Rakennusalan projektisuunnittelu – Mitä se sisältää?

Huolellisesti toteutettu projektisuunnitelma toimii työmaan pelikirjana ja määrittää sen, miten hanke etenee ensimmäisestä lapiollisesta viimeiseen silaukseen. Sen tehtävänä on helpottaa työmaan johtamista ja viestintää, sekä varmistaa rakennushankkeen suunnitelmallinen läpivienti niin, että aikataulu pitää ja lopputulos vastaa sovittua.

Keskeiset nostot:

• Selkeä projektisuunnitelma toimii kaikkien osapuolten yhteisenä pelikirjana läpi hankkeen

• Digitaaliset työkalut mullistavat projektisuunnittelun

• Riskienhallinta ja varautumissuunnitelmat ovat kriittinen osa modernia projektisuunnittelua

• Admicom Project tarjoaa rakennusalalle räätälöidyn kokonaisratkaisun suunnittelusta toteutukseen

Digitalisaatio on tuonut mukanaan uusia mahdollisuuksia, mutta samalla projektien monimutkaisuus on kasvanut; aliurakoitsijoita on enemmän, aikataulut tiukempia ja laatuvaatimukset korkeampia kuin koskaan aiemmin.

Tässä artikkelissa käymme läpi seitsemän konkreettista vinkkiä, joilla rakennat tehokkaan projektisuunnitelman. Esittelemme myös modernit työkalut, jotka tekevät suunnittelusta sujuvampaa ja varmempaa.

Mitä on projektisuunnittelu rakennusalalla?

Projektisuunnittelu on systemaattinen prosessi, jossa määritellään rakennushankkeen tavoitteet, työvaiheet, resurssit ja aikataulu ennen varsinaisen rakentamisen aloittamista.

Projektisuunnitelma toimii projektin pelikirjana ja ohjenuorana sen etenemiselle. Ilman selkeää suunnitelmaa projekti ajautuu helposti sivuraiteille: kustannukset karkaavat käsistä, aikataulu venyy ja lopputulos ei vastaa suunnitelmia.

Hyvä projektisuunnitelma:

• Luo yhteisen pelikirjan: Kaikki tietävät mitä tehdään, miksi ja milloin

• Ehkäisee ongelmia: Riskit tunnistetaan ja niihin varaudutaan etukäteen

• Säästää rahaa: Huolellinen suunnittelu vähentää hukkaa työssä ja materiaaleissa

• Parantaa laatua: Selkeät laatukriteerit ja mallliasennukset sekä -katselmukset varmistavat suunnitelmien mukaisen lopputuloksen

Ero projektisuunnittelun ja projektinhallinnan välillä

Vaikka termejä käytetään usein synonyymeinä, ne ovat eri asioita:

Projektisuunnittelu tapahtuu ennen projektin käynnistymistä. Se on strategista työtä, jossa luodaan projektin runko ja pelisäännöt. Projektisuunnitteluvaiheessa laaditaan projektisuunnitelma, määritellään tavoitteet ja tehtävät sekä luodaan aikataulut.

Projektinhallinta puolestaan on operatiivista toimintaa projektin aikana. Se sisältää päivittäisen johtamisen, seurannan, ohjauksen ja muutosten hallinnan. Ajantasainen projektin seuranta on yksi tehokkaan projektinhallinnan kulmakivistä.

Miten rakennushanke valmistellaan onnistuneesti työmaavaiheeseen? Katso konkreettiset vinkit webinaaritallenteelta.

Vinkki 1: Määrittele projektin tavoitteet ja rajaukset

Projektisuunnittelun ensimmäinen ja tärkein askel on tavoitteiden määrittely. Epäselvät tavoitteet johtavat väistämättä ongelmiin myöhemmin. Kirkkaasti määritellyt tavoitteet ja lopputulos luovat pohjan projektin onnistumiselle.

Rajausten määrittely on yhtä tärkeää: Mitä projektiin EI kuulu? Kirjaa selkeästi esimerkiksi "Piha-alueiden viimeistely ei kuulu tähän urakkaan".

Dokumentoi tavoitteet ja rajaukset projektisuunnitelmaan selkeästi. Varmista, että kaikki osapuolet – tilaajasta aliurakoitsijoihin – ymmärtävät ja hyväksyvät ne.

