Rakennusprojektissa liikkuu kymmeniä, joskus satoja asiakirjoja: piirustuksia, sopimuksia, tarkastusraportteja, työmaakokousten muistioita ja tärkeitä sähköposteja.
Turhan usein ne ovat eri paikoissa – osa sähköpostissa, osa muistitikulla, osa työnjohtajan tabletilla ja loput pakettiauton etupenkillä mapissa.
Ja kun joku kaipaa viimeisintä versiota? Soitellaan, lähetellään, kysellään. Jos käy hyvä tuuri, oikea tiedosto löytyy. Jos ei, työ jatkuu väärällä versiolla ja virheet maksavat aikaa, rahaa ja uskottavuutta.
Projektipankki syntyi tarpeesta saada dokumentit, versiot ja kommentit sekä suunnitelmat ja niiden revisiot yhteen paikkaan. Se ei ole lisäkerros – se on perusta, jolle koko projektinhallinta rakentuu. Kun kaikki näkevät saman materiaalin reaaliaikaisesti, yhteistyö toimii ilman arvailua ja sähköpostirulettia.
Ja siinä vaiheessa kun projekti on ohi, kaikki dokumentaatio on valmiina: oikeilla nimillä, oikeissa kansioissa, eikä kenenkään muistissa tai kovalevyllä.
Projektipankki kasaa tärkeät palaset yhteen
Projektipankki on rakennusalan digitaalinen työkalu, jonka tarkoitus on pitää kaikki projektin asiakirjat ja suunnitelmat yhdessä paikassa ja kaikkien osapuolten saatavilla ilman sähköpostia, muistitikkuja tai mappeja.
Se on pilvipohjainen järjestelmä, jossa piirustukset, sopimukset, raportit, pöytäkirjat ja muut dokumentit ovat järjestettyinä kansioihin, versionhallinnalla ja käyttöoikeuksilla. Jokaisella osapuolella on oma tunnus ja tarkkaan määritellyt oikeudet: kuka saa nähdä, muokata tai kommentoida mitäkin.
Projektipankki ei ole Dropbox tai Teams-kansio. Se on erityisesti rakennus- ja talotekniikkaprojekteihin suunniteltu ratkaisu, jossa dokumentit, tehtävät ja tarkistukset on sidottu projektin vaiheisiin ja aikatauluun.
Järjestelmä näyttää aina viimeisimmän version tiedostosta. Muutokset tallentuvat ja aiemmat versiot löytyvät, jos niitä tarvitsee. Lisäksi projektipankista jää jälki: kuka teki mitä, milloin ja mitä kommentoitiin. Tämä on erityisen tärkeää suunnitelmien osalta, jotta rakentaminen etenee aina viimeisimpien versioiden mukaisesti.
Projektipankin keskeiset toiminnot
Kaikki dokumentit yhdessä paikassa
Projektipankissa piirustukset, sopimukset, pöytäkirjat ja tarkastusraportit löytyvät yhdestä järjestelmästä.
Ajantasainen tieto kaikille osapuolille
Kun tiedosto päivitetään, kaikki näkevät sen heti. Ei tarvitse kysellä, mikä versio on uusin – projektipankki näyttää sen automaattisesti.
Versiohallinta ja palautettavuus
Jokaisesta tiedostosta säilyy historiatieto. Jos suunnitelma muuttuu, aiempi versio on tallessa ja palautettavissa. Mitään ei katoa.
Roolipohjaiset käyttöoikeudet
Kaikki eivät näe kaikkea. Jokaiselle käyttäjälle määritellään tarkasti, mitä dokumentteja hän voi katsoa, muokata tai jakaa.
Kommentointi ja tehtävienhallinta
Asiakirjoihin voi jättää kommentteja ja liittää tehtäviä, jotka näkyvät muille osapuolille. Esimerkiksi piirustukseen voi merkitä huomautuksen.
Yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa
Useimmat projektipankit voidaan yhdistää muihin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaukseen tai kustannuslaskentaan. Tieto liikkuu ilman kopiointia.
Jäljitettävyys ja arkistointi
Projektin päätyttyä kaikki dokumentit, kommentit ja tehtävät jäävät talteen. Jälkikäteen voidaan todentaa, mitä on päätetty, missä vaiheessa ja kenen toimesta.
Projektipankin hyödyt pk-yritykselle
1. Vähemmän aikaa selvittelyyn, enemmän aikaa tekemiseen
Pk-yrityksessä harva keskittyy pelkästään dokumentteihin – yleensä sama ihminen hoitaa aikataulut, tilaukset ja raportoinnin. Kun tiedot ovat yhdessä paikassa, ei tarvitse käyttää iltapäivää tiedostojen etsimiseen tai sähköpostien perkaamiseen.
