Projektinhallinta rakennusalalla - Onnistuneen projektin avaimet

Projektinhallinta on rakennusalalla käytännönläheistä työtä: aikataulujen, kustannusten ja tiedon hallintaa työmaan, johdon ja muiden osapuolten välillä. Se ei ole erillinen tukitoiminto, vaan keskeinen osa yrityksen päivittäistä toimintaa.

Rakennusprojektit sisältävät useita vaiheita ja toimijoita, joiden sujuva yhteistyö on edellytys aikataulussa ja budjetissa pysymiselle. Suunnittelu, toteutus ja luovutus muodostavat kokonaisuuden, jonka hallinta vaatii selkeitä vastuita, ajantasaista tietoa ja rakenteita, jotka tukevat päätöksentekoa ja työn etenemistä.

Tässä artikkelissa tarkastellaan, mitä projektinhallinta tarkoittaa rakennusalan näkökulmasta, millaisia vaatimuksia se asettaa arjen tekemiselle ja miten sitä voidaan kehittää tehokkaammaksi nykyaikaisten ratkaisujen avulla.

Rakennusalan projektinhallinta pähkinänkuoressa

Projektinhallinta tarkoittaa hallinnointia ja toimenpiteitä, joilla varmistetaan:

• Projektin eteneminen suunnitellusti
• Ettei budjetti karkaa käsistä
• Resurssien tehokas käyttö
• Minimaaliset viivästykset ja virheet
• Dokumentoitu jälki päätöksistä ja toteumista

Hyvin hoidettu projektinhallinta näkyy arjessa konkreettisesti: vähemmän ylimääräistä selvittelyä, selkeä tilannekuva ja vähemmän korjauksia jälkikäteen.

Projektin vaiheet rakennusalalla

1. Suunnitteluvaihe: lähtötietojen keruu ja kokonaisuuden hahmottaminen

Projektinhallinta alkaa jo ennen ensimmäistä kaivinkoneen liikettä. Suunnitteluvaiheen aikana tehdään useita kriittisiä päätöksiä, jotka vaikuttavat koko hankkeen onnistumiseen.

Suunnitteluvaihe voi pitää sisällään esim.:

• Tavoitteiden määrittely
• Hankesuunnittelu ja budjetointi
• Aikataulun laatiminen
• Kustannuslaskenta ja urakoitsijavalinnat
• Suunnitteluaikataulujen ohjaus

Tässä vaiheessa korostuu tiedonkeruun ja -jakamisen merkitys: mitä tarkemmin lähtötiedot, aikataulut ja kustannusennusteet on dokumentoitu, sitä vähemmän tulkintavirheitä syntyy projektin myöhemmissä vaiheissa.

Vinkki: Lataa maksuton oppaamme rakennustyömaan tehokkaaseen aikataulutukseen!

2. Toteutusvaihe: työmaan arki ja jatkuva ohjaus

Kun suunnittelu on tehty ja urakoitsijat valittu, siirrytään varsinaiseen rakentamiseen. Tässä vaiheessa aikataulut, resursointi ja dokumentaatio kohtaavat käytännön työn.

Projektinhallinnan painopisteitä toteutusvaiheessa:

• Töiden aikataulutus ja tehtävien koordinointi
• Työmaapäiväkirjat ja tehtävien seuranta
• Aliurakoitsijoiden hallinta
• Materiaalitoimitusten varmistaminen
• Turvallisuus- ja tarkastusprosessit

Kaikki suunnitelmat eivät toteudu täsmälleen ennustetusti. Muutokset ovat väistämättömiä, ja projektinhallinnan tehtävänä on reagoida niihin hallitusti – dokumentoiden, tiedottaen ja aikatauluttaen uudelleen tarvittaessa.

3. Luovutusvaihe: dokumentointi, tarkastukset ja vastuut

Projektin päätös ei ole pelkkä lopputarkastus. Se on vaihe, jossa varmistetaan, että kaikki osapuolet saavat tarvitsemansa tiedot, velvoitteet täyttyvät ja dokumentaatio on ajan tasalla.