Vinkki 2: Laadi realistinen aikataulu kriittisellä polulla

Aikataulu on projektin selkäranka. Sen laatiminen vaatii kokemusta ja tarkkaa analyysiä projektin eri vaiheista. Kriittisen polun menetelmä (Critical Path Method) auttaa tunnistamaan ne työvaiheet, jotka määrittävät projektin kokonaiskeston.

Kriittisen polun laatiminen:

1. Listaa kaikki työvaiheet

2. Arvioi kestoajat – käytä määrälaskennasta saatuja työmenekkejä ja kokemusta

3. Tunnista riippuvuudet – mitkä työt on tehtävä ennen toisia

4. Visualisoi työvaiheiden järjestys

5. Tunnista kriittinen polku alusta loppuun

Kuinka aikataulumestari varmistaa työmaan sujuvan etenemisen? Ota vinkit talteen maksuttomasta oppaasta.

Vinkki 3: Kartoita resurssit ja osaamistarpeet ajoissa

Resurssien suunnittelu on paljon muutakin kuin käytettävissä olevien eurojen laskemista. Se on kokonaisvaltaista suunnittelua, jossa huomioidaan henkilöstö, kalusto, materiaalit ja aliurakoitsijat.

Henkilöstöresurssien suunnittelu

Laske jokaisen työvaiheen henkilöstötarve:

• Työmäärä (henkilötyötunnit) / Käytettävissä oleva aika \= Tarvittava henkilömäärä

• Huomioi erityisosaamistarpeet

• Varaudu poissaoloihin → Huolellinen tehtäväsuunnittelu ja työvaiheiden dokumentointi mahdollistaa sujuvan kapulanvaihdon.

Kaluston ja materiaalien suunnittelu

• Tunnista pitkän toimitusajan tuotteet (esim. mittatilaustuotteet tai harvinaisemmat materiaalit)

• Optimoi oman kaluston käyttö ja kalustovuokrat

• Suunnittele varastointi – missä materiaalit säilytetään työmaalla?

Aliurakoitsijoiden hallinta on oma lukunsa. Varmista, että heillä on riittävät resurssit sovittuun aikaan. Kirjaa sopimuksiin selkeästi tehtävän aikataulu ja vastuut resurssien riittävyydestä.

Vinkki 4: Tunnista riskit ja tee varautumissuunnitelma

Kaikki merkittävät riskit on tärkeää tunnistaa jo hankkeen laskentavaiheessa:

• Rakennuksen sijaintiin liittyvät riskit (esim. keskustakohteen logistiikka).

• Toimittajariskit

• Kustannusriskit, esimerkiksi materiaalien hintojen muuttuminen pitkissä projekteissa.

• Saatavuusriskit, toimitusvaikeudet ja pitkät toimitusajat.

• Aikatauluriski, erityisesti tiukasti määritellyissä kilpailutuksissa.

• Geopoliittiset riskit, kuten erilaisten kriisien vaikutus materiaalien saatavuuteen.

Pienimmätkin riskit pitää kartoittaa ja niihin voi varautua hinnoittelemalla, huomioimalla ne sopimuksessa ja dokumentoimalla arjen työvaiheet (valokuvat, pöytäkirjat, jne.) Dokumentaation avulla voidaan todentaa työn laatu ja varmistaa takuutilanteissa, että työn on tehty oikein.

”Yksi kuva voi olla jopa 10 000 euron arvoinen” – katso videolta, miten Vision on auttanut Spigot Oy:tä rakentamisen laadun varmistamisessa

Vinkki 5: Rakenna selkeä viestintäsuunnitelma

Puutteellinen viestintä on yksi yleisimmistä syistä projektin epäonnistumiseen. Kun työmaalla pyörii kymmeniä ihmisiä eri organisaatioista, tiedonkulun merkitys korostuu.

Viestintäsuunnitelman elementit:

1. Viestintäkanavat

• Päivittäinen: yhteinen viestintäalusta, sähköposti, WhatsApp-ryhmät, työmaakierrokset

• Viikoittainen: Urakoitsijapalaverit, raportit

• Poikkeustilanteet: Muutosilmoitukset, hätätilanteet

2. Vastuumatriisi (RACI)

• Responsible – Kuka tekee?

• Accountable – Kuka vastaa?

• Consulted – Keneltä kysytään?

• Informed – Kenelle tiedotetaan?