2. Tärkeät tiedot ovat kaikkien saatavilla
Jos kaikki dokumentit ovat yhdessä sähköpostissa tai tiedostonimissä ei ole mitään logiikkaa, projektin tilanne elää yhden ihmisen päässä. Projektipankissa tieto on näkyvillä ja hallittavissa – myös silloin, kun avainhenkilö on lomalla tai kiireinen.
3. Projektin eteneminen ei jää viestin varaan
Varsinkin pienemmissä yrityksissä asiat sovitaan usein puhelimessa tai Teamsissa. Se toimii, kun porukka on pieni. Projektipankki tuo projektin etenemiseen rakenteen, jossa suunnitelmat, päätökset ja tarkistukset löytyvät ajantasaisesti ilman viestiketjuja.
4. Pienempi hallinto – suurempi kontrolli
Usein luullaan, että järjestelmät lisäävät hallinnollista työtä. Projektipankki tekee päinvastoin: vähentää manuaalityötä ja tiedon kopioimista. Samalla se antaa yrittäjälle ja projektipäällikölle kokonaiskuvan ilman erillisiä raportteja.
Admicom Bauhub: Paljon enemmän kuin pelkkä projektipankki
Admicomin tuoteperheen uusin lisäys Admicom Bauhub on projektipankki, joka on rakennettu juuri rakennus- ja talotekniikkayritysten arkea varten. Se ei ole muokattu versio yleisemmästä All-in-One-ratkaisusta, vaan suunniteltu alusta lähtien työmaille, joilla liikkuu paljon dokumentteja ja tekijöitä. Ennen Suomen lanseerausta Bauhub on ollut jo vuosia Viron markkinajohtaja rakennusalan projektinhallinnassa.
Siinä missä perinteinen projektipankki on lähinnä erilaisten tiedostojen ja niiden versioiden säilytyspaikka, voidaan Bauhubilla hallita monipuolisesti myös esimerkiksi tehtävälistat, kokousmuistiot ja hyväksyntäprosessit allekirjoituksineen. Lisäksi se on erinomainen kommunikaatioalusta projektin kaikkien osapuolten väliseen viestintään.
Bauhubin keskeiset ominaisuudet:
Kaikki dokumentit yhdessä paikassa
Piirustukset, sopimukset, pöytäkirjat ja tarkastusraportit löytyvät yhdestä järjestelmästä, järjestettynä loogisesti kansioihin ja alikansioihin.
Rajaton tallennustila
Tiedostot tallentuvat yhteen paikkaan ilman tallennusrajoja tai pakettirajoituksia. Käyttäjät löytävät tarvitsemansa ilman ohjeita.
Ajantasainen tieto kaikille osapuolille
Kun tiedosto päivitetään, kaikki näkevät sen heti. Projektipankki näyttää aina uusimman version automaattisesti.
Versiohallinta ja palautettavuus
Jokaisesta dokumentista säilyy historiatieto, joten aiemmat versiot voidaan tarkistaa tai palauttaa tarvittaessa.
Muutosehdotukset
Suunnitelmien muutosehdotuksia eli ns. punakynähommia tulee kentältä paljon hankkeen aikana. Bauhubin avulla hoituu vaivattomasti sekä muutosehdotusten hallinta että hyväksymisprosessi allekirjoituksineen.
Roolipohjaiset käyttöoikeudet
Käyttäjäkohtaiset oikeudet määrittelevät, kuka voi nähdä, muokata tai jakaa mitäkin tiedostoja.
Kommentointi, tehtävät ja tarkastuslistat samassa näkymässä
Asiakirjoihin ja suunnitelmiin voi jättää kommentteja ja luoda tehtäviä, jotka näkyvät reaaliajassa. Tarkastuslistat voi täyttää mobiilisti ja kaikki merkinnät tallentuvat dokumentaation osaksi.
Tiedostojen hyväksyntäprosessi
Mahdollistaa dokumenttien tarkistuskierrot ennen julkaisua. Vain hyväksytyt versiot etenevät käytäntöön.
3D-mallien tarkastelu suoraan selaimessa
Tukee IFC-tiedostoja. Suunnitelmia voi tarkastella kolmiulotteisesti ilman erillistä ohjelmistoa.
Synkronointi työpöydän ja pilven välillä (Baudrive)
Työpöytäsovellus mahdollistaa automaattisen synkronoinnin tiedostoista Bauhubin ja käyttäjän koneen välillä – toimii myös offline-tilassa.
Toimii mobiilissa myös ilman verkkoyhteyttä
iOS- ja Android-sovellukset mahdollistavat työskentelyn myös offline-tilassa. Muutokset päivittyvät automaattisesti yhteyden palatessa.
Kaksivaiheinen todennus
Parantaa tietoturvaa estämällä luvattoman pääsyn käyttäjätilille.