Toteutettavat toimet:

• Tarkastuslistojen läpikäynti
• Viranomaishyväksynnät ja lopputarkastukset
• Takuudokumenttien ja käyttöohjeiden luovutus
• Mahdollisten puutteiden dokumentointi ja korjaussuunnitelmat

Hyvin hoidettu luovutusvaihe vähentää reklamaatioita ja helpottaa takuuajan hallintaa. Se myös vaikuttaa suoraan asiakkaan kokemukseen projektin onnistumisesta.

Tiesitkö, että Admicom Visionilla vähennät laatuvirheistä johtuvia rakennuskustannuksia noin 50 prosenttia? Tutustu tarkemmin Visioniin >>

Vaikka rakennusprojekti jaetaan vaiheisiin, niiden välinen tiedonkulku on jatkuvaa. Päätökset yhdessä vaiheessa vaikuttavat suoraan seuraaviin. Tästä syystä projektinhallinnan rooli ei vaihdu vaiheesta toiseen, vaan se on koko hankkeen läpileikkaava elementti.

Roolit ja vastuut rakennusprojektissa

Tilaaja toimii projektin käynnistäjänä ja usein myös rahoittajana. Hänen vastuullaan on asettaa tavoitteet ja hyväksyä keskeiset päätökset matkan varrella. Tilaaja ei kuitenkaan operatiivisella tasolla ohjaa projektin etenemistä.

Suunnittelijat vastaavat hankkeen teknisestä sisällöstä. Heidän tuotoksensa – piirustukset, detaljit, tekniset kuvaukset – muodostavat perustan toteutukselle. Projektinhallinnan näkökulmasta suunnittelijoiden työn ohjaaminen aikataulun ja muutosten mukaan on kriittinen tehtävä.

Pääurakoitsija kantaa vastuun varsinaisesta rakentamisesta. Tämä tarkoittaa työn organisointia, aliurakoitsijoiden hallintaa ja käytännön toteutuksen johtamista työmaalla. Rakennusprojektin edetessä urakoitsijan tehtävänä on varmistaa, että suunnitelmat toteutuvat sovitussa laajuudessa ja aikataulussa.

Työmaavalvoja tai valvontakonsultti toimii usein tilaajan edustajana. Hän seuraa projektin etenemistä, tarkastaa laatua ja dokumentaatiota sekä raportoi havaintonsa projektin osapuolille.

Projektipäällikkö on usein se henkilö, jonka harteilla lepää kokonaisuuden hallinta. Hänen roolinsa ei ole tehdä itse kaikkea, vaan varmistaa, että jokainen osapuoli tietää tehtävänsä, aikataulunsa ja mitä tietoa heiltä odotetaan.

Projektin onnistumisen kannalta on ratkaisevaa, että:

• Vastuut ovat yksiselitteisiä
• Tieto kulkee oikeille ihmisille oikeaan aikaan
• Päätöksenteon ketju on tiedossa ja dokumentoitu

Ilman selkeitä rooleja ja vastuita projektinhallinta muuttuu reaktiiviseksi ongelmien ratkomiseksi sen sijaan, että se ohjaisi hanketta ennakoivasti.

Projektinhallinnan haasteet rakennusalalla

Rakennushankkeissa projektinhallinta kohtaa erityisiä haasteita, joita ei aina esiinny muilla toimialoilla. Monimutkaisuus ei johdu pelkästään työmäärästä tai osallistujien määrästä, vaan siitä, että useat tekijät ovat samanaikaisesti liikkeessä – ja useimmat niistä muuttuvat hankkeen aikana.

Ulkoiset olosuhteet ja säädökset

Rakennustyömaalla sää, maasto ja ympäristövaikutukset voivat hidastaa tai estää työn etenemistä. Samalla toimitaan lupaehtojen, viranomaisvaatimusten ja tarkastusprosessien puitteissa, joiden aikataulut eivät aina ole projektin hallittavissa.

Hajautunut toteutus

Projektit toteutetaan usein useiden eri urakoitsijoiden ja alihankkijoiden yhteistyönä. Tämä tarkoittaa, että tieto liikkuu organisaatiorajojen yli, eikä kaikilla ole välttämättä pääsyä samoihin järjestelmiin tai asiakirjoihin. Yhteistyön sujuvuus perustuu siihen, että osapuolet toimivat samassa kokonaiskuvassa – mikä ei ole itsestään selvää.

Admicom Bauhubilla varmistat sujuvan viestinnän ja ajantasaisen tiedonvirran hankkeen kaikille osapuolille. Tutustu Bauhubiin katsomalla webinaaritallenne >>

Suunnitelmamuutokset ja aikataulupaineet

Harva rakennushanke etenee täysin alkuperäisen suunnitelman mukaan. Muutokset voivat syntyä teknisistä syistä, asiakkaan toiveista tai ulkoisista vaatimuksista. Niiden vaikutukset aikatauluun, kustannuksiin ja työnjakoon ovat usein laajoja, ja projektinhallinnan tehtävänä on jäsentää nämä muutokset niin, että ne eivät riko projektin rakennetta.

Tiedon pirstaloituminen

Usein käytössä on useita järjestelmiä: työmaapäiväkirjat, laskutus, dokumenttivarastot ja sähköpostit. Näiden välillä ei ole automaattista yhteyttä, ja tiedon hallinta jää yksittäisten henkilöiden vastuulle. Tästä syntyy tilanteita, joissa ajantasainen tieto ei ole kaikkien saatavilla – tai sitä ei ole olemassa yhdessä paikassa.

Jäljitettävyys ja vastuun rajapinnat

Kun projektissa tapahtuu virhe tai viivästys, herää kysymyksiä. Ilman keskitettyä dokumentaatiota ja selkeitä tarkastusketjuja niihin saadaan harvoin vastauksia.

Seurauksena voi olla epävarmuutta vastuista, viivästyneitä ratkaisuja ja ristiriitoja osapuolten välillä.

Digitalisaation rooli projektinhallinnassa

Digitalisaatio ei ole rakennusalalla enää uusi ilmiö, mutta sen käytännön soveltaminen projektinhallintaan on edelleen käynnissä. Siirtymä paperista sähköisiin työkaluihin on tuonut mukanaan paljon muutakin kuin vain uudet välineet; se on muuttanut työn rytmiä, tiedonkulkua ja päätöksenteon nopeutta.

Rakennusprojektien luonteeseen kuuluu jatkuva muutos. Työmaalla tapahtuu päivittäin satoja pieniä ja suuria asioita, joiden dokumentointi, jakaminen ja reagointi vievät aikaa. Kun nämä prosessit digitalisoidaan, toistuvat tehtävät voidaan automatisoida ja tiedot koota yhteen paikkaan.

Vaikka digitalisaatio ei automaattisesti poista projektinhallinnan haasteita, se antaa työkalut hallita niitä paremmin. Kyse ei ole vain työmäärän vähentämisestä, vaan paremmasta kontrollista – ja lopulta myös ennakoinnista.

Mitä digitalisaatio tuo käytännössä?

• Yhtenäinen tiedonhallinta: Kaikki suunnitelmat, versiot ja tehtävät löytyvät samasta järjestelmästä.
• Reaaliaikainen seuranta: Projektin etenemistä voidaan seurata vaiheittain ja paikallisesti ilman viivettä.
• Mobiilikäyttö: Tieto kulkee kentälle ja takaisin ilman, että tarvitsee palata toimistolle tai odottaa seuraavaa palaveria.
• Automaattinen dokumentointi: Muutokset, kommentit ja hyväksynnät jäävät järjestelmän muistiin – ei enää “kuka sanoi mitä ja milloin” -kysymyksiä.
• Resurssien hallinta: Projektin työntekijät, materiaalit ja aliurakoitsijat voidaan aikatauluttaa ja kohdistaa tarkemmin.

Digitalisaation suurin hyöty ei kuitenkaan ole yksittäisessä toiminnossa. Se näkyy siinä, miten tiedolla voidaan johtaa koko projektia. Kun kaikki osapuolet katsovat samaa tilannekuvaa, vältetään päällekkäistä työtä ja virheellisiä oletuksia.

Erityisesti aliurakoitsijoiden, suunnittelijoiden ja tilaajien yhteistyö hyötyy keskitetystä järjestelmästä. Sen sijaan, että tieto kulkisi sähköpostiketjuissa, jokaisella on pääsy samaan alustaan, jossa roolit, tehtävät ja aikataulut on määritelty.

Rakennusalan ammattilaisen mielipide: Respect Group

"Ehkä tärkein hyöty on Bauhubin korkea viestintätaso, jossa keskustelut pysyvät oikeissa paikoissa, eikä tieto huku. Lisäarvo syntyy erityisesti rakentamisen aikaisessa projektinhallinnassa – silloin nämä ominaisuudet tulevat parhaiten esille."

Lue lisää

Admicom Project – kokonaisvaltainen ratkaisu rakennusprojektien hallintaan

Admicom Project -tuoteperhe on suunniteltu rakennus- ja talotekniikka-alan ammattilaisille, jotka haluavat hallita projektejaan saumattomasti suunnittelusta luovutukseen. Tuoteperhe yhdistää alan johtavat työkalut yhdeksi kokonaisuudeksi, joka tehostaa viestintää, parantaa läpinäkyvyyttä ja vähentää hukkatöitä.

Tuoteperheen avulla voidaan hallita:

• Määrä- ja kustannuslaskenta: Nopea ja tarkka määrälaskenta Admicom Quantimalla sekä tarkat kustannusarviot Admicom Estimalla.
• Aikataulutus: Resursointi ja aikataulutus monipuolisesti perinteisistä janakaavioista tahtiaikatauluun Admicom Plannerilla ja Admicom Tempolla.
• Dokumentointi ja laadunhallinta: Mukautettavat tarkastuslistat, työmaapäiväkirjat ja muu dokumentaatio Admicom Visionilla.
• Tiedon- ja tehtävienhallinta: Projektipankkitoiminnot, tehtävien luonti ja kuittaukset sekä osapuolten välinen viestintä Admicom Bauhubilla.
• Reaaliaikainen seuranta: Läpinäkyvyys projektin kustannuksiin, aikatauluihin ja edistymiseen Admicom Insitella.
• Keskenään yhteensopiva projektinhallinnan tuoteperhe kattaa rakennusprojektin koko elinkaaren ja mahdollistaa yhtenäiset työnkulut läpi koko projektin.

Admicom Bauhub – projektinhallinnan työkalu työmaatasolle

Admicom Project -tuoteperheeseen kuuluva Admicom Bauhub on rakennus- ja talotekniikka-alalle suunnattu projektipankki ja tehtävienhallintajärjestelmä, joka kokoaa yhteen kaiken projektin kannalta olennaisen dokumentaation, kommentoinnin ja seurannan.

Järjestelmässä voidaan hallita muun muassa:

• Piirustukset ja dokumentit (rajoittamattomalla tallennustilalla)
• Suunnitelmaversiot ja versiohistoria
• Tehtävien luonti ja kuittaukset suoraan piirustuksiin
• Tarkastuslistat laadun- ja turvallisuuden hallintaan
• Määräaikojen ja tehtävien automaattinen seuranta
• Mobiilikäyttö suoraan työmaalta

Jokainen projektin osapuoli – suunnittelijat, valvojat, urakoitsijat – toimii samassa ympäristössä, mikä poistaa epäselvyydet ja ylimääräiset sähköpostiketjut. Muutokset jäävät talteen, vastuut ovat näkyvillä ja aikataulujen seuranta onnistuu keskitetysti.

Bauhub ei vaadi raskasta koulutusta, vaan käyttöliittymä on suunniteltu työmaan arkeen. Visuaalisuus, selkeä tehtävienhallinta ja ilmoitukset tukevat nopeaa omaksumista.

CTA: Tutustu tarkemmin Admicom Bauhubin ominaisuuksiin katsomalla webinaaritallenne >>

Admicom Ultima – projektinhallinta osana koko liiketoimintaa

Siinä missä Bauhub keskittyy projektitason hallintaan, Ultima tuo projektinhallinnan osaksi koko yrityksen toimintaa. Kyse ei ole enää pelkästään projektin aikataulusta ja dokumenteista vaan siitä, miten projekti kytkeytyy resursseihin, kustannuksiin, raportointiin ja talouteen.

Ultima mahdollistaa esimerkiksi:

• Projektibudjetoinnin ja kustannusohjauksen: kustannukset realisoituvat samassa järjestelmässä kuin työn eteneminen
• Työaikojen, tarvikkeiden ja kaluston kirjaamisen: tieto siirtyy suoraan projektin ja palkanlaskennan näkymiin
• Laskutuksen ja maksuliikenteen ohjauksen: työmaalla kirjattu tieto näkyy suoraan taloushallinnossa
• Alihankkeiden ja sopimusten hallinnan: sopimuskohtainen seuranta ja maksuerien tilanne näkyy projektipäällikölle ilman Excelin pyörittämistä
• Raportoinnin: näkymät projektien katteisiin, resursointiin ja etenemiseen yhdestä paikasta

Ultima on erityisen hyödyllinen silloin, kun projektinhallinta ei ole erillinen saareke vaan keskeinen osa yrityksen operatiivista ohjausta. Projektit eivät pysy aikataulussa tai budjetissa, jos tieto on hajallaan.

Tutustu Admicom Ultiman rakennusalan ratkaisuihin maksuttomasta oppaasta >>

Toimiva projektinhallinta vaikuttaa koko yrityksen suorituskykyyn

Projektinhallinta on myös taloudenhallintaa

Yrityksen kannattavuus ei synny vain siitä, että työ tehdään teknisesti oikein – vaan siitä, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan, oikeilla resursseilla. Projektinhallinta on tässä keskeinen ohjausväline.

Hyvin johdetussa projektissa:

• Kustannuksia kertyy ennakoidusti ja raportointi on reaaliaikaista
• Materiaalihankinnat ja alihankinnat pysyvät aikataulussa
• Laskutus ei viivästy eikä jää puutteellisten tietojen vuoksi tekemättä
• Resurssit ovat optimaalisessa käytössä, ei vajaateholla tai ylikuormitettuina

Johdon päätöksenteon taso nousee

Kun kaikki tieto kulkee yhdessä järjestelmässä, kuten Ultimassa, se mahdollistaa johdolle selkeän näkymän:

• Mitkä projektit ovat aikataulussa ja missä on riskejä?
• Missä on katteenvaihtelua budjettiin nähden?
• Missä osa-alueissa toteutuneet kustannukset eivät vastaa budjetoitua?
• Ketkä asiakkaat tai projektityypit tuottavat parhaiten?

Tällainen näkyvyys ei synny jälkikäteisinä kuukausiraportteina, vaan rakentuu jatkuvasti ajan tasalla olevasta datasta.

Asiakaskokemus rakentuu ennustettavuudesta

Usein ajatellaan, että asiakaskokemusta ohjaa työn tekninen laatu. Tämä on tärkeää – mutta asiakkaalle yhtä merkittäviä ovat:

• Aikataulussa pysyminen
• Selkeä kommunikaatio
• Nopea reagointi muutoksiin
• Valmius tuottaa dokumentaatio luovutuksessa

Nämä kaikki kytkeytyvät suoraan projektinhallintaan. Hyvin johdettu projekti näkyy asiakkaalle sujuvana palveluna – ja se on usein se tekijä, joka ratkaisee, kutsutaanko yritys mukaan seuraavaan tarjouskilpailuun.

Kuormitus tasaantuu organisaatiossa

Huono projektinhallinta ei ainoastaan heikennä tehokkuutta: se kuormittaa ja aiheuttaa turhaa stressiä. Kun tieto ei kulje, syntyy turhia tarkistuksia, kyselyitä, viivästyksiä ja korjauksia.

Yhtenäinen järjestelmä poistaa päällekkäistä työtä. Kun suunnitelmat, tehtävät ja dokumentit ovat selkeästi saatavilla ja seurattavissa, jokainen voi keskittyä omaan vastuualueeseensa.

Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto

Uuden projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on investointi, joka vaikuttaa yrityksen toimintatapoihin laajasti. Siksi onnistunut siirtymä vaatii valmistautumista, suunnitelmallisuutta ja sitoutumista koko organisaatiolta – ei pelkästään IT-osastolta tai projektipäälliköiltä.

Kuulostaako monimutkaiselta? Me autamme uuden järjestelmän käyttöönotossa ja opetamme parhaan niksit sen tehokkaaseen hyödyntämiseen!

