"Raporttien ajantasaisuus on ihan hemmetin hyvä asia. Edellisessä elämässä todellisen tai edes suuntaa-antavan lukeman sai 1,5 kuukauden välein. Nyt pystyn koko ajan luottamaan tuloslaskelmaan ja seuraamaan tilannetta huomattavasti paremmin."
Kelvitec Oy aloitti toimintansa vuonna 2017, kun Mikko Rissasen perustama LVI-alan yritys Varipro Kiinteistöpalvelut Oy osti pitkään Kuopiossa toimineen Eristys-Kelvin Oy:n liiketoiminnan. Toiminnan lähtökohtana on taata asiakkaalle mutkaton palvelupolku tarjoamalla teknisen eristyksen, palokatkojen ja lvi-asennusten lisäksi asiantuntijapalveluita asiakkuuden eri vaiheisiin.
– Palvelupolun kehittämisen ajatus on oikeastaan ollut itselläni ihan urani alkuajoista lähtien. Vuosien varrella olen kokenut ongelmaksi, että yleensä teknisellä ja kiinteistöpuolella koneet, laitteet ja kiinteistöt ovat kauhean mukavia insinööreille. Valitettavan usein asiakas ja kiinteistön käyttäjä kuitenkin unohtuu ja jää toissijaiseksi koko prosessissa.
Lähtökohtana yksi kokonaisratkaisu
Kun Varipro alun perin perustettiin, oli lähtökohtaisesti selvää, että yrityksen toiminnanohjaukseen haetaan yhtä kokonaisratkaisua. Hallinnoituaan aiemman uransa aikana parhaimmillaan 150 kiinteistöpuolen työntekijän joukkoa pirstaleisilla järjestelmillä, ei Rissasella ollut halua lähteä vastaavaan oman yrityksen puitteissa. Admicom Ultima löytyi lopulta googlettamalla ja keskustelu Admicomin myyjän kanssa teki valinnasta helpon.
– Kaikki natsasi mitä oltiin haettu ja tarjouskin vastasi hinta-laatusuhteeltaan saamaani käsitystä järjestelmästä. Meille johtoajatuksia valinnassa olivat sähköinen ostolaskujen käsittely ja nopea laskunkierto, sujuva myyntilaskutus ja helppo työmääräinten käsittely. Lähtökohta oli, ettemme lähde millään sunnuntaiversiolla tekemään laskutusta ja työmaiden hallintaa. Oli tietoinen valinta, että täytyy olla sellainen järjestelmä, josta saa tosi paljon irti.
Ultima otettiin Variprolla käyttöön heti yrityksen perustamisen aikoihin syyskuussa 2015.
– Käyttöönotto meni joustavasti ja oli nopeaa, kun meillä ei ollut mitään valtavaa kirjanpitohistoriaa siirrettävänä. Meillä oli kouluttajamme kanssa sovittu tietyt puhelinsessiot, joiden aikana teimme yhdessä etätyöpöytäyhteydellä toimenpiteitä ja kävimme asioita läpi. Kaikki sujui tosi hyvin suunnitellun mukaan, eikä mitään ongelmia ollut.
Käyttöönoton yhteydessä sovittiin ulkopuolisen kirjanpitäjän kanssa, että hän ryhtyy hoitamaan yrityksen palkanlaskennan ja kirjanpidon tuntitöinä. Yrityskaupan myötä päästiin vertailemaan kahden saman kokoluokan yrityksen lukuja keskenään ja todettiin, että kirjanpidosta saavutettava kustannussäästö on merkittävä.
– Variprolla ohjelmistokustannukset olivat korkeammat kuin Eristys Kelvinillä, mutta kun rinnalle otettiin kirjanpitokulut, kustannus olikin sama. Ultima tekee niin paljon asioita valmiiksi, ettei kirjanpitäjälle jää enää paljon tehtävää ja se säästää ihan älyttömästi kirjanpitokustannuksia. Nyt kun molempien yritysten toiminta saadaan Kelvitecin puitteissa Ultimaan, saamme tehoja irti jo pelkästään siitä, että kirjanpitokustannukset laskevat merkittävästi.
Kuinka varmistat sujuvan käyttöönoton? Lue vinkit ilmaisesta oppaasta >>
Lisää asentajien ymmärrystä toiminnasta
Työtilausten hallinta on Kelvitecillä tärkeässä roolissa, sillä vuositasolla niitä toteutetaan satoja. Siksi se oli myös tärkeä valintakriteeri ohjelmistolle.
– Tilausmäärä vaatii paljon hallinnoimista ja senkin takia on hemmetin hyvä juttu, että kaikki tiedot ovat yhdessä järjestelmässä. En olisi mitenkään pystynyt hallitsemaan kaikkia tilauksia ilman Ultimaa ja niitä olisi todennäköisesti jäänyt hirveästi laskuttamatta.
Asiakkaan soittaessa työtilauksen, tiedot kirjataan saman tien Ultimaan ja jaellaan asentajille pääasiassa työpoolin kautta. Asentajat kirjaavat työnsä tilaukselle ja hakevat usein myös tarvikkeet tukusta. Osallistuminen toimintaan pelkkiä asennustöitä laajemmin lisää myös asentajien ymmärrystä yrityksen toiminnasta.
– Asentajille on painotettu, että aina tavaraa haettaessa on annettava tilausnumero, jotta laskujen tiliöinti menee suoraan myyntilaskulle, eikä tarvitse selvitellä tarvikeostoja. Työmaalta lähdettäessä asentaja istahtaa autoon, ottaa tabletin käteen ja kirjaa päivän tapahtumat Ultimaan. Kun asentajat huolehtivat itse kirjauksista, he osallistuvat työtehtäviin syvällisemmin ja sitä kautta ymmärrys tekemiseen lisääntyy.
