"Nyt pystyy vähän harrastamaankin, kun pääsee illalla aikaisemmin kotiin, eikä tarvitse toimistolla roikkua iltakahdeksaan joka päivä."
Rovaniemellä toimiva LVI-Lämsä Oy sai alkunsa 1990-luvun laman aikaan. Parinkymmenen vuoden aikana toiminta on laajentunut ja nykyään yritys työllistää jo noin 40 henkilöä.
Hanakat-ketjuun kuuluva yritys tekee monipuolista LVI-alan toimintaa, johon kuuluu perusputkityöt, ilmalämpöpumppuasennukset, maalämpöasennukset, ilmanvaihtotyöt ja myymälätoiminta. Yrityksellä on myös rakennuspeltiverstas, jossa tehdään rakennusten julkisivu- ja listoituspeltejä.
Ultimalla otettiin kokonaisuus hallintaan
Monipuolisen toiminnan vuoksi LVI-Lämsällä oli ollut haasteita pitää kokonaisuus hallinnassa ja tästä syystä yrityksessä vaihdettiin toiminnanohjausjärjestelmä kokonaisvaltaiseen Admicom Ultimaan (ent. Adminet) vuonna 2015.
– Toiminnan paketissa pitäminen oli ollut haastavaa ja sen takia lähdinkin monen vuoden haistelun jälkeen kokeilemaan, saisimmeko kokonaisuuden paremmin hallintaan Ultimalla. Olin pikkuhiljaa perehtynyt asiaan ja lopulta otimme Ultiman käyttöön syksyllä 2015. Käyttöönotto oli hyvin organisoitu: kaikki toimenpiteet oli mietitty valmiiksi Admicomin päässä, joten meillä ei ollut mitään ongelmia, kun h-hetki koitti ja järjestelmä vaihtui. Opettelua oli tietenkin kaikilla, mutta firman juoksevat asiat saatiin saman tien rullaamaan, toimitusjohtaja Risto Lämsä kertoo.
Ultiman valinnan taustalla vaikuttivat erityisesti sähköiset ja automatisoidut toiminnot sekä tarkka seuranta. Aiemmalla ohjelmistolla eri työvaiheita piti tehdä käsin, joten illat kuluivat toimistolla. Myöskään seurantatietoja ei saatu riittävän tarkasti ja ajantasaisesti.
– Meillä on niin paljon tapahtumia, että ennen minulla oli täällä vähintään sellainen 10–15 cm laskupino odottamassa joka viikko ja illat menivät niitä vatvoessa. Se työllisti hirveästi ylimääräistä. Päivällä laskuihin ei voinut keskittyä, kun piti hoitaa juoksevia asioita. Emme myöskään saaneet tietoa, miten eri toiminnot etenevät, joten halusimme ratkaisun, jolla saisimme narut paremmin käsiin seurantaa varten.
Sähköinen toimintatapa helpotti arkea
Ennen Ultiman käyttöönottoa erityisesti keikkatöiden hallinta oli haastavaa, kun kaikki tilauksiin liittyvä tieto käsiteltiin paperilla. Työmääräimet, asentajien tuntikortit, tarvikekirjaukset, ostolaskut ja laskutus olivat paperilla ja tiedot kirjattiin manuaalisesti tarvittaviin paikkoihin. Nykyään kaikki tieto on sähköisessä muodossa ja keikkamiehille on hankittu padit, joilla he voivat käsitellä tietoja työmaalla ollessaan.
– Keikkatöiden hallinta on helpottunut paljon. Enää tieto ei ole paperilappusilla, vaan kaikki on selkeästi Ultimassa. Kun asentajat merkkaavat kohteelle myös tunnit heti työmaalla, ne tulee laskutettua oikein ja kaikki ovat tyytyväisiä.
Tilausketjun loppupäässä töiden hallintaa ovat helpottaneet sähköisiin tuntikirjauksiin ja laskuihin siirtyminen.
– On merkittävä muutos, että nyt pystyn nopeasti vaikka viikonloppuna sohvalta katsomaan kaikkien kavereiden tuntikirjaukset ja hyväksymään palkat maksatukseen. Ennen se ei ollut mitenkään mahdollista. Aiemmin pyöriteltiin paperilappuja ja aikaa meni niitä tarkistaessa ja kohdistaessa työmaille. Ensin kirjanpitäjä pisti palkanlaskennan kuntoon ja sitten minun piti vielä erikseen katsoa tunnit läpi. Nyt on paljon helpompaa, kun palkanlaskenta on automatisoitu ja tunnitkin kohdistuvat itsestään oikeisiin paikkoihin.
Osto- ja myyntilaskujen käsittelyn kannalta muutos on ollut merkittävä.
