Suuri rakennusalan ERP-opas - Käyttöönotto ja tehokas hyödyntäminen

Rakennusalan pk-yritykset kohtaavat yhä monimutkaisempia haasteita projektien hallinnassa, taloushallinnossa ja toiminnan tehostamisessa. Samaan aikaan kun tietotekniikka kehittyy, vanhat Excel-pohjaiset järjestelmät ja hajanainen tiedonhallinta muodostuvat kasvun esteeksi.

Tässä oppaassa kerromme käytännönläheisesti, mitä jokaisen rakennusalan yrittäjän tulisi tietää ERP-järjestelmän hankinnasta, käyttöönotosta ja hyödyntämisestä.

Havainnollistamme asioita rakennusalan tarpeisiin kehitetyn Admicom Ultima -toiminnanohjausratkaisun näkökulmasta.

Haluatko nähdä, miten ERP toimisi sinun yrityksessäsi? Ota yhteyttä tai varaa suoraan kalenterista ilmainen esittely!

Aluksi: Mikä on ERP-järjestelmä?

ERP (Enterprise Resource Planning, suomeksi toiminnanohjausjärjestelmä) kokoaa yrityksen keskeiset toiminnