutteellinen projektikohtainen seuranta

Monet rakennusyritykset seuraavat talouttaan yritystasolla, ei projektitasolla. Ostolaskut kirjataan kulutileille ilman projektikohdistusta. Työtunnit raportoidaan kokonaismäärinä ilman erittelyä projekteittain.

Tuloksena on tilanne, jossa yksittäisen projektin kannattavuutta ei tiedetä ennen kuin kaikki kustannukset on jälkikäteen kohdistettu.

ALV-laskennan virheet käänteisessä verossa

Käännetyn verovelvollisuuden soveltaminen vaatii tarkkuutta. Jokaisen ostolaskun kohdalla pitää arvioida, onko kyse rakentamispalvelusta vai tavaratoimituksesta. Virheellinen tulkinta johtaa väärään ALV-käsittelyyn, mikä paljastuu usein vasta verotarkastuksessa.

Alihankkijoiden laskutuksessa esiintyy usein epäselvyyksiä. Laskussa ei välttämättä ole mainintaa käännetystä verovelvollisuudesta. Vastaavasti joskus käännettyä ALV-menettelyä sovelletaan virheellisesti tapauksissa, joissa ostaja ei täytä kriteerejä.

Huono näkyvyys urakoiden kokonaistalouteen

Projektin kokonaistalouden hahmottaminen on vaikeaa, jos tärkeät tiedot ovat hajallaan. Projektipäällikkö näkee työmaan etenemisen, kirjanpitäjä näkee laskut ja johto näkee kassavirran. Kukaan ei näe kokonaiskuvaa siitä, miten projekti etenee suhteessa budjettiin ja aikatauluun.

5 yleisintä sudenkuoppaa tilinpäätöksessä rakennusalalla:

• Osatuloutuksen ajoitusvirheet – valmiusaste arvioidaan väärin, mikä johtaa tulojen vääristymiseen
• Projektikustannusten puutteellinen kohdistus – kulut kirjataan väärälle projektille tai yleiskuluiksi
• Käännetyn ALV:n virheellinen soveltaminen – verovelvollisuus määritetään väärin
• Takuuvarausten aliarviointi – tulevat takuutyöt jätetään huomioimatta
• Keskeneräisten töiden arvostusvirheet – ei huomioida kaikkia syntyneitä kustannuksia

Kuinka valitsen oikean tuloutustavan ja miten se vaikuttaa tulokseen? Lue vinkit maksuttomasta osatuloutuksen oppaasta.

Miten Admicomin ratkaisut helpottavat tilinpäätöstä?

Admicomin rakennusalan ohjelmistokokonaisuus on suunniteltu nimenomaan poistamaan edellä kuvatut haasteet. Järjestelmät integroituvat saumattomasti toisiinsa, jolloin tieto kulkee automaattisesti tarjouslaskennasta projektiseurantaan ja siitä edelleen kirjanpitoon ja tilinpäätökseen.

Ultima: Projektiseurannan ydin tilinpäätökselle

Admicom Ultima toimii rakennusyrityksen toiminnanohjauksen keskuksena, jossa projektit ja talous yhdistyvät yhdeksi kokonaisuudeksi aina kirjanpitoon saakka. Järjestelmä kerää automaattisesti projektin kustannustiedot eri lähteistä ja muodostaa reaaliaikaisen näkymän projektin taloudellisesta tilanteesta.

Koska tiedot ovat koko ajan tasalla ja yhdessä ohjelmassa, mahdollistaa tämä sujuvan yhteistyön ja nopean reagoinnin tilinpäätöksen eri vaiheissa asiakkaan ja tilitoimistomme välillä. Kirjanpitäjämme tuntevat Ultiman kuin omat taskunsa ja ohjelman käyttö vähentää virheitä (mahdollistaa tarkkuuden) sekä lyhentää tilinpäätöksen laatimisaikaa. Ultimassa myös kaikkiin tilinpäätöksen lukuihin voidaan pureutua projektitasolle asti.

”Kaikki tiedot ovat helposti aina saatavilla. Esimerkiksi kirjanpito on reaaliaikainen ja tulos- ja taselaskelmaa pystyy seuraamaan ihan päivän tarkkuudella.” HL Maalaus Oy

Estima: Budjetointi ja laskenta oikein alusta alkaen

Admicom Estima luo pohjan luotettavalle projektin talouden seurannalle jo tarjousvaiheessa. Kustannuslaskenta perustuu ajantasaiseen kustannustietokantaan ja todellisiin kustannuksiin.