3. Kokous- ja raportointikäytännöt

• Urakoitsijapalaverit

• Työmaakokoukset

• Työmaaraportit

• Ohjausryhmä

4. Dokumentoinnin pelisäännöt

• Kaikki muutokset kirjallisesti samaan järjestelmään

• Pöytäkirjat kaikkien saatavilla

• Valokuvadokumentointi

Vinkki 6: Dokumentoi kaikki – myös muutokset

Dokumentointi on projektisuunnittelun selkäranka. Se palvelee monia tarkoituksia: todistaa tehdyn työn, auttaa riitatilanteissa ja tarjoaa arvokasta dataa tuleviin projekteihin.

Mitä dokumentoidaan?

Suunnitteluvaiheessa:

• Projektisuunnitelma ja sen versiot

• Sopimusasiakirjat

• Lupa-asiakirjat ja viranomaispäätökset

• Alkuperäiset suunnitelmat ja piirustukset

Toteutusvaiheessa:

• Työmaapäiväkirja (päivittäin)

• Muutokset suunnitelmissa

• Lisä- ja muutostyöt t(välittömästi)

• Katselmukset työmaalla

• Tarkastuspöytäkirjat

• Asennustodistukset

• Malliasennusten tarkastukset

• Valokuvat työvaiheista

Luovutusvaiheessa:

• Tarkastusasiakirjat

• Käyttö- ja huolto-ohjeet

• Takuuasiakirjat

• Loppudokumentaatio

Muutosten hallinta

Muutokset ovat arkipäivää rakennusprojekteissa. Tärkeintä on, että ne dokumentoidaan huolellisesti:

1. Muutospyyntö → kirjallisena tilaajalta

2. Vaikutusanalyysi → aika, kustannukset, muut työt

3. Hyväksyntä → kaikilta osapuolilta ennen toteutusta

4. Toteutus → dokumentoiden mitä muutettiin

5. Päivitys → projektisuunnitelmaan ja aikatauluun

Admicom Vision on helppo ja moderni työkalu työmaadokumentointiin – kokeile ilmaiseksi täältä.

Vinkki 7: Hyödynnä digitaalisia työkaluja alusta alkaen

Excelin aika rakennusalan projektisuunnittelussa on ohi. Se soveltuu yksinkertaisiin hankkeisiin, mutta suuremmissa ja monimutkaisemmissa projekteissa Excelin rajat tulevat nopeasti vastaan.

Miksi digitaaliset työkalut?

Reaaliaikaisuus: Kaikki näkevät samat tiedot samaan aikaan

Automaatio: Raportit syntyvät automaattisesti

Integraatiot: Eri järjestelmät keskustelevat keskenään

Mobiilikäyttö: Tiedot kulkevat mukana työmaalla

Versiohistoria: Muutokset jäljitettävissä

Digitaaliset työkalut projektisuunnittelun tueksi

Admicom Project on kokonaisvaltainen ratkaisu rakennusalalle

Admicom Project -tuoteperheestä löydät yhteensopivat ratkaisut määrä- ja kustannuslaskentaan, aikataulutukseen, dokumentointiin, kustannusseurantaan, laadun- ja turvallisuuden hallintaan sekä kaikki osapuolet yhdistävän projektinhallinta- ja viestintäalustan.

Admicom Projectin keskeiset osat:

Admicom Estima – Määrä- ja kustannuslaskenta

• Tarkat määrälaskelmat suoraan suunnitelmista

• Kustannusarviot reaaliaikaisilla hinnoilla

• Tavoitebudjetin muodostaminen

Admicom Tempo ja Planner – Aikataulutus

• Gantt-kaaviot ja kriittinen polku

• Resurssisuunnittelu ja kuormituksen tasaus

• Reaaliaikainen etenemisen seuranta

Admicom Ultima – Toiminnanohjaus ja kustannusseuranta

• Ultiman automatisoitu ja reaaliaikainen projektiraportointi tuottaa erittäin tarkkaa ja monipuolista tietoa projektiesi tilanteesta ilman tietojen etsimistä ja kokoamista.

