"Esimerkiksi työtilausten laskutus on poistunut toimistolta kokonaan, kun työnjohtajat klikkaavat laskun maailmalle tilausta tarkistaessaan. Arvioisin, että ainakin yhden henkilön työpanoksen verran on pystytty siirtämään resursseja muihin asioihin."
Hartolasta ja Lahdesta käsin toimivan, vuonna 1993 perustetun Ansionimen Sähkön ohjaksissa on jo kymmenkunta vuotta ollut Tomi Ikävalko. Hän ehti toimia niin harjoittelijana, kiireapulaisena, asentajana kuin työnjohtajana ennen, kuin sukupolvenvaihdoksen myötä otti kokonaan vetovastuun yrityksen toiminnasta.
Iso nippu tarpeellisia ominaisuuksia
Ansioniemen Sähkössä panostetaan toiminnan tehokkuuteen, sillä heti yritystä perustettaessa käyttöön otettiin alalle kehitetty taloushallinto-ohjelmisto. Lopulta kuitenkin Admicom Ultiman automatisoitu kokonaisuus vei voiton vanhasta ratkaisusta ja se otettiin käyttöön vuonna 2015.
– Pitkällisen veivaamisen jälkeen tultiin siihen tulokseen, että lähdetään ohjelmistoa vaihtamaan ja jälkikäteen näyttää, että se oli ihan kannattava temppu. Olemme olleet tosi tyytyväisiä ja positiivisella mielellä mennään eteenpäin.
Yli kaksikymmentä vuotta käytössä olleeseen toimintatapaan on helppo jämähtää, mutta Ansioniemen Sähkössä lähdettiin rohkeasti kohti uutta. Päätöksen ratkaisi lopulta Ultiman monipuolinen kokonaisuus.
– Ultimassa oli iso nippu pieniä ominaisuuksia, jotka katsottiin meille tarpeellisiksi: Ensinnäkin se, että kaikki toiminnot ovat yhdessä ohjelmassa ihan kirjanpitoa myöten. Lisäksi tärkeää oli sähköiset työmääräimet, ajantasainen projektiseuranta sekä ostamisen helppous päätukkureilta, kun saadaan hintavertailu suoraan tietokoneelta ilman, että tarvitsee soitella ja kysellä päivän hintaa. On tämä totta kai muuttanut tekemistä monellakin osa-alueella.
Uuden ohjelmiston käytön opettelu vaatii aikaa, mutta Ikävalko suosittelee kuitenkin ottamaan koko ohjelman käyttöön kerralla.
– Ultima on niin monipuolinen kokonaisuus, että tietenkin sen opetteluun meni aikaa, mutta alun paniikki meni ohi muutamassa viikossa. Suosittelen muille, että ihan rohkeasti ottaa vaan koko ohjelman kerralla käyttöön, eikä vain muutamaa palasta sieltä täältä. Kun vaan jaksaa opetella kokonaisuuden, Ultimasta saa puristettua täyden hyödyn ja se helpottaa tekemistä todella paljon.
Kuinka varmistat sujuvan käyttöönoton? Lue vinkit ilmaisesta oppaasta >>
Isoin muutos työtilausten käsittelyssä
Ansioniemen Sähkö tekee sekä pitkäkestoista urakkaa, että niin sanottua pistorasianvaihtokeikkaa. Ultiman myötä suurimman muutoksen on kokenut työtilausten hallinta.
– Ihan koko työtilausprosessi tarvikkeiden tilauksesta aina laskutukseen on nopeutunut. Käytännössä tuon koko asian pyöräyttäminen hoituu toimiston osalta muutamassa minuutissa.
Toiminnan tehostuminen näkyy jo tilausketjun alkupäässä, jossa yhden ohjelmiston ja sähköisen tietojenkäsittelyn hyödyt tulevat selkeästi esille.
– Meillä oli aiemmin tarpeeseemme teetetty nettikäyttöinen yrityskalenteri taloushallintojärjestelmän rinnalla, jotta työnjohto tietäisi missä asentajat ovat. Taloushallinnon ohjelmisto oli kuitenkin omalla palvelimella, joten varsinaisen työmääräimen teko ei onnistunut kuin konttorilta. Nythän se onnistuu mistä vaan.
Aiemmin työmääräimet jaettiin asentajille aamuisin paperisena. Sähköiset työmääräimet ovat helpottaneet töiden organisointia ja pienentäneet hävikkiä.
– Enää ei tarvitse aamulla pitää paperisulkeisia, kun jokainen tietää jo etukäteen minne on menossa. Asentajilla on käytössään tabletit, joilla he käsittelevät tilauksia. Vaikka toimintatapa muuttui merkittävästi, varsinkin niin sanottu nuorisoketju omaksui sähköisten työmääräinten käytön saman tien. Vanhemmassa kaartissa on opeteltu enemmän, mutta käyttö on tehty asentajalle sen verran helpoksi, että vanhemmatkin ovat omaksuneet sen hyvin. Sähköisellä työmääräimellä haluttiin eroon paperille kirjatuista materiaaleista, jotta kaikki toimitetut osat tulisivat myös laskutettua. Ennen paperit joutuivat helposti hukkaan eli käytännössä tarvikkeita lahjoitettiin asiakkaille.
Toimiston päähän sähköinen tilausten käsittely on tuonut helpotusta kohdeajattelun ja nopean laskutuksen myötä.
– Isoin muutos työnjohdon puolella on kohdenumeroiden käyttö materiaalihankinnoissa, koska sellaista ei aiemmin ollut. Kun muistaa tilatessaan mainita kohdenumeron, tavarat kohdistuvat automaattisesti oikealle tilaukselle, eikä käsin kohdistamista tarvitse enää tehdä. Se helpottaa tosi paljon toimintaa täällä konttorin päässä. Nyt myös laskut lähtevät matkaan saman tien, kun työnjohto on tarkistanut tilauksen.
Lasku lähtee samaan aikaan kuin asiakaskin
Kun toimitaan osittain myös maaseudulla, ovat tukkuritkin välillä kaukana. Ansioniemen Sähkö on varmistanut nopean reagointikyvyn pitämällä kattavia varastoja kummassakin toimipisteessä. Tavaravirtojen hallintaan käytetään Ultiman varastonhallintasovellusta ja viivakoodikeräilijöitä tarvikkeiden käsittelyä varten.
– Ilman varastoa meillä olisi kohta kaaos täällä. Viivakoodikeräilijät helpottavat erityisesti työmailta palautuvan materiaalin käsittelyä.
Yrityksen toimipisteissä tehdään myös varastomyyntiä niin yrityksille kuin yksityisasiakkaille. Seudulla on kesäisin paljon myös loma-asukkaita, joita halutaan palvella, sillä sähkötarvikkeita myyviä liikkeitä on harvassa.
– Ultima on helpottanut myös myymälämyyntiä, kun tuotteet vaan luetaan viivakoodikeräilijällä ohjelmaan. Jos kyseessä on laskutusasiakas, lasku lähtee sähköisesti melko lailla samaan aikaan kuin asiakaskin, joten rahakierto nopeutuu tässäkin.
Ota vinkit talteen oppaasta: 5 avaintekijää sähköalan yrityksen menestykseen – lataa ilmaiseksi >>
Konttorin kulut kevyemmäksi
Ultiman käyttöönotto tapahtui aikoinaan Ansioniemen Sähkössä hyvään aikaan, sillä sen avulla saatiin kevennettyä yrityksen kulurakennetta.
– Sukupolvenvaihdoksen yhteydessä vähennettiin samalla konttorihenkilökuntaa. Vapaalle siirtyvien henkilöiden tilalle ei tarvinnut palkata uusia, koska ei ollut enää niin paljon tekemistä. Saatiin vähän kevennettyä yläpäästäkin, niin ei tule niin raskaita kuluja sinne puolelle.
Työaikaa Ultima on vapauttanut erityisesti laskujen käsittelystä ja muista paperitöistä.
– Papereiden kanssa värkkäämistä on jäänyt hurjasti pois. Esimerkiksi työtilausten laskutus on poistunut toimistolta kokonaan, kun työnjohtajat klikkaavat laskun maailmalle tilausta tarkistaessaan. Aiemmin paperiset työmääräimet toimitettiin konttorille laskutettavaksi, joten niiden tekemiseen ja selvittämiseen meni aikaa. Arvioisin, että ainakin yhden henkilön työpanoksen verran on pystytty siirtämään resursseja muihin asioihin.
Tutustu talotekniikkayrityksille tärkeimpiin Ultiman työkaluihin 15 min. demovideon avulla. Katso video täältä >>
Aikaa seurantaan ja kehittämiseen
Jos muiden työmäärä on vähentynyt, on Ikävalko haalinut itselleen lisää vastuuta. Erityisesti hän on uhrannut aikaa seurannalle nyt, kun tiedon saa reaaliajassa.
– Oma tekeminen on suoraviivaistunut, joten sitä on pystynyt huolettomasti ottamaan lisää, eikä tule sellaista paniikinomaista tunnetta, ettei kerkeä tehdä. Seurantapuolella olen ottanut enemmän vastuuta raporttien katselusta.
Ikävalko seuraa Ultiman kuukausiraportteja ja erityisesti projektiraportteja.
– Aiemmin projektiraportit eivät olleet niin reaaliaikaisia, nyt tilannetta on helpompi seurata. Mitä ahkerammin lukuja tutkii, sitä enemmän jää aikaa reagoida jos pitää tehdä muutoksia. Seuranta helpottaa myös tulevien projektien laskentaa, koska nähdään, jos on laskettu jotain pieleen, ja osataan tulevaisuudessa painottaa myös maksuerätaulukot paremmin. Aikaa seurantaan tietenkin pitää uhrata ja paneutua asiaan. Helppohan niitä numeroita on tuijottaa, mutta se on aika turhaa, jos niitä ei millään tavalla analysoi. Itse olen erittäin kiinnostunut raporteista ja tutkin niitä säännöllisesti. Sillä tavalla pääsee paremmin sisään siihen, mitä yrityksessä tapahtuu.