Nykyisessä markkinatilanteessa rakennusyritysten saamien tarjouspyyntöjen määrä on laskenut, ja siksi jokainen niistä on entistä tärkeämpi. Tarjouslaskennan on oltava sekä nopeaa että tarkkaa, jotta yritys pystyy vastaamaan mahdollisimman moneen tarjouspyyntöön ja pitämään tarjouskantansa riittävänä. Jokaisen tarjouksen pitäisi perustua tarkkaan määrä- ja kustannustietoon, sillä pienetkin virheet voivat näkyä suoraan projektin kannattavuudessa.
Tässä blogissa käymme läpi tarjouslaskennan yleisimmät pullonkaulat ja miten ne vaikuttavat rakennusyrityksen tehokkuuteen ja kannattavuuteen.
1. Hajallaan oleva tieto hidastaa tarjouslaskentaa
Tässä ajassa on tärkeää onnistua itselle strategisesti tärkeissä tarjouspyynnöissä. Tarjouspyyntöihin on vastattava määrällisesti enemmän kuin mitä hankkeita saadaan toteutukseen. Kun määrätietoja, kustannuksia ja aliurakoitsijoiden tarjouksia kerätään useista eri järjestelmistä ja tiedostoista, suuri osa työajasta kuluu tiedon etsimiseen varsinaisen laskennan sijaan.
Tämän seurauksena yritys joutuu:
- jättämään osan tarjouspyynnöistä laskematta
- tekemään tarjouksia kiireessä
- käyttämään arvioita tarkan tiedon sijaan.
Vaikutukset näkyvät nopeasti liiketoiminnassa. Mitä enemmän aikaa kuluu tiedon kokoamiseen, sitä vähemmän aikaa jää tarjousten analysointiin, vaihtoehtojen vertailuun ja kannattavien ratkaisujen löytämiseen. Samalla yritys voi menettää kannattavia urakoita, jos tarjouksia ei ehditä laatia riittävän nopeasti tai tarkasti. Epävarmuutta voidaan joutua paikkaamaan ylimääräisillä riskivarauksilla, mikä heikentää tarjouksen kilpailukykyä.
2. Saman tiedon syöttäminen useaan kertaan lisää työtä ja virheriskiä
Monessa rakennusyrityksessä määrätietoa käsitellään useissa eri vaiheissa erillään toisistaan. Samaa tietoa voidaan laskea, siirtää tai tarkistaa useita kertoja projektin elinkaaren aikana.
Jokainen manuaalinen vaihe lisää virheiden mahdollisuutta ja vie aikaa. Mitä enemmän tieto liikkuu tiedostoina, taulukoina ja sähköposteina, sitä suurempi riski on, että käytössä on vanhentunut versio.
Tämä näkyy käytännössä ylimääräisenä työnä, virheinä ja tilanteina, joissa päätöksiä tehdään puutteellisen tai eri lähteistä kootun hintatiedon perusteella. Samalla laskijoiden ja projektihenkilöstön aikaa kuluu tiedon tarkistamiseen ja korjaamiseen.
Tiedon hajanaisuus ei aiheuta ongelmia ainoastaan tarjousvaiheessa. Sen vaikutukset näkyvät usein vielä projektin käynnistyttyä.
3. Toteutuksen ja laskennan välinen kuilu
Tarjousvaiheessa syntyy valtava määrä tietoa hankkeen sisällöstä, kustannuksista ja resursseista. Silti tieto jää usein tarjousvaiheen dokumentteihin eikä siirry tehokkaasti työmaan ja tuotannon käyttöön.
Kun laskennan tieto jää irralliseksi, projektitiimi joutuu rakentamaan kokonaiskuvaa uudelleen projektin käynnistyessä. Tällöin samaa tietoa joudutaan kokoamaan uudelleen, vaikka tarkat määrät ja kustannukset olisivat olleet käytettävissä jo tarjouslaskennan aikana.
Tällöin menetetään myös mahdollisuus hyödyntää tarjousvaiheessa syntynyttä tietoa esimerkiksi:
- resurssisuunnittelussa
- aikataulutuksessa
- muutostöiden hallinnassa
Kun tarkka määrä- ja kustannustieto on käytettävissä myös työmaalla, projektin käynnistyminen nopeutuu ja päätökset perustuvat samoihin, luotettaviin lähtötietoihin.
4. Toteutuneita kustannuksia ei hyödynnetä seuraavissa tarjouksissa
Yksi suurimmista haasteista on tiedon hyödyntäminen seuraavissa tarjouksissa. Jos toteutuneet kustannukset ja tarjousvaiheen arviot eivät kohtaa, yrityksen on vaikea tunnistaa:
- mitkä hanketyypit ovat kannattavimpia
- missä laskenta on ollut epätarkkaa
- mikä työvaihe ylittää tai alittaa budjetoidun
- miten seuraavasta tarjouksesta saadaan parempi.
Ilman vertailua tarjousvaiheen arvioiden ja toteutuneiden kustannusten välillä yritykselle ei synny selkeää kuvaa siitä, missä laskenta onnistui ja missä ei.
Tällöin samat virheet voivat toistua hankkeesta toiseen, eikä yritys pysty kehittämään tarjouslaskentaansa systemaattisesti. Tämä tilanne on tyypillistä, kun projektin analysointia tehdään manuaalisesti keräilemällä tietoja eri lähteistä.
Parhaimmillaan tarjouslaskenta on osa jatkuvaa oppimista ja kannattavuuden kehittämistä.
Tarjouslaskennan tulevaisuus on yhtenäinen tiedon virta
Tarjouslaskennassa syntyy tietoa, jonka merkitys ulottuu paljon yksittäistä tarjousta pidemmälle. Kun tarkat määrät yhdistyvät kustannustietoon ja siirtyvät tarjousvaiheesta työmaalle, kustannuslaskentaan ja budjettiseurantaan sekä edelleen seuraavien hankkeiden tueksi, rakennusyritys saa enemmän irti jo tehdystä laskentatyöstä.
Samalla tarjouslaskennasta syntyy aiempaa parempi pohja sekä projektin toteutukselle että tuleville tarjouksille. Kun tarjouslaskennan tieto kulkee sujuvasti koko projektin läpi, yritys pystyy hyödyntämään jo tehdyn laskentatyön tehokkaammin, tekemään parempia päätöksiä ja vahvistamaan kilpailukykyään myös haastavassa markkinatilanteessa.
Haluatko nähdä, miltä moderni tarjouslaskentaprosessi näyttää käytännössä? Tervetuloa maksuttomaan webinaariimme: Enemmän tarjouksia paremmalla katteella – Esittelyssä Admicom Tarjouslaskenta.
Ilmoittaudu mukaan webinaariin →
Anna-Maija Ijäs
Anna-Maija "Ansku" on Admicomin Commercial Product Manager. Hän vastaa, että Admicom tuote- ja palveluratkaisut vastaavat rakennusalan tulevaisuuden tarpeisiin, sekä mahdollistavat asiakasyrityksien liiketoiminnan kilpailukyvyn. Anskulla on yli 20 vuoden työkokemus vastuullisista tehtävistä, taloudesta ja työsuhdeasioista, asiakaspalvelusta ja myynnistä, viimeisimpänä liiketoiminnan johtamisesta. Suurimman osan urastaan hän on toiminut auttaen rakennusalan yrityksiä ohjelmistojen avulla.
anna-maija.ijas@admicom.com