Järjestelmän käyttöönoton kestoon ja toimenpiteisiin vaikuttaa merkittävästi ohjelmiston laajuus, käyttötarkoitus ja käyttäjien lähtötaso. Esimerkiksi Admicom Bauhubin intuitiivinen käyttöliittymä ja yksinkertaiset toiminnot mahdollistavat käytön aloittamisen lyhyellä perehtymisellä, kun taas bisneskriittinen kustannuslaskennan ohjelmisto Estima vaatii enemmän koulutusta ja käyttäjien osaamistason varmistamista.

Alla yleiskuvaus siitä, millaisia vaiheita projektinhallintaan tarkoitetun ohjelmiston käyttöönotto voi sisältää.

1. Tarpeiden kartoitus ja tavoitteiden määrittely

Ensimmäinen askel on tunnistaa, miksi järjestelmää otetaan käyttöön ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi:

• Mihin ongelmiin järjestelmä tuo ratkaisun?
• Mitä toimintoja halutaan mukaan heti ja mitä mahdollisesti myöhemmin?
• Ketkä ovat järjestelmän käyttäjiä ja mitä he tarvitsevat?

Alkuvaiheessa määritellään myös missä järjestelmää tullaan käyttämään: koko organisaatiossa vai vain tietyissä projekteissa?

2. Järjestelmän konfigurointi yrityksen tarpeisiin

Kun tavoitteet ovat selvillä, järjestelmä mukautetaan yrityksen rakenteisiin ja prosesseihin.

Tämä sisältää esimerkiksi:

• Käyttäjäoikeuksien ja roolien määrittely
• Projektityyppien ja -mallien asettamisen
• Tehtävienhallinnan ja dokumenttipohjien rakentamisen

3. Koulutus ja käyttöönoton pilotointi

Käyttäjien perehdytys on kriittinen osa onnistumista. Koulutus kohdennetaan eri rooleille, jotta jokainen tietää, mitä hänen tulee järjestelmässä tehdä ja miten tieto liikkuu.

Usein käyttöönottoa testataan ensin pilottiprojektilla. Tämä auttaa havaitsemaan mahdolliset puutteet prosesseissa tai asetuksissa ennen laajempaa käyttöönottoa.

4. Varsinainen käyttöönotto ja käyttötuki

Kun järjestelmä on testattu ja käyttäjät perehdytetty, siirrytään tuotantoon. Admicomilla tukitiimi auttaa käyttäjiä esimerkiksi tehtävien asetuksissa, dokumenttien siirrossa ja käyttöoikeuksien muutoksissa.

Tukipalvelun lisäksi voidaan hyödyntää ohjeita, webinaareja ja jatkuvaa asiakastukea, jos kysymyksiä tai muutostarpeita ilmenee.

5. Jatkokehitys ja laajentaminen

Käyttöönotto ei pääty ensimmäiseen projektiin. Usein kokemusten karttuessa yritys alkaa hyödyntää järjestelmää laajemmin:

• Uusien toimintojen ja ominaisuuksien käyttöönotto
• Palveluiden laajentaminen Admicomin ohjelmistoperheen sisällä tai integraatiot muihin järjestelmiin
• Raportoinnin ja seurannan hyödyntäminen johdon päätöksenteossa

Projektinhallinta ratkaisee enemmän kuin yhden ongelman

Rakennusalan projektinhallinta on muuttunut. Paperinippujen, hajautettujen sähköpostiketjujen ja paperisten piirustusten aika on ohi. Tilalle on tullut keskitetty, läpinäkyvä ja reaaliaikainen tapa johtaa projekteja – tavalla, joka hyödyttää jokaista roolia työmaalla ja sen ulkopuolella.

Moderni projektinhallintajärjestelmä ei ole pelkkä työkalu dokumenteille tai tehtäville. Se on tapa varmistaa, että yrityksen tärkeimmät projektit pysyvät hallinnassa, tiedonkulku toimii, vastuut ovat selkeitä ja katteet pysyvät siellä missä niiden pitääkin.

Admicom Project -tuoteperhe tuo järjestyksen työmaalle ja mahdollistaa projektinhallinnan yhteensopivilla ratkaisuilla suunnittelusta toteutukseen. Yhdessä ratkaisut mahdollistavat sen, että rakentaminen on hallittua – ei kaaosta.

Kun projektit toimivat, koko yritys toimii.

Ota yhteyttä ja katsotaan, miten moderni projektinhallintatyökalu toimisi teidän yrityksellänne!