– Myyntilaskuille kokosin käsin tiedot tuntikorteilta, ostolaskuilta ja asentajien tuomilta paperilapuilta. Sen jälkeen laskut tulostettiin ja postitettiin. Ostolaskut käsiteltiin aiemmin siten, että kirjanpitäjä syötti ne koneelle ja minun piti tarkistaa illat pitkät, että kaikki on oikein ja huolehtia edelleen laskuttaminen. Tuollaista ylimääräistä työtä on ollut paljon, mutta nyt nuo toimenpiteet ovat jääneet kokonaan pois. Toimintamme kannalta merkittävin muutos ovat olleet sähköiset tuntikortit sekä täysin sähköinen laskujen ja kaikkien muidenkin tietojen käsittely. Nyt paperit ovat minimissään. Sitä kautta ovat tehostuneet työt työmailla ja myös täällä toimistossa.
Tutustu talotekniikkayrityksille tärkeimpiin Ultiman työkaluihin 15 min. demovideon avulla. Katso video täältä >>
Tarkka seuranta tehosti työntekoa
Sähköisten toimintatapojen ohella toinen muutosta vaatinut asia LVI-Lämsällä oli seuranta, sillä aiemmin eri toiminnoista oli hankala saada paikkansa pitävää tietoa.
– Ennen seuranta oli yksi iso sekametelisoppa. Piti tehdä hirveä selvitystyö, jos joku asia näytti huonolta ja halusi selvittää syyn. Näimme vain kokonaisuuden, joten yksittäisten toimintojen tilannetta ei voinut tietää. Ennen seurattiin vain urakkakohteita sekä niihin meneviä työtunteja ja materiaaleja. Kaikkea muuta oli mahdotonta seurata.
– Nyt eri osioiden tuloksellista kehitystä pystyy seuraamaan ihan eri tavalla. Näen koko ajan, missä on menossa myymälä- ja keikkapuoli, peltipuoli tai urakkatyöt yleisellä tasolla. Lisäksi pystyn seuraamaan yksittäisiä tilauksia. Jos jossakin alkaa tuotto näyttää huonolta, pääsen helposti kaivautumaan ongelmakohtaan, jos sellainen on. Se on näppärää, kun pääsee helposti tietoihin käsiksi ihan viimeisimpään nippaan asti.
Tarkan seurannan ansiosta yrityksessä on pystytty kehittämään toimintaa ja korjaamaan havaittuja ongelmakohtia. Lämsä arvioi myös, että reaaliaikaisuuden ansiosta työnteko on tehostunut.
– Nyt kun pääsee ihan yksittäisenkin keikan töihin ja tarvikkeisiin helposti käsiksi, esiin on noussut erilaisia kehitystarpeita ja kehitystä on myös tehty. Esimerkiksi kiinteällä hinnalla tehdyistä tarjouksista näkee heti, kohtaavatko laskenta ja todellisuus. Ultima on myös tehostanut työajan käyttöä asentajilla ja he merkkaavat paremmin tuntinsa oikeille kohteille, kun tunnit syötetään järjestelmään heti työmaalla. Kun tuntilaput täytettiin aiemmin kahden viikon välein, niin sinnehän saattoi muistin varassa kirjoitella mitä sattuu.
Lämsä on tyytyväinen ajantasaiseen liiketoiminnan seuraamiseen myös laajemmassa mittakaavassa.
– Kyllähän seuranta on nyt hyvinkin tarkkaa. Saan myyntiraportit joka päivä ja kaikki muut automaattiraportit viikoittain. Ennen esimerkiksi tulos- ja taseraportteja ei otettu kuin tilinpäätöksen yhteydessä. Nyt tulee oikeat raportit kaikesta joka viikko ja se on kyllä hyvä homma.
Ota talteen vinkit kannattavuuden parantamiseen. Lataa ilmainen kannattavuusopas >>
Aikaa vapautui turhista töistä
Selkeytyneiden toimintatapojen ja tehostuneen seurannan lisäksi Ultiman hyöty on näkynyt erityisesti toimitusjohtajan ja kirjanpitäjän ajankäytössä.
– Kirjanpitäjältä on vähentynyt huomattava määrä töitä. Ennen hän kävi täällä suurin piirtein joka päivä, mutta nykyään ei enää tarvitse. Myös omalla kohdallani työmäärä on selkeästi vähäisempi. Töitä tulee joskus tehtyä illallakin, kun olen siihen tottunut, mutta nyt voin vaikka laskea tarjouksia kaikessa rauhassa. Arvioisin, että kuukausitasolla kaikesta ylimääräisestä säästyy noin kahden viikon työ. Nyt pystyy vähän harrastamaankin, kun pääsee illalla aikaisemmin kotiin, eikä tarvitse toimistolla roikkua iltakahdeksaan joka päivä.