Rakennusprojektin onnistuminen seisoo kahden kriittisen pilarin varassa: huolellisesti laaditun aikataulun ja oikein mitoitetun resursoinnin.
Kun nämä osa-alueet ovat hallinnassa, projekti etenee suunnitellusti, aikataulussa ollaan aina askel edellä, kustannukset pysyvät kurissa ja laatu säilyy tavoitetasolla.
2020-luvulla aikataulutuksen ja resursoinnin merkitys korostuu entisestään. Materiaalien saatavuushaasteet, työvoiman vaihtuvuus ja kiristyneet laatuvaatimukset tekevät projektinhallinnasta yhä vaativampaa.
Samalla digitaaliset työkalut ovat mullistaneet tapaa, jolla aikatauluja laaditaan ja resursseja hallitaan. Sekavat Excel-taulukot tai firman alkumetreillä ostettu “Windows XP:llä pyörivä softa” ei enää riitä, kun projektissa on satoja liikkuvia osia ja kymmeniä aliurakoitsijoita koordinoitavana.
Tässä artikkelissa käymme läpi, miten rakennusprojektin aikataulu suunnitellaan alusta loppuun, miten resurssit kohdennetaan tehokkaasti ja millä keinoilla varmistetaan, että suunnitelmat toteutuvat käytännössä.
Resursoinnin ja aikataulutuksen perusteet
Rakennusalalla resursointi tarkoittaa ensisijaisesti riittävän väkimäärän ja osaamisen varmistamista oikeaan aikaan oikeaan paikkaan.
Esimerkiksi Admicom Temposta löytyy toiminnallisuuksia, jotka yhdistävät resursoinnin suoraan aikatauluohjelmaan ja laskentatietoon.
Aikataulun vaikutus kustannuksiin ja laatuun
Rakennusprojektin aikataulu ei ole pelkkä toivelista, milloin mikäkin työvaihe olisi mukava saada valmiiksi. Se on projektin selkäranka, joka vaikuttaa suoraan hankkeen kannattavuuteen ja lopputuloksen laatuun.
Kun aikataulu pettää, kustannukset lähtevät nopeasti karkaamaan käsistä → ylimääräiset työtunnit, kaluston seisonta-ajat ja mahdolliset viivästysmaksut nakertavat projektin katetta. Jos aikataulutuspuutteiden takia töitä tehdään väärässä järjestyksessä, joudutaan samaa työtä tekemään useaan otteeseen ja syntyy hukkaa (=kustannuksia) sekä materiaalien, että turhaan tehdyn työn vuoksi.
Projektin vaiheet ja kriittinen polku
Tyypillinen hanke etenee suunnittelusta lupaprosessiin, perustustöistä runkovaiheeseen ja sisävalmistuksesta luovutukseen. Jokainen vaihe sisältää kymmeniä dokumentoitavia työvaiheita, joiden keskinäiset riippuvuudet muodostavat projektin kriittisen polun.
Kriittinen polku (Critical Path Method) on se tehtäväketju, joka määrittää projektin kokonaiskeston. Jos esimerkiksi perustustyöt viivästyvät viikolla, koko projekti viivästyy viikolla – ellei muita työvaiheita pystytä limittämään tai nopeuttamaan.
Kriittisen polun laatiminen on aikataulutuksen kulmakivi, sillä se paljastaa ne työvaiheet, joihin projektinjohdon tulee kiinnittää erityistä huomiota.
Keskisuurilla urakoitsijoilla resursointi ratkaistaan usein jo hankintavaiheessa, jossa hankinnan ja aikataulun pohjalta määritellään, kuinka paljon resursseja tarvitaan ja milloin. Kun kyseessä on aliurakoitsija, pääurakoitsijan intressi resursointiin loppuu usein hankintasopimuksen tekemiseen – aikataulu on annettu, ja aliurakoitsija vastaa omista resursseistaan.
Rakennusprojektin aikataulun suunnittelu käytännössä
Lähtötietojen keruu ja tavoitteiden määrittely
Realistisen aikataulun laatiminen alkaa aina perusteellisesta lähtötietojen keruusta. Projektin laajuus, tavoiteaikataulu ja käytettävissä olevat resurssit on kartoitettava tarkasti ennen ensimmäistäkään janaa Gantt-kaavioon.
Suunnitelmien valmiusaste vaikuttaa olennaisesti aikataulutuksen tarkkuuteen → jos suunnitelmat ovat vielä kesken, aikatauluun on rakennettava joustavuutta muutoksille.
Lupaprosessin kesto on usein aliarvioitu tekijä aikataulusuunnittelussa. Rakennuslupakäsittely vie keskimäärin 1-3 kuukautta.*
1.1.2026 lähtien astuu voimaan Rakentamislain (751/2023) kolmen kuukauden takuuaika lupakäsittelylle.*
Realistisen aikataulun laatiminen
Aikataulun realistisuus perustuu oikeisiin työmenekkiarvioihin. Jokaisen työvaiheen kesto lasketaan suoritemäärien ja työsaavutusten perusteella.
Jos esimerkiksi asennettavaa lattiapinta-alaa on 1000 neliömetriä ja yhden asentajan työtahti on 50 neliömetriä päivässä, tarvitaan teoriassa 20 työpäivää yhden asentajan voimin.
Työvaiheiden keskinäiset riippuvuudet määrittävät, missä järjestyksessä työt voidaan suorittaa. Seinien maalaus ei onnistu ennen kuin sähköasennukset on tehty ja tarkastettu. Lattiavalut vaativat, että putket ja sähkövedot on asennettu valmiiksi. Näiden riippuvuuksien huolellinen kartoitus estää pullonkaulojen syntymisen.
Hankinta-aikataulu ja materiaalien toimitusajat
Materiaalien saatavuus on kriittinen tekijä aikataulun pitävyydelle. Hankinta-aikataulu tulee laatia rinnakkain yleisaikataulun kanssa, jotta materiaalit saapuvat työmaalle oikeaan aikaan – ei liian aikaisin varastointikustannusten minimoimiseksi, mutta ei myöskään liian myöhään töiden viivästymisen välttämiseksi.
Erikoistuotteiden, kuten mittatilausikkunoiden tai erikoislasien, toimitusajat voivat vaihdella viikoista jopa kuukausiin. Nämä pitkän toimitusajan tuotteet on tunnistettava ja tilattava hyvissä ajoin.
Pelivara ja riskivaraukset aikataulussa
Liian tiukka aikataulu ilman pelivaraa on resepti epäonnistumiseen. Puskurille ei ole olemassa tiettyä prosenttiosuutta aikataulussa, vaan se määräytyy tilanteen mukaan.
Puskuri sijoitetaan useimmiten yksittäisiin työvaiheisiin tai vaihtoehtoisesti projektin osakokonaisuuksien loppuun kokonaispuskurina.
Riskivaraukset kohdennetaan erityisesti kriittisen polun tehtäviin ja sellaisiin työvaiheisiin, joihin liittyy paljon epävarmuustekijöitä. Sääherkkien työvaiheiden, kuten julkisivutöiden tai kattotöiden, aikatauluihin varataan enemmän pelivaraa kuin sisätöille.
Kuinka aikataulumestari varmistaa työmaan sujuvan etenemisen? Lue maksuttomasta oppaasta vinkit tehokkaampaan aikataulutukseen >
Resursointi rakennusprojektissa – työvoima, kalusto ja materiaalit
Henkilöstöresurssien suunnittelu ja optimointi
Resursointi rakennusalalla tarkoittaa ennen kaikkea oikean määrän osaavia työntekijöitä oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Henkilöstöresurssien suunnittelu alkaa jo tarjousvaiheessa, kun arvioidaan projektin työvoimatarve. Jokaisen työvaiheen henkilöstötarve lasketaan jakamalla työmäärä (henkilötyötunnit) käytettävissä olevalla ajalla.
Optimaalinen resursointi ei tarkoita maksimaalista työntekijämäärää. Liian monta työntekijää samassa tilassa hidastaa työtä ja lisää tapaturmariskiä. Toisaalta alimiehitys voi johtaa aikataulun venymiseen tai kiireen myötä heikompaan laatuun. Tasapainon löytäminen vaatii kokemusta ja tarkkaa suunnittelua.
Aliurakoitsijoiden hallinta ja sitouttaminen
Nykyisissä rakennushankkeissa suuri osa työstä tehdään aliurakoitsijoiden voimin. Pääurakoitsijalla säilyy kokonaisvastuu aikataulusta ja työmaan koordinoinnista, mutta jokainen aliurakoitsija vastaa omien resurssiensa riittävyydestä ja sovittujen tehtävien toteutumisesta.
Jos esimerkiksi lattia-asentaja sairastuu, aliurakoitsijan velvollisuus on järjestää sijainen, jotta aikataulu ei viivästy.
Aliurakoitsijoiden sitouttaminen alkaa jo tarjousvaiheessa: tarjouspyynnön liitteenä jaettava yleisaikataulu auttaa heitä arvioimaan resurssitarpeensa realistisesti. Sopimuksiin kirjataan sekä sanktiot viivästyksistä että mahdolliset kannustimet aikataulussa pysymisestä.
Säännölliset urakoitsijapalaverit ovat hallinnan perusta. Viikoittain tarkastellaan tulevia työvaiheita, varmistetaan resurssien riittävyys ja ratkaistaan mahdolliset päällekkäisyydet. Kaikki aikataulumuutokset dokumentoidaan ja tiedotetaan kirjallisesti, jotta jokainen osapuoli pysyy ajan tasalla.
Materiaalit ja kaluston käyttöasteiden suunnittelu
Materiaalien resursointi on tasapainoilua varastointikustannusten ja saatavuusriskien välillä. Optimaalisessa tilanteessa materiaalit saapuvat työmaalle juuri ennen asennusta, mutta käytännössä tarvitaan aina pientä puskurivarastoa. Työmaan ahtaus ja varastointimahdollisuudet rajoittavat usein materiaalien määrää työmaalla.
Kaluston käyttöasteiden suunnittelu on erityisen tärkeää kalliiden koneiden, kuten torninostureiden tai henkilönostimien, kohdalla. Vuokrakaluston seisonta-aika maksaa, joten käyttö tulee optimoida. Toisaalta liian tiukka aikataulu ilman varakalustoa voi johtaa projektin pysähtymiseen koneen rikkoutuessa.
Rakennusalan ammattilaisen näkemys: KUMONI Oy
"Hyvin laadittu aikataulu on ehdoton edellytys työn joustavalle läpiviennille. Päätoteuttajana olemme vastuussa aikatauluista, joten työnjohtajamme luovat paikka-aikakaavioita ja vinoviiva-aikatauluja käyttäen yhteisaikataulut, joissa huomioidaan myös sivu- ja aliurakoitsijat. Lisäksi hyödynnämme aikataulua resurssisuunnitelmapohjana."
Aikataulun seuranta ja muutosten hallinta
Viikkosuunnittelu ja päivittäinen seuranta
Hyvä aikataulu elää projektin mukana. Viikkosuunnittelu muuttaa yleisaikataulu muutetaan konkreettisiksi työtehtäviksi: työmaatiimi laatii yhdessä seuraavan viikon suunnitelman, jossa jokainen aliurakoitsija sitoutuu omiin tehtäviinsä.
Päivittäinen seuranta tapahtuu työmaakierroksilla, työmaapäiväkirjan kautta ja digitaalisten seurantatyökalujen avulla. Valmistumisaste kirjataan vähintään viikoittain, mutta kriittisten työvaiheiden osalta jopa reaaliajassa, jotta niiden välillä oleva hukka saadaan minimiin. Poikkeamat suunnitellusta aikataulusta havaitaan näin nopeasti, ja korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä välittömästi.
Reagointi viiveisiin ja aikataulun tiivistäminen
Kun viivästys havaitaan, ensimmäinen tehtävä on analysoida sen vaikutus kriittiseen polkuun. Jos viivästynyt työvaihe ei ole kriittisellä polulla, projektin kokonaisaikataulu ei välttämättä vaarannu. Kriittisen polun viivästykset vaativat välittömiä toimenpiteitä.
Keinoja aikataulun kirimiseksi:
- Lisäresursointi: työntekijöiden tai työryhmien lisääminen
- Ylityöt: pidennetyt työpäivät tai viikonlopputyöt
- Työvaiheiden limittäminen: rinnakkaisten töiden lisääminen
- Työmenetelmien muuttaminen: nopeampien menetelmien käyttöönotto
- Laajuuden rajaaminen: ei-kriittisten töiden siirtäminen
Avoin viestintä on muutosten hallinnan kulmakivi. Tieto viiveestä ja sen vaikutuksista tulee välittää välittömästi kaikille osapuolille. Näin aliurakoitsijat voivat varautua muutoksiin omassa resurssisuunnittelussaan.
Dokumentointi ja raportointi
Huolellinen dokumentointi palvelee monia tarkoituksia. Se toimii todisteena tehdystä työstä, auttaa riitatilanteissa ja tarjoaa arvokasta dataa tuleviin projekteihin. Jokaisen työvaiheen valmistuminen dokumentoidaan valokuvin ja pöytäkirjoin.
Raportointi projektin etenemisestä tapahtuu yleensä kuukausittain tilaajalle ja viikoittain projektin sisäisesti. Raportit sisältävät tiedot valmistumisasteesta, toteutuneista ja ennustetuista kustannuksista sekä mahdollisista riskeistä ja ongelmista.
Viisi yleisintä virhettä aikataulutuksessa – ja miten vältät ne
1. Ylioptimistinen aikataulu ilman puskureita
- Virhe: Aikataulu laaditaan liian optimistisesti
- Ratkaisu: Lisää 20-25 % puskuria kokonaisaikatauluun ja kriittisiin työvaiheisiin
2. Puutteellinen tiedonkulku
- Virhe: Aikataulumuutokset eivät tavoita kaikkia osapuolia ajoissa
- Ratkaisu: Keskitetty viestintäkanava ja dokumentoidut muutosilmoitukset
3. Resurssien ylikuormitus
- Virhe: Samat työntekijät suunnitellaan useaan paikkaan yhtä aikaa
- Ratkaisu: Realistinen resurssisuunnittelu ja varahenkilöjärjestelmä
4. Riippuvuuksien huomiotta jättäminen
- Virhe: Työvaiheiden keskinäisiä riippuvuuksia ei kartoiteta ja dokumentoida kunnolla
- Ratkaisu: Huolellinen tehtäväsuunnittelu ja kriittisen polun analyysi
5. Muutosten vaikutusten aliarviointi
- Virhe: Muutokset hyväksytään analysoimatta kokonaisvaikutuksia
- Ratkaisu: Jokaisen muutoksen vaikutus arvioidaan koko projektin näkökulmasta
Digitaaliset työkalut aikataulutuksen ja resursoinnin tueksi
Ohjelmistot rakennushankkeen aikataulutukseen
Excel on ollut rakennusalan vakiotyökalu vuosikymmeniä, mutta sen rajoitukset tulevat vastaan monimutkaisissa projekteissa. Kun projektissa on satoja tehtäviä, kymmeniä aliurakoitsijoita ja jatkuvia muutoksia, taulukkolaskennan manuaalinen päivittäminen käy mahdottomaksi.
Rakennushankkeen onnistuminen edellyttää, että aikataulut ovat selkeitä, ajantasaisia ja kaikkien osapuolten saatavilla. Aikataulutusohjelmistot tarjoavat kokonaiskuvan hankkeen etenemisestä ja auttavat ennakoimaan muutoksia. Kun tieto kulkee reaaliajassa, voidaan tehtävät sovittaa yhteen ilman viiveitä ja pullonkauloja.
Keskeisiä ominaisuuksia nykyaikaisissa aikatauluohjelmistoissa ovat:
- Monipuoliset toiminnallisuudet aikataulutukseen, esimerkiksi janakaaviot (Gantt), paikka-aikakaaviot ja tahtiaikataulutus.
- Resurssien ja kuormituksen seuranta, jotta henkilöstö ja koneet ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
- Reaaliaikainen päivittyminen ja katseluoikeudet, jolloin kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla.
- Integraatiot laskentaan ja dokumentointiin, jolloin määrät, budjetit ja piirustukset yhdistyvät aikatauluun.
Admicomin tuoteperhe sisältää kaksi nykyaikaista ratkaisua rakentamisen aikataulutukseen: Tempo soveltuu kevyemmäksi ja helpoksi työkaluksi, kun taas Planner tukee vaativien hankkeiden ohjausta paikka-aikakaavioineen ja tahtiaikatauluineen. Yhdessä ne kattavat niin suunnittelun kuin seurannan ja tiedonjaon. Ratkaisut myös integroituvat Admicomin tuoteperheen muihin ohjelmistoihin: laskentaan, dokumentointiin ja kustannusseurantaan – mahdollistaen aikataulujen hallinnan saumattomasti osana muuta projektinhallintaa.
Reaaliaikainen seuranta ja tiedonkulku
Toimivan aikataulutuksen lisäksi projektin sujuvassa läpiviennissä korostuvat keskitetty tiedonhallinta sekä reaaliaikainen ja läpinäkyvä viestintä: Kun esimerkiksi työnjohtaja kuittaa työvaiheen valmiiksi, tulee tiedon päivittyä välittömästi kaikkien nähtäville. Näin projektipäällikkö näkee toimistolta projektin tilanteen, ja aliurakoitsijat saavat heti tiedon omien töidensä aikatauluista.
Rakennustyömaiden tiedonhallinnassa digitaaliset viestintäalustat korvaavat loputtomat sähköpostiketjut. Kun kaikki projektiin liittyvä viestintä kulkee yhden kanavan kautta, mikään tieto ei huku. Dokumentit, piirustukset ja aikataulut löytyvät samasta paikasta, ja muutoshistoria on aina jäljitettävissä.
Rakennusalan ammattilaisen näkemys: Lämpövelho Oy
"Tempon avulla olemme aikatauluttaneet isoimmat työmaat, joissa olemme itse pääurakoitsijana. Tämä on helpottanut alihankkijoita, kun he näkevät, milloin mikäkin homma tapahtuu ja osaavat varautua siihen. Samoin pystymme pitämään ihmiset taloyhtiöissä paremmin perillä aikataulujen etenemisestä."
Integroitu kokonaisuus Admicomin työkaluilla
Admicom tarjoaa rakennusalalle räätälöidyn kokonaisratkaisun, jossa myös rakennushankkeiden aikataulutus on osa laajempaa kokonaisuutta ja eri projektinhallinnan osa-alueet keskustelevat saumattomasti keskenään. Järjestelmässä laskenta, aikataulutus, dokumentointi ja taloushallinto muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.
- Estima (laskenta): Määrät, panokset ja tavoitearvio yhdestä laskennasta.
- Tempo (aikataulutus): Aikataulutus janakaavioilla ja seuranta reaaliajassa, tiedon jakaminen esim. katseluoikeuksilla
- Planner (aikataulutus): janakaaviot, paikka-aikakaaviot ja tahtiaikataulut sekä työmaan suunnitelmien ja tavoitteiden toteutumisen monipuolinen seuranta.
- Ultima (ERP): Työmaiden ostot, tuntikirjaukset ja kulunvalvonta, taloushallinto, laskutus ja kustannusseuranta; toteumat verrataan budjettiin reaaliajassa.
- Vision (dokumentointi): Tarkastuslistat, pöytäkirjat ja valokuvat työvaiheittain. Yli 2000 valmista dokumenttipohjaa eri urakoitsijatyypeille ja työvaiheille.
- Bauhub (projektipankki): Piirustukset, versiohallinta, muutos- ja tehtävälistat sekä urakoitsijaviestintä yhdessä paikassa.
Markkinoilla on paljon vastaavia työkaluja erilaisiin projektinhallinnan tarpeisiin, mutta Admicom on ainoa toimija, joka tarjoaa keskenään saumattomasti yhteensopivat ratkaisut rakennushankkeen toteuttamiseen.
Varaa ilmainen demo
ja katsotaan yhdessä, miten Suomen johtavat rakennusalan ohjelmistot toimisivat juuri sinun yrityksessäsi