Asentajien saadessa oman osuutensa valmiiksi, siirtyy tieto valmiista tilauksesta Rissaselle, joka käy tiedot läpi ja laittaa laskun matkaan.
– Tämän järjestelmän etu on selkeästi se, että nopeasti ovt-laskut toimittavien tukkureiden tarvikkeet siirtyvät heti työmääräimelle ja kun asentaja merkitsee tilauksen valmiiksi, laskun saa matkaan saman tien. Meille se tarkoittaa nopeampaa kassavirtaa.
Sähköisellä toimintatavalla vältettiin paperikaaos
Yritystoimintaa käynnistettäessä ja toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa tavoitteena oli, ettei paperisia laskuja tai muitakaan dokumentteja pyöritellä, vaan tiedot käsitellään sähköisessä muodossa yhdessä paikassa.
– On merkittävä hyöty, että kaikki talouteen liittyvät asiat pyörivät sähköisesti samassa järjestelmässä. En varmaan olisi sitä kahden vuoden rumbaa saanut läpi ilman Ultimaa, sillä jo pelkkä osto- ja myyntilaskujen sekä muiden dokumenttien hallinta olisi ollut sula mahdottomuus. Meillä oli vuoden jälkeen pelkästään ostolaskuja noin 1600 kappaletta. Enhän minä sellaista määrää paperia olisi saanut edes mahtumaan konttorille. Nätisti voisi sanoa, että nyt on kaaos vältetty.
Rissasen mielestä Ultiman merkitys erityisesti ostolaskujen hallinnassa on iso ja sillä säästetään merkittävästi työaikaa.
– Ostolaskujen käsittely on ihan ehdoton ominaisuus: laskut saapuvat sähköisesti, ne on nopeasti tiliöity ja hyväksytty, laskurivejä pystyy helposti jakamaan useammalle työmaalle ja laskut löytyvät tarvittaessa nopeasti arkistosta. Tältä osin meillä ei pyöri papereita ja jos joku on vahingossa lähettänyt paperilaskun, siitä ehtii todennäköisesti tulla myös maksumuistutus, koska postilaatikolla meillä ei ole tarvetta käydä.
– Ei minun aikani olisi riittänyt perinteiseen tapaan, jossa lasku tulee postissa ja siitä syötetään erinäisiä tietoja järjestelmään. Olemme pieni yritys, eikä meillä ole myöskään varaa palkata täysipäiväistä sihteeriä konttorille istumaan ja naputtelemaan lippulappujen tietoja koneelle, vaan kirjausten on oltava mahdollisimman pitkälle automatisoituja.
Rissasella on kokemusta myös vanhanaikaisesta toimintatavasta laskujen käsittelyssä ja nykyratkaisuilla on otettu aimo harppaus eteenpäin 2000-luvun alusta.
– Olen 2000-luvun alkupuolella työskennellyt yrityksessä, jossa litteroitiin laskut käsin ja toimitettiin sihteerille, joka ensin naputteli ne järjestelmään ja sitten käsitteli siitä eteenpäin. Jos ajattelee kehityskaarta tähän päivään, niin onhan se aika huimaa, että nykyään me oikeasti kännykällä hyväksytään saapuneita laskuja ja laitetaan myyntilaskuja eteenpäin.
Tutustu talotekniikkayrityksille tärkeimpiin Ultiman työkaluihin 15 min. demovideon avulla. Katso video täältä >>
Ketteryyttä ja nopeutta toimintaan
Kokonaisuudessaan yrityksen toiminnasta on tarkka kuva, kun asioita pystytään seuraamaan tarkasti.
– Laskutus ja ostojen kertymä ovat käytännössä ne asiat, joita seuraan erityisen aktiivisesti. On älyttömän hyvä päästä seuraamaan kuluja takaperin, kun pystyn porautumaan syvälle lukuihin ja avaamaan ne tarkasti, jolloin voin tarvittaessa puuttua virheisiin. Lisäksi laskuttamattomat työt voi tarkistaa nopeasti.
Ostojen ja laskutuksen lisäksi Rissanen seuraa säännöllisesti tuloslaskelmaa ja tasetta. Reaaliaikainen tieto yrityksen tilanteesta tuo varmuutta toimintaan.
– Raporttien ajantasaisuus on ihan hemmetin hyvä asia. Edellisessä elämässä todellisen tai edes suuntaa-antavan lukeman sai 1,5 kuukauden välein. Nyt pystyn koko ajan luottamaan tuloslaskelmaan ja seuraamaan tilannetta huomattavasti paremmin. Erityisesti kuun loppua lähestyttäessä tuloslaskelmaa tulee vilkuiltua useinkin, jotta näkee, onko syytä paniikkiin vai voidaanko ottaa vähän rennommin.
Tarkan ja ajantasaisen seurannan ansiosta liiketoiminnan kokonaisuus pysyy paremmin hyppysissä.
– Se tuo toimintaan ketteryyttä ja nopeutta, eikä tarvitse arvailla tilanteita. Ultimalla pysyy kokonaisuus huomattavasti paremmin hanskassa ja pystyy ohjaamaan toimintaa fiksummin. Pystyn pitämään langat käsissä sillä tavalla, että tiedän koko ajan yrityksen tilanteen. Kun järjestelmä vielä toimii internet-yhteydellä missä vaan, ei firman pyörittäminen vaadi aina konttorilla pyörimistä.