Rakennusalan ohjelmisto Admicom Ultiman avulla Rakennusliike Vänttilä pystyy tekemään kasvua hallintoa kasvattamatta
" Olemme saaneet kaikki toiminnot yhteen ohjelmistoon, päässeet eroon papereista ja saaneet automatisoitua niin paljon asioita, että sen vaikutus omaan ajankäyttööni on ollut merkittävä. "
Antti Vänttilä
Laadukas rakentaminen tuo kasvua
Laaturakentamisesta tunnettu Rakennusliike Vänttilä Oy toteuttaa Oulun seudulla omaperusteisia rakennuskohteita ja urakoi omakotitaloja suoraan asiakkaille. Vaikka välillä tehdään myös saneerauksia ja toimitilarakentamista, on yrityksen toiminnan painopiste ollut sen perustamisesta 2023 alkaen omaperusteisessa tuotannossa, jonka rinnalla toteutetaan suoraan asiakkaille omakotitalourakoita ja talopaketteja. Lisäksi yrityksellä on maanrakennuspuoli, joka palvelee oman toiminnan lisäksi myös ulkopuolisia.
”Toimintamme perustuu aika pitkälti rakentamisen laatuun ja meillä on täällä Oulun seudulla hyvä maine laaturakentajana. Totta kai varsinkin gryndauksessa markkinoinnillakin on iso rooli, mutta erityisesti omakotitalorakentamisen puolella saamme paljon töitä puskaradion ja suosittelujen kautta. Oulun seudulla on tosi kova kilpailu, joten suosittelujen merkitys töiden saamiselle on valtava”, toimitusjohtaja Antti Vänttilä kertoo.
Moderni rakennusalan ohjelmisto Admicom Ultima tehostamaan toimintaa
Rakennusliike Vänttilällä herättiin tarpeeseen tehostaa arkea, kun kasvavan toiminnan hallinta päällekkäisillä ohjelmistoilla alkoi käydä työlääksi. Yrityksellä oli käytössä omat ohjelmistot taloushallintoon sekä urakkalaskentaan ja osaa toiminnoista pyöritettiin Excelissä.
”Kun kaikki toiminnot olivat hajallaan, niiden hallitseminen oli ihan älytön työmaa ja siihen kului melko monta päivää kuukaudessa. Meille tuli vielä tuolloin laskut paperilla ja lisäksi sekä tuntikortteja että laskutustietoja jouduttiin syöttämään ristiin rastiin ohjelmasta toiseen. Meillä oli tarve saada tehokkuutta toimintaan sellaisella ratkaisulla, jolla kaikki toiminnot voidaan hallita yhden ohjelmiston sisällä. Piti saada sellainen paketti, joka oikeasti toimii. Meille aika iso kriteeri oli myös saada käyttöön nimenomaan rakennusalaan erikoistunut ohjelmisto, eikä sellaisia Suomessa hirveän paljon ole.”
Admicom Ultimasta Vänttilä löysi toimialan tarpeisiin kehitetyn ratkaisun, jolla yrityksen arjen haasteet saatiin ratkaistua yhden ohjelmiston avulla. Erityisen vaikutuksen yrittäjään teki asenne, jolla Ultimaa kehitetään.
”Sain heti sellaisen kuvan, että Admicomilla on hyvä kehittämisen meininki. Asiakkaalle ei vain anneta ohjelmistoa käyttöön ja todeta, että koittakaapa pärjätä. Minulle tehtiin jo ennen ostopäätöstä selväksi, että jotain toivomaani ominaisuutta ei vielä ole, mutta se on tulossa – ja niin se myöhemmin tulikin. Jos itseltä tulee ideoita ohjelmiston kehittämiseen, ne otetaan tosissaan. Mielestäni sillä on aika isokin merkitys, että asiakkaan toiveita otetaan huomioon.”
Ultima otettiin yrityksessä käyttöön vuonna 2017 ja muutamassa kuukaudessa se saatiin hyvin osaksi toimintaa.
”Mielestäni käyttöönotto meni tosi hyvin ja pääsimme nopeasti kärrylle Ultiman käytöstä. Olen ollut tyytyväinen siihen, että olemme saaneet asiantuntevaa apua sekä paikan päällä järjestetyissä ohjelmistokoulutuksissa, että puhelimitse läpikäydyissä taloushallinnon ja palkanlaskennan asioissa. Lisäksi olen saanut myös selkeät kirjalliset ohjeet nopeasti, jos olen tarvinnut johonkin apua.”
Ultima palvelee kattavasti erilaista rakentamisen toimintaa. Tutustu Ultiman rakennusalan työkaluihin 15 min. demovideon avulla.
Automatisoitua talouden hallintaa
Vänttilän vastuulla on yrityksen taloushallinto ja hän hoitaa itse myös palkanlaskennan ja kirjanpidon. Ostoreskontrakirjaukset ja sitä myöten kirjanpidon perusteet olivat tuttuja vanhasta ohjelmasta, joten ihan vieraalle maaperälle ei astuttu, kun Vänttilä otti vastuun juoksevan kirjanpidon valvonnasta Ultimalla.
”Juoksevan kirjanpidon hoitaminen on sujunut aika helposti. Ultimassa on selkeät paikat kirjauksille ja tapahtumat ovat kohdistuneet oikein jo tarkastusvaiheessa. Kun vaan tekee kirjaukset oikein, niin eihän se mitään älyttömiä vaadi. Kirjanpito on niin hyvin automatisoitu, että kaikki lähtee eteenpäin itsestään. Aiempaan verrattuna kirjanpito on muuttunut aika paljonkin, kun ei tarvitse käsin koostaa ja lähettää raportteja, vaan esimerkiksi alv-ilmoitukset ja muut lähtevät automaattisesti eteenpäin.”
Yhteistyötä vanhan tilitoimistokumppanin kanssa on jatkettu myös Ultiman käyttöönoton jälkeen, mutta tilitoimiston rooli on muuttunut konsultoivaksi.
”Nykyään tilitoimiston rooli on toimia asiantuntevana konsulttina ja he tekevät meille tarvittaessa töitä tuntiveloituksella. Pidämme tietyin väliajoin palavereita ja käymme läpi, että asiat ovat varmasti oikein ja saamme tarvittaessa apua kirjausasioihin ja muihin. Rakentamispuolella asiat eivät ole aina ihan yksinkertaisia, joten välillä niihin on hyvä saada ammattiapua.”
Palkanlaskennan osalta suurin muutos on tapahtunut siinä, että koko prosessi on nopeutunut merkittävästi.
”Jos palkanlaskennan toimenpiteisiin meni ennen päivä, niin nyt menee tunti. Tunnit ovat lähteneet pois siitä, että työntekijät merkkaavat itse tunnit suoraan ohjelmistoon ja työnjohtajat tarkistavat ne. Minun ei enää tarvitse siirrellä tunteja paikasta toiseen käsityönä, vaan pelkästään tarkistaa näytöltä tiedot ja laittaa palkat maksuun. Ei siinä oikeastaan muuta tekemistä ole.”
Nykyaikainen rakennusalan ohjelmisto säästää aikaa
Kokonaisuudessaan talouden hallinta on helpottunut sähköisen toimintatavan ja parantuneen seurannan ansiosta.
”Onhan talouden hallinta muuttunut selvästi helpommaksi. Jo se tekee paljon, että paperilaskut ovat jääneet kokonaan pois ja sähköinen laskunkierrätys on helppoa. Ultimassa on myös tosi hyvä raportointi ja seurantaa pystyy tekemään ihan eri tasolla kuin ennen, esimerkiksi työmaakustannuksia on tosi helppo seurata litteratasolla. Saamme tarkasti tietoa, miten työmaalla menee ja mihin työvaiheeseen menee minkäkin verran kuluja. Konkreettinen tieto työmaiden onnistumisista ja kehityskohdista myös helpottaa tulevien kohteiden laskentaa.”
Hallinnon hoitamista helpottaa Ultiman sähköinen toimintatapa ja automatisoidut toiminnot, jotka poistavat aikaa vieviä rutiineja.
"Ultima mahdollistaa sen, ettei hallintoon tarvitse palkata lisää ihmisiä kasvussakaan, koska pystyn hoitamaan hallinnon asiat helposti itse. Ultiman ratkaisut taloushallinnossa, laskujen käsittelyssä ja palkanlaskennassa muodostavat sellaisen kokonaisuuden, jonka avulla toimintaa on helppo hallita. Olemme saaneet kaikki toiminnot yhteen ohjelmistoon, päässeet eroon papereista ja saaneet automatisoitua niin paljon asioita, että sen vaikutus omaan ajankäyttööni on ollut merkittävä. Tällä hetkellä puhutaan helposti ainakin kolmesta päivästä kuukaudessa."
Varaa maksuton demo ja näe itse, miten Ultima voi tukea liiketoimintaasi.