Projektin yleisaikataulu kertoo suunnitellusta aikataulusta ylätasolla ja mihin pitää päästä. Se ei kuitenkaan kerro, mitä tehdään ensi viikolla tai huomenna. Tämä työ jää työnjohtajalle, ja useimmiten se tehdään Excelillä, tussitaululla sosiaalitilojen seinällä tai jollain muulla välineellä, jota ei ole alun perin suunniteltu viikkoaikataulun tekemiseen.
Se ei ole kenenkään syy. Näihin välineisiin on rakennusalalla vain totuttu, koska parempia vaihtoehtoja ei ole ollut tarjolla.
Missä kohtaa työmaan aikataulu oikeasti pettää?
Harvoin aikataulu myöhästyy siksi, että tapahtuu jotain täysin ennalta-arvaamatonta. Useimmiten syy on paljon arkisempi: viikkoaikataulu on tehty maanantaina, mutta todellisuus on muuttunut jo keskiviikkoon mennessä eikä kukaan ole päivittänyt suunnitelmaa.
Tavara on tilattu, mutta toimitusajankohtaa ei ole merkitty mihinkään ja se muistetaan vasta, kun kuorma saapuu työmaalle. Alihankkija tulee paikalle sovitusti, mutta edeltävä työ on vielä kesken.
Nämä ovat tilanteita, jotka voitaisiin välttää paremmalla lyhyen aikavälin suunnittelulla. Ei monimutkaisilla järjestelmillä tai projektijohtokonsulteilla vaan sillä, että työnjohtajalla on selkeä kuva siitä, mitä tulevina viikkoina tapahtuu ja mitä se vaatii.
Haluatko syventyä aikataulutuksen parhaisiin käytäntöihin? Lataa maksuton opas tehokkaampaan rakennusprojektin aikataulutukseen >>
Kolme tyypillistä rakennushankkeen viikkosuunnittelun haastetta
1. Viikkoaikataulu tehdään, mutta sen päivittäminen on raskasta
Viikkoaikataulu ja/tai kolmeviikkoisaikataulu ovat monella työmaalla jo käytössä. Ongelma ei yleensä ole se, ettei suunnittelua tehdä lainkaan vaan se, että käytössä olevat välineet tekevät päivittämisestä niin työlästä, että tiedon hyödyntäminen jää helposti puolitiehen.
Kun muutos tehdään erilliseen tiedostoon tai sosiaalitilojen seinälle, se jää siihen. Tieto ei siirry muualle, eikä se välttämättä saavuta muita työmaan sidosryhmiä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että viikon suunnitelma saattaa vanhentua jo saman päivän aikana, mutta kukaan ei päivitä tussitaulua uudelleen.
2. Yleisaikataulu ja viikkoaikataulu elävät omaa elämäänsä
Yksi iso käytännön ongelma on se, että yleisaikataulu ja viikkoaikataulu eivät keskustele keskenään. Ne ovat kaksi erillistä työkalua, joita päivitetään erikseen ja eri ihmisten toimesta.
Yleisaikatauluun ei yleensä päivitetä edistymistä tai muutoksia sen perusteella, mitä viikkoaikataulussa tapahtuu. Se päivitetään urakoitsijapalavereissa erikseen sovittuna aikana, erikseen kerätyn tiedon pohjalta.
Tämä tarkoittaa, että yleisaikataulun todellinen tilanne on suurimman osan ajasta vanhentunut eikä vastaa sitä, mitä työmaalla oikeasti tapahtuu.
Työnjohtaja tekee oman suunnitelmansa. Projektipäällikkö päivittää omansa. Kumpikaan ei automaattisesti hyödy toisen tekemästä työstä.
3. Jokainen työmaa tekee viikkoaikataulun omalla tavallaan
Koska yhteistä työkalua tai vakiintunutta tapaa ei ole, viikkoaikataulu on usein tekijänsä näköinen. Yksi työnjohtaja käyttää itse tekemäänsä Exceliä, toinen piirtää ruutupaperille ja kolmas hoitaa sen puhelimessa lähetetyillä viesteillä. Kun työnjohtaja vaihtuu niin käytäntökin tyypillisesti vaihtuu samalla.
Tämä tekee aikataulujen hallinnasta vaikeampaa, sillä samassa yrityksessä eri työmaiden viikkosuunnittelu voi näyttää täysin erilaiselta. Yhteistä kieltä tai rakennetta ei ole, eikä yhden työmaan hyviä käytäntöjä ole helppo siirtää toiselle.
Lean-rakentamisessa viikkosuunnittelu auttaa poistamaan esteet ennen kuin ne pysäyttävät työn. Katso RaksaTalk-webinaaritallenne jossa kerromme, mistä lean-rakentamisessa kannattaa lähteä liikkeelle >>
Viikkosuunnittelun arvo on esteiden poistamisessa
Kun viikko suunnitellaan kunnolla etukäteen, pystytään havaitsemaan ongelmat ennen kuin ne pysäyttävät työn. Puuttuva materiaali ehditään tilata, alihankkija saa tiedon ajoissa tulevista työtehtävistä ja päällekkäisyydet huomataan ennen kuin kaksi työryhmää on samassa huoneessa yhtä aikaa.
Tämä ei ole rakettitiedettä. Se on ennakoivaa työtä, jota kokenut työnjohtaja tekee jo nyt, mutta usein ilman kunnollista välinettä sen tekemiseen.
Yhtenäisempi tapa tehdä viikkosuunnittelua ei tarkoita, että kunkin työnjohtajan pitäisi luopua omasta ammattitaidostaan tai tehdä asiat jonkun muun ehdoilla. Se tarkoittaa, että kaikilla on käytössä sama toimivaksi havaittu pohja ja tieto on samassa muodossa, jolloin se on myös helpommin jaettavissa ja seurattavissa.
Olemme julkaisemassa Admicom Tempoon viikkoaikataulun, joka yhdistää työmaan viikkosuunnittelun ja projektin yleisaikataulun samaan järjestelmään. Tutustu Tempoon >>
Hyvä työkalu ei monimutkaista työnjohtajan arkea
Rakennusalan ohjelmistot hoitavat jo nyt monta asiaa hyvin. Nykyiset järjestelmät ovat kuitenkin rakennettu palvelemaan projektin johtamista ylätasolla, ei työmaan päivittäistä operatiivista työtä. Viikkoaikataulun tekeminen niillä on mahdollista, muttei sujuvaa, sillä niitä ei ole suunniteltu siihen käyttötapaukseen.
Käytännön arkea tukevan viikkoaikataulutyökalun pitäisi istua siihen työrytmiin, jossa työnjohtaja jo toimii. Sen pitäisi tehdä päivittäisestä suunnittelusta ja seurannasta nopeampaa ja selkeämpää, eikä lisätä uutta työtehtävää jo valmiiksi kiireiseen arkeen.
Hyvä viikkoaikataulutyökalu ei myöskään pakota yhteen ainoaan tapaan tehdä asioita, vaan joustaa erilaisten käyttötapojen ja -tarpeiden mukaan. Tämä on käytännössä edellytys sille, että yrityksen sisällä voidaan löytää yhteinen sävel. Kun työkalu sopii eri työnjohtajien tapoihin, kynnys ottaa se käyttöön on matalampi ja yhteinen käytäntö alkaa muodostua luontevasti.
Parhaimmillaan viikkoaikataulu on osa laajempaa työmaanhallinnan kokonaisuutta, jossa viikkoaikataulu ja yleisaikataulu kulkevat samassa järjestelmässä. Kun viikkosuunnittelu, työmaan seuranta ja muu päivittäinen työnjohtaminen kulkevat samassa järjestelmässä, tieto liikkuu ilman erillisiä kirjauksia tai raportointikierroksia.
Siispä kun työnjohtaja päivittää viikkosuunnitelmaa, tieto heijastuu suoraan projektin yleisaikatauluun – ilman erillisiä palavereita tai manuaalista raportointia. Työnjohtaja tekee yhden asian yhteen paikkaan, ja se riittää.
Varaa ilmainen demo ja katsotaan yhdessä, miten yrityksesi hyötyisi aikatauluratkaisuistamme >>