• Litteraseuranta kirjanpitotasolla

• Osatuloutus ja kassavirtaennusteet

Admicom Vision – Laadunvarmistus työmaalla

• Mobiililla toimivat tarkastuslistat

• Valokuvadokumentointi

• Pöytäkirjat ja raportit

Admicom Bauhub – Projektipankki ja viestintä

• Keskitetty dokumenttien hallinta

• Versiohistoria ja muutostenhallinta

• Kaikki osapuolet samalla alustalla

Rakennusalan ammattilaisen näkemys: K-S Mestarityö

”Työmaiden aikataulut tuntuvat jatkuvasti vain kiristyvän, joten toimiva aikatauluohjelmisto on tarpeellinen helpottamaan työnsuunnittelua ja aikataulutusta. Kun on monia osapuolia, sen avulla saadaan kaikille jakoon selkeät aikataulut. Ennakkosuunnittelu helpottuu huomattavasti, kun kaikilla on tieto siitä, mitä ollaan tekemässä.”

Lue asiakastarina >

Integraatioiden merkitys projektisuunnittelussa

Monet yritykset päätyvät käyttämään useita eri järjestelmiä eri toimintoihin: yksi ohjelma tarjouslaskentaan, toinen projektinhallintaan, kolmas laskutukseen. Tämä lähestymistapa tuo mukanaan useita haasteita.

Kun järjestelmät keskustelevat keskenään:

• Tieto siirtyy automaattisesti – ei manuaalista näppäilyä

• Virheet vähenevät – ei tulkintaeroja tai näppäilyvirheitä

• Aika säästyy – raportit syntyvät napinpainalluksella

• Kokonaiskuva säilyy – kaikki data samassa paikassa

Projektisuunnitelman tarkistuslista

Käytä tätä tarkistuslistaa varmistaaksesi, että projektisuunnitelmasi kattaa kaikki kriittiset osa-alueet:

Projektin perustiedot

• Projektin nimi ja tunniste annettu

• Tilaaja ja yhteyshenkilöt nimetty

• Projektin kuvaus ja laajuus tehty

• Tavoitteet (SMART-kriteerit) määritelty

• Rajaukset selkeästi määritelty

Organisaatio ja resurssit

• Projektipäällikkö nimetty

• Projektiorganisaatio määritelty

• Vastuumatriisi laadittu

• Aliurakoitsijat kartoitettu

• Henkilöstöresurssit suunniteltu

Aikataulu

• Työvaiheet listattu

• Kestot arvioitu

• Riippuvuudet tunnistettu

• Kriittinen polku määritelty

• Puskurit huomioitu

Budjetti ja kustannukset

• Kustannusarvio laadittu

• Varaukset riskeille

• Maksuerätaulukot laadittu

• Kassavirtaennuste tehty

• Kateseuranta suunniteltu

Riskit ja laatu

• Riskianalyysi tehty

• Laatukriteerit määritelty

• Tarkastuspisteet suunniteltu

• Turvallisuussuunnitelma laadittu

Viestintä ja dokumentointi

• Viestintäsuunnitelma laadittu

• Kokousaikataulu sovittu

• Raportointikäytännöt määritelty

• Dokumentointiperiaatteet selkeät

• Projektipankki käytössä

Työkalut ja järjestelmät

• Projektinhallintaohjelmisto valittu

• Käyttöoikeudet määritelty

• Käyttäjät koulutettu

• Varmuuskopiointi varmistettu

Yhteenveto: Projektisuunnittelu on investointi onnistumiseen

Projektisuunnittelu rakennusalalla ei ole pelkkää paperityötä – se on strateginen investointi projektin onnistumiseen. Jokainen suunnitteluun käytetty tunti säästää moninkertaisesti aikaa ja rahaa toteutusvaiheessa.

Modernit projektinhallintaratkaisut, kuten Admicom Project, ovat mullistaneet projektisuunnittelun. Ne tuovat reaaliaikaisuutta, automaatiota ja läpinäkyvyyttä prosessiin, joka aiemmin nojasi Excel-taulukoihin ja paperimappeihin.

Muista: hyvä projektisuunnitelma on elävä dokumentti. Se päivittyy ja tarkentuu projektin edetessä, mutta sen perusrakenne ja periaatteet luodaan huolellisesti projektin alussa. Kun pohjatyö on tehty kunnolla, projektin läpivienti on huomattavasti helpompaa.

Haluatko tehostaa projektisuunnittelua yrityksessäsi? Admicomin asiantuntijat esittelevät mielellään, miten tuoteperheemme voi mullistaa tapanne hallita rakennusprojekteja.

Varaa ilmainen demo ja näe, miten digitaaliset työkalut tekevät projektisuunnittelusta sujuvampaa, varmempaa ja kannattavampaa