Digitaalinen allekirjoitus
Nopeuttaa hyväksymiskierroksia ja mahdollistaa dokumenttien virallistamisen ilman fyysistä allekirjoitusta.
Jäljitettävyys ja arkistointi
Kaikki toimenpiteet jäävät talteen: kuka teki mitä ja milloin. Tämä mahdollistaa myöhemmän auditoinnin ja virallisen todentamisen.
Yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa
Tietoa voidaan integroida esim. toiminnanohjaus- tai kustannuslaskentajärjestelmiin ilman manuaalista kopiointia.
Rakennusalan ammattilaisen näkemys: Respect Group
“Bauhub on todella tervetullut vaihtoehto urakoitsijan näkökulmasta, sillä se tekee kaiken saman kuin perinteinen 'tyhmä' projektipankki – ja paljon enemmän. Bauhubin kautta eri osapuolet voivat käydä dialogia, kommentoida suunnitelmia, allekirjoittaa ja hyväksyttää dokumentteja sekä tehdä vaikka yksinkertaisia aliurakkasopimuksia.”
Bauhubin käyttöönotto ei ole rakettitiedettä
Aloitus ei vie viikkoja
Käyttöönotto alkaa yhteisellä aloituspalaverilla, jossa määritellään kansiorakenne, käyttäjäroolit ja ensimmäinen pilottiprojekti. Mallipohjat nopeuttavat aloitusta. Kansiorakenteeseen on olemassa myös valmis mallirakenne.
Yritykseltä tarvitaan vain yksi yhteyshenkilö
Asiakas nimeää henkilön, joka tuntee omat projektinsa ja tiiminsä. Tämän jälkeen Admicomin asiantuntijat rakentavat projektipankin pohjan ja opastavat käytön käynnistämisessä.
Koulutus järjestetään roolikohtaisesti
Bauhubin käyttö ei vaadi erillistä ohjelmistoa tai teknistä osaamista. Suunnittelijoille, valvojille ja työnjohdolle pidetään omat koulutukset, joissa näytetään vain ne toiminnot, joita kukin tarvitsee.
Ensimmäinen viikko: käyttö alkaa projektilla
Käyttö aloitetaan yhdellä projektilla. Tiedostot ladataan sisään, käyttäjät lisätään ja kommentointi alkaa heti. Ensimmäisten päivien aikana tulee kysymyksiä – niihin vastaa suomenkielinen tuki, joka tuntee rakennusalan käytännöt.
Miten Bauhub toimii käytännössä pk-yrityksessä
Projektin aloitus
Projektipäällikkö luo uuden projektin Bauhubiin ja lisää mukaan tarvittavat osapuolet – suunnittelijat, valvojat, aliurakoitsijat ynnä muut osalliset.
Kansiorakenne kopioidaan mallista, eikä tarvitse aloittaa tyhjästä. Ensimmäiset piirustukset ladataan järjestelmään ennen työmaan käynnistymistä.
Päivittäinen työskentely työmaalla
Työnjohtaja tarkistaa päivän aikana tulleet uudet piirustukset suoraan puhelimelta. Jos havaitaan puutteita, ne kirjataan tarkastuslistaan ja jaetaan tehtävinä. Myös muutosehdotusten hallinta ja hyväksyntä onnistuvat helposti. Aliurakoitsija kuittaa valmiiksi tekemänsä työt valokuvan ja kommentin kera.
Tarkastukset ja luovutukset
Kun kaikkia asiakirjoja hallitaan keskitetysti, luovutushetkellä kaikki dokumentit ovat koossa ilman, että kukaan kokoaa niitä käsin.
Toimiston näkymä
Toimistolla ei tarvitse kysellä, missä sopimusluonnos tai hyväksytty tarkastusraportti viipyy. Ne löytyvät Bauhubista oikealla nimellä, oikeasta kansiosta. Sama tieto on käytettävissä laskutusta ja projektiseurantaa varten ilman siirtelyä.
Yhteenveto
Projektipankki ei ole lisä järjestelmien päälle. Se on kulmakivi, jossa projektin tieto pysyy hallussa alusta loppuun. Ei ole väliä, kuinka monta osapuolta on mukana tai kuinka iso työmaa on kyseessä – tärkeintä on, että kaikki näkevät samat dokumentit, samassa paikassa, oikeaan aikaan.
Bauhub tekee tästä yksinkertaista. Käyttöönotto ei vaadi isoja ponnistuksia, mutta tuo nopeasti näkyviä muutoksia: vähemmän selvittelyä, vähemmän virheitä ja enemmän aikaa tehdä se, mitä oikeasti pitää.
👉 Tutustu Bauhubiin tarkemmin
👉 Varaa esittely tai kysy lisää
Tutustu tarkemmin Bauhubin ominaisuuksiin katsomalle webinaaritallenne.