Kustannuslaskennan tarkkuus varmistaa, että projektin budjetti on realistinen alusta alkaen. Estima sisältää tuhansia rakennusosia ja suoritteita valmiine hintatietoineen. Kun projekti käynnistyy, tämä laskelma siirtyy automaattisesti Ultimaan budjetiksi, jota vasten toteutuneita kustannuksia seurataan.

Kuinka luot kilpailukykyisen tarjouksen? Lue oppaastamme vinkit tulokselliseen laskentaan.

Yhteenveto ja vinkit rakennusalan tilinpäätökseen valmistautumiseen

Rakennusalan tilinpäätös vaatii huolellista valmistautumista ja alan erityispiirteiden tuntemusta. Onnistunut tilinpäätös syntyy, kun projektiseuranta, kustannuslaskenta ja kirjanpito toimivat saumattomasti yhteen läpi vuoden.

Tarkistuslista ennen tilinpäätöstä

Tilinpäätösprosessi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tilikauden päättymistä. Käy läpi kaikki keskeneräiset projektit ja varmista, että niiden kustannukset on kirjattu oikein. Tarkista erityisesti, että kaikki ostolaskut on kohdistettu projekteille ja litteroille. Varmista myös, että työtunnit on raportoitu ja hyväksytty.

Valmiusasteiden määrittäminen vaatii tarkkuutta. Vertaa toteutuneita kustannuksia budjetoituihin kokonaiskustannuksiin. Huomioi mahdolliset lisä- ja muutostyöt sekä niiden vaikutus projektin kokonaistalouteen. Dokumentoi selkeästi, miten valmiusaste on määritetty kullekin projektille.

Erityistä huomiota vaativat kohdat

Käännetyn verovelvollisuuden soveltaminen tulee tarkistaa jokaisen alihankkijan osalta. Varmista, että laskuissa on oikeat merkinnät ja että ALV-käsittely on tehty säädösten mukaisesti. Virheet tässä voivat johtaa jälkiverotukseen ja sanktioihin.

Takuuvaraukset on arvioitava realistisesti. Käy läpi päättyneet projektit ja arvioi todennäköiset takuutyökustannukset. Älä aliarvioi varauksia, mutta älä myöskään ylimitoita niitä tuloksen tasaamiseksi.

Keskeneräisten töiden arvostus vaikuttaa suoraan tulokseen. Varmista, että kaikki projektille kuuluvat kustannukset on huomioitu, mukaan lukien välilliset kustannukset kuten työnjohtoon ja projektihallintoon liittyvät kulut.

Automatisoinnin hyödyt kirjanpitäjälle ja talousvastaavalle

Oikein toteutettu automatisointi vapauttaa aikaa rutiinityöstä analyysiin ja päätöksenteon tukemiseen. Kun ostolaskut kohdistuvat automaattisesti projekteille, kirjanpitäjä voi keskittyä poikkeamien analysointiin. Kun valmiusasteen mukainen tuloutus tapahtuu järjestelmässä automaattisesti, talousvastaava voi käyttää aikansa projektien kannattavuuden parantamiseen.

Reaaliaikainen talousraportointi mahdollistaa nopean reagoinnin poikkeamiin. Ei tarvitse odottaa kuukauden loppua nähdäkseen, miten projektit etenevät taloudellisesti. Johto saa päätöksenteon tueksi ajantasaista tietoa, mikä parantaa yrityksen kilpailukykyä.

📌 Ota tämä talteen: Mitä tarvitset onnistuneeseen rakennusalan tilinpäätökseen?

• Ajantasainen projektiseuranta kaikista käynnissä olevista urakoista
• Dokumentoitu valmiusasteen määrittämisperiaate
• Tarkistetut käännetyn ALV:n soveltamiset alihankinnoissa
• Realistiset takuuvaraukset päättyneille projekteille
• Keskeneräisten töiden täydellinen kustannuskartoitus
• Projektikohtaiset kate- ja kustannusraportit
• Viranomaisilmoitusten ajantasaisuus (rakentamisilmoitukset, tilaajavastuu)
• Kirjanpitoaineiston ja tositteiden asianmukainen arkistointi

Aiheeseen liittyvää: Asiakkaanamme saat meiltä myös rakennusalaan erikoistunutta tilitoimistopalvelua sisältäen myös tilinpäätöksen.