"Nyt on jäänyt enempi aikaa ostamiseen, mikä on hirveän tärkeää. Ultiman kautta ostot hoituvat näppärästi aina ajantasaisilla hinnoilla. Onhan siinä merkittäviä säästöjä tullut."
Hanakat-ketjuun kuuluva Savon LVI-Talo Oy toimii kahden toimipisteen voimin Kuopiossa ja Lapinlahdella. Molemmilla paikkakunnilla on myymälät sekä urakointia ja huoltotoimintaa.
- Urakointipuolella teemme paljon uudis- ja saneerauskohteita kerrostaloissa, mutta silti työt vaihtelevat laidasta laitaan, kertoo yrittäjä Heikki Luomi.
Yrityksessä otettiin Admicom Ultima (ent. Adminet) käyttöön noin kymmenen vuotta sitten, sillä aiemmin käytössä ollut ohjelma ei enää pystynyt vastaamaan kehittyvän yrityksen tarpeisiin.
Katso video:
Laskutuksessa huima kehitys
Ennen Ultimaa laskut saapuivat paperisina Savon LVI-Talon molempiin toimipisteisiin. Niiden käsittely vaati molemmissa paikoissa henkilökunnan työpanosta, kun laskut piti avata kuoristaan, näpytellä ohjelmaan ja maksaa käsin.
– Ei siinä ollut mitään järkeä. Toimiston puolelle ei ole lisätty henkilömäärää ja pärjäämme paljon paremmin. Nyt pääsee jopa viideltä lähtemään kotiin, eikä tarvitse työpäivän jälkeen jäädä aukomaan ja tarkistamaan laskuja. Ostolaskuissa niiden kierto, tarkistaminen, hyväksyntä ja edelleenlaskutus on tehostunut huomattavasti. Sillä puolella varmaan on suurin muutos tapahtunut.
Myynnin puolella laskutus ja rahankierto on nopeutunut, kun maksut ovat aina ajan tasalla. Omien laskujen maksukin hoituu helpommin, kun saatavat tulevat nopeammin tilille.
– Nyt laskut lähtevät heti, kun aiemmin lähetteitä kerättiin johonkin ja laskutettiin, kun niitä oli riittävästi. Ennen saattoi olla sellaisia vitosen tai kympin lappuja, joita kukaan ei viitsinyt laskuttaa ja niitä kun rupeaa riittävästi olemaan, niin siinä on aika monta tonnia. Niitä jäi roikkumaan ja varmaan laskuttamattakin. Nyt kun esimerkiksi joku hakee tavaraa kassalta tilimyyntiin, se menee heti laskutukseen, oli osto sitten euron tai satasen. Sillä puolella on kyllä tapahtunut huomattava muutos. Meidän oli ihan pakko tehdä jotain, että saadaan raha kiertämään nopeammin ja ostolaskujen käsittely tehokkaammaksi. Se on ollut kyllä huima kehitys. Siltä puolen meidän viivan alle jäävä eurokin on sitten vähän erilainen.
Kuinka voisit parantaa toimintasi kannattavuutta? Lue oppaasta ratkaisuja tyypillisiin kannattavuuden haasteisiin. Lataa ilmaiseksi >>
Kirjanpito ajantasalla
Aiemmin yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta teetettiin tilitoimistossa. Kaikki paperisena saapuneet laskut kerättiin kuukausittan mappiin ja toimitettiin tilitoimistoon, jossa kahden toimipisteen paperit käsiteltiin.
– Tilitoimistosta tuli tieto yleensä 1-1,5 kuukauden viiveellä. Se on aivan liian pitkä aika. Ja sitten siihen liittyen ostolaskujen etsiminen mapeista on aivan järkyttävää touhua. Nyt saan napin painalluksella kaikki näkyviin. Olen hyvin tyytyväinen.
Ennen myös palkat laitettiin tilitoimistoon sähköpostilla sen jälkeen, kun tunnit oli kirjattu paperisilta tuntikorteilta sähköiseen muotoon.
– Jossain vaiheessa sieltä sitten tuli takaisin sähköposti, jossa oli palkkanauhat. Sen mukaan näpyteltiin ne koneelle eri toimipaikkojen osalta, maksettiin, pistettiin palkkanauha kirjekuoreen ja postitettiin. Voit vain kuvitella, miten paljon kaikki tämä vei aikaa. Minulle riittää, että kirjanpito on ajan tasalla, tieto tulee ja asiat hoituu. Ei ole mitään mahdollisuutta seurata kaikkea ja sen takia pitää olla tällainen järjestelmä, johon voi luottaa.
Ei enää tuntilistakatastrofia
Ultiman käyttöönoton jälkeen asentajien tuntien kirjaus on hoitunut sähköisesti. Urakkamiehet täyttävät tuntinsa kotonaan, ne tulevat esimiehelle hyväksyttäväksi Ultimaan ja lähtevät siitä maksuun. Samoin tuntityöntekijät tekevät tuntilistansa kotikoneella tai käyvät toimistolla täyttämässä, jos kotona ei ole konetta. Asentajat ovat suhtautuneet asiaan erittäin hyvin.
– Se toimii älyttömän hyvin. Tietysti mitä nuorempi, sen herkemmin lähtee mukaan. Jotkut olivat aluksi vähän vastarannankiiskejä, mutta ei ole ollut heilläkään moitittavaa, kun ensimmäisen kerran tekivät ja oppivat homman. Aiemmin paperiset tuntilistat olivat ihan katastrofi, kun palkanmaksu lähestyi ja lappuja tuli joka puolelta. Minun piti siirtää käsin tiedot koneelle ja toimittaa tilitoimistoon, sama operaatio oli Lapinlahdella. Sellaiseen ei missään tapauksessa palata.
Myös asentajien töiden organisointi on ottanut harppauksen eteenpäin ja paperisesta tilauskalenterista on luovuttu. Asentajille merkataan huoltokeikat Ultiman yrityskalenteriin, jota ylläpitää kaksi myymälän työntekijää.
– Mitä olen kuunnellut noiden kahden sankarin juttuja toimistolla, niin he ovat olleet ihan innoissaan. Kalenterista näkee heti vapaat ajat ja pystyy kertomaan asiakkaalle, milloin ja mihin aikaan asentaja tulee. Kyllä huvitti kun oltiin messuja kasaamassa, niin tullut tilaus piti heti käydä merkkaamassa iPadillä kalenteriin, ettei toinen vaan toimistolla ehdi myydä sitä. Niillä on oikein kisa siitä, kumpi saa täyttää kalenterin.
Raporteista tieto toimintaan
Entiseen verrattuna Savon LVI-Talossa ollaan nykyään paremmin ajan tasalla yrityksen tilanteesta.
– Projektinseurantaa kyttään henkilökohtaisesti kovastikin. Lauantaina on mukava herätä ja alkaa tutkimaan sähköpostiin tulleita raportteja. Paljon tulee tietoa, mutta pitää hyödyntää ne raportit, joilla kokee jotakin tekevänsä. Eihän siellä kaikkea tarvitse tuijottaa. On vielä varmasti paljon hyödyllisiä asioita myös opettelematta. Tärkeää on oppia lukemaan raportit ja tehdä niiden pohjalta jonkinlaisia päätöksiäkin. Ei raportti sinänsä tee autuaaksi, vaan tieto pitää siirtää toimintaan.
Luomi on hyödyntänyt myös Adminetin asentaja-analyysiä, jolla pystyy seuraamaan asentajien työn tuottavuutta.
– Nyt olen seurannut raporteista asentajittainkin tätä elämää: Miten tunnit jakautuvat ja mitkä ovat eurot. Jonkinlaisia ahaa-elämyksiä sieltä on tullut ja se on auttanut myös mietittäessä, minkä tyyppiset työt kenellekin parhaiten sopivat. Seuraan myös urakkamiesten tuntien käyttöä ja töiden edistymistä. Kyllä sieltä palkkaukseenkin liittyviä asioita löytyy.
Tutustu talotekniikkayrityksille tärkeimpiin Ultiman työkaluihin 15 min. demovideon avulla. Katso video täältä >>
Käyttöön vaikka Kanarialla
Selainpohjaisuuden ansiosta Ultimaa voi käyttää missä vaan. Tätä ominaisuutta Luomi hyödyntää myös vapaa-ajalla.
–Ultima on niin ikävä järjestelmä, että tätä voi käyttää missä tahansa. Kyllä iPad tahtoo aueta lomallakin, kun minulla on vähän sellainen ongelma, että haluan saada tietoa. Jos olen lomalla, niin kyllä minä joka päivä aukaisen ohjelman ja käyn esimerkiksi ostolaskuja hyväksymässä, olin sitten Kanarialla tai mökillä.
Luomi toteaa, ettei työasioita toki pakko ole vapaa-ajalla hoitaa, vaan kaikki lähtee omasta halusta. Adminet kuitenkin antaa mahdollisuuden etäkäyttöön, jos sellainen tilanne tulee.
– Eihän sitä oikeasti tarvitse aukaista lomalla jos ei itse halua, mutta luulen että moni yrittäjä on itsekin niin kiinnostunut yrityksestään, että kyllä se vaan sen aukaisee.
Enemmän aikaa ostamiseen ja merkittäviä säästöjä ostohistorian avulla
Luomen arvion mukaan tyhjästä paperinpyörittelystä on vapautunut kaikkiaan aikaa vähintään 80 tuntia kuukaudessa.
– Aikaa säästyy sieltä todella paljon. Ennen kaikkeen paperinpyörittämiseen ei varmasti riittänyt kaksi tuntia päivässä, että siitä jos laskee, niin sellaiset 40 tuntia kuukaudessa on helposti jäänyt pois tyhjästä paperinpyörittämisestä. Eikä varmaan riitäkään. Ja tämä kaikki tietenkin kahteen kertaan, kun on kaksi toimipistettä.
Vapautuneella ajalla on kehitetty yritystä ja panostettu ostotoimintaan.
- Nyt on jäänyt enempi aikaa ostamiseen, mikä on hirveän tärkeää. Ultiman kautta ostot hoituvat näppärästi aina ajantasaisilla hinnoilla. Kun ostohistoria on helposti tarkasteltavissa, se auttaa hintaneuvotteluissa aika lailla. Onhan siinä merkittäviä säästöjä tullut. Nyt myös raha kiertää nopeammin ja ostolaskujen käsittely on tehokkaampaa. Se on ollut kyllä huima kehitys. Siltä puolen meidän viivan alle jäävä eurokin on sitten vähän erilainen.