"Ultima on ollut yksi edellytys sille, että kasvumme on ylipäätään ollut mahdollista. Olen huomattavasti paremmin perillä siitä, mitä on tulossa ja menossa ja tieto on koko ajan reaaliaikainen."
HSK Sähkö Oy on Kalajoella, Kempeleellä ja Rovaniemellä toimiva täyden palvelun sähköurakoitsija. Yritys työllistää yli noin 60 ihmistä. HSK Sähkö Oy:n palveluvalikoimaan kuuluu katuvalonhuolto, talotekniikka-asennukset, automaatiojärjestelmät, kylmälaiteasennukset ja sähkösuunnittelu niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla.
Yritys on käyttänyt Admicom Ultimaa vuoden 2010 joulukuusta asti.
Toimiston henkilöstötarve minimissä
Yrityksen menestykselle on luotu edellytyksiä varmistamalla tehokas ja kannattava toiminta. Admicom Ultima on mahdollistanut isojen töiden tekemisen kevyillä resursseilla. Automatisoimalla toimintoja ja minimoimalla henkilöstötarpeen rutiinitöistä, HSK Sähkö on pystynyt suuntaamaan resurssinsa kannattaviin töihin.
Hannu ja Johanna Kaupilta tulee pitkä lista asioita, jotka ovat helpottaneet työntekoa ja tehneet työprosesseista nopeampia ja vaivattomampia.
– Ultimalla päästään käytännössä hyvin pitkälle arkiaskareissa yhden ohjelmiston varassa. Se helpottaa päivittäistä työtä huomattavasti ja vähentää henkilöstötarvetta kaikissa portaissa. Jos toimisimme perinteisin menetelmin, väittäisin, että toimistolle tarvittaisiin 4-5 henkilöä enemmän. Nyt käytännössä yksi ihminen pystyy hoitamaan kaiken ja ehtii vielä käydä lomallakin aina välillä.
– Koko ostoprosessin hallinta on paljon helpompaa; ostamisesta siihen, kun lasku tulee ja se kohdistuu kuluksi projektille. Se on helpottanut hirveästi käytännön tekemistä. Myynti- ja ostoreskontrasta on jäänyt yksi työntekijä pois. Se on kaikkein konkreettisin juttu. Sitä kautta taloudelliset säästöt on karkeasti yhden henkilön palkkakustannukset vuositasolla. Työnjohdon ja kaikkien muidenkin työajan säästö normaalirutiineista on huomattava.
HSK Sähkö hyödyntää Admicomin tarjoamaa palvelukokonaisuutta pelkkää toiminnanohjaussovellusta laajemmin.
– Meillä koko paketti löytyy sieltä aika kätevästi. Käytössämme ei ole ulkopulista tilitoimistoa, vaan käytännössä ohjelmistotoimittaja tekee meille myös kirjanpidon viimeisen vaiheen. Kaikki mitä emme tee itse, tulee Admicomilta. Oikeastaan vain tilintarkastaja on ulkopuolinen. Meillä oli oma kirjanpitäjä vähän aikaa, mutta tekemistä on käytännössä niin vähän, että katsottiin järkevämmäksi ostaa palvelu Admicomilta kuin pitää omaa henkilöä. Aika huomattavat säästöt saa sitäkin kautta pitkässä juoksussa.
Tehokas työtilausprosessi
HSK Sähkössä on varmistettu, että koko työtilausprosessi toimii tehokkaasti, reaaliajassa ja ilman päällekkäisiä työvaiheita. Työtilaukset tehdään suoraan Ultimaan ja merkitään työntekijän kalenteriin tilauksen yhteydessä aina kun mahdollista. Työntekijät täyttävät tuntinsa sähköisesti kännykällä tai tietokoneella ja varastosta työmaille meneviä tarvikkeita hallitaan viivakoodikeräilijöillä.
– Työntekijät ovat niin tottuneita keräämään tavarat varastolta viivakoodikeräilijöillä, että hankaluuksia tulee, jos viivakoodeja ei ole merkitty johonkin tuotteeseen. Varastolta lähtevä tavara kohdistuu viivakoodeilla työmaille, joten tavaroita ei jää merkkaamatta.
Toiminnan kannattavuuden näkökulmasta Kauppi pitää erityisen tärkeänä, että Ultima on mahdollistanut töiden tehokkaan organisoinnin sähköisillä työkaluilla ja minimoinut hävikin.
– Mobiili on suoraan sellainen työkalu, jolla porukka saadaan hallintaan. On äärimmäisen tärkeää, että työtilaukset saadaan tallennettua järjestelmään heti. Ennen työtilaukset kirjattiin paperille ja hyvin todennäköisesti työnjohdolta unohtui tehdä kaikista tilaus, ja niiden lappujen kanssa pyöriminen on kaikkea muuta kuin tehokasta. Kyllä tehostuminen on suurin etu Ultimassa. Toinen on sitten tavarahävikki, enää ei jää merkkaamatta tavaraa sillä lailla kuin ennen muinoin.
Tarjoukset kustannusten mukaan
HSK Sähkössä on aina panostettu tarjouslaskentaan, mutta Ultiman myötä prosessi on nopeutunut ja tarkentunut.
– Tarjouslaskenta on älyttömän tarkka ja kustannus selkeästi tiedossa. Tarjous on helpompi tehdä ja uskaltaa laittaa tiukempia tarjouksia menemään, kun tietää, milloin matalampi hinta olisi suoraan katteesta pois. Tarjouksesta näkee nopeasti mistä hinta muodostuu ja rivikohtaisen hintamuodostuksen kautta sitä on helppo säätää, jos säätämistä on. Lisäksi tarjouksia on helppo alkaa tehdä käyttämällä valmiita paketteja ja positioita.
Iso muutos on tapahtunut myös siinä, millä perusteella tarjouksia lasketaan. Tuntiperusteisesta hinnoittelusta on siirrytty kustannushinnoitteluun.
– Jos ajatellaan työmassaa kustannusten eikä tuntihinnan kautta, arvioidut kustannukset pitävät paremmin paikkansa. Mitä olen asiaa seurannut, niin tulevat kustannukset ovat nyt huomattavasti tarkemmin tiedossa. Aiemmin laskentaprosessi oli erilainen: Työn osalta ei laskettu kustannushintaa, vaan joku arvattu työpaketti tai laskutustunti ja siihen katetta päälle. Sehän ei perustu lainkaan oikeaan kustannukseen. Siitä ehkä suurin ero tulee perinteiseen malliin.
Usean toimipisteen välistä toimintaa on helpottanut, että Ultimalla pystytään laskemaan samaa tarjousta ja vaikka samaa pakettia yhtä aikaa. Tarjouslaskenta on myös nopeutunut merkittävästi.
– Siitä ei tulisi mitään, jos emme pystyisi tekemään asioita monelta toimipisteeltä samaan aikaan. Viime aikoina markkina on ollut aika tiukka ja tartuntaprosessi on mennyt alemmas. Ultimalla on pystytty jättämään samalla porukalla valtavasti enemmän tarjouksia kuin aikaisemmin. Siinä mielessä tuo työkalu on ollut meille äärimmäisen tärkeä, ettei tule mitään sukelluksia, vaan jää tarpeeksi töitä käteen.
Urakkalaskennasta voitettujen kohteiden tarvikemassat siirretään Ultiman ostotarpeisiin, jossa ostot suunnitellaan ja kilpailutetaan.
– Hintavertailulla on suuri merkitys ja varsinkin sillä, että näkee ostavansa oikealla hinnalla.
Mielikuvat ja todellisuus samoille raiteille
Ultiman seurantatyökaluja hyödynnetään toiminnan arviointiin projekti- ja yritystasolla.
– Projektinhallinnassa olemme kannustaneet työnjohtoa seuraamaan omia projektejaan. On äärettömän kätevää nähdä reaaliajassa, missä projekti menee. Nyt osaamme ajoissa oikaista, jos jokin asia menee sivuraiteille. Nykyinen tapa on huomattavasti mukavampi kuin vanha malli, että katsotaan tilinpäätöksestä miten kävi.
Yritystasolla Kauppi on innostunut Ultiman data-analysaattorista, jolla pystyy tutkimaan tarkasti, mistä esimerkiksi yrityksen liikevaihto tai kulut muodostuvat.
– Olen kyllä tykännyt data-analysaattorista, se on äärimmäisen hyvä. Sieltä saa ehkä helpommin haluamansa tiedon, kuin jostain laajemmasta raportista. Kun tieto tulee sinnekin reaaliajassa, on helppo katsoa, mistä meidän pakettimme ja tulomme muodostuvat. Samoin on helppo laittaa järjestykseen kuluerät. Onhan sieltä moniakin pieniä ahaa-elämyksiä tullut.
Ja millaisia nuo ahaa-elämykset sitten ovat olleet? Esimerkiksi Kauppi kehottaa yrittäjää listaamaan kymmenen isointa asiakastaan tai työmaataan. Monikaan ei näitä ihan oikeasti tiedä.
– Kun katsoin liikevaihtoa asiakkaittain, niin tulipa vaan yllätyksiä, että tuokinko on suurimpien listalla. Tai jotain asiakasta on pitänyt niin sanotusti hyvänä asiakkaana, niin ei se olekaan. Kyllä tällä mielikuva ja todellisuus paremmin aukenevat.
Menestyksen edellytys
Ja jotta pystytään keskittymään kasvuun ja kannattavuuteen, täytyy perustan olla kunnossa. Tästä huolehtii Ultima automatisoimalla perustoiminnot, tehostamalla työskentelyä kaikilla osa-alueilla ja tarjoamalla reaaliaikaista tietoa.
– Vanhoilla systeemeillä käytännön mahdottomuus alkoi olla vastassa. Pelkästään ostolaskujen kierrättäminen oli niin raskas prosessi, että siitä oli tehokkuus kaukana. Jos haluaa olla kilpailukykyinen ja kasvaa markkinoilla, nykyisillä hinnoilla ja pienillä katteilla kasvaminen ei ole mahdollista, jos ei ole toimivat järjestelmät käytössä. Ultimalla mitään asiaa ei tarvitse tehdä kahteen kertaan ja rima nousee niin korkealle, että muissa järjestelmissä vaadittava Excelien veivaaminen alkaa tökkiä. Ultima on ollut yksi edellytys sille, että kasvumme on ylipäätään ollut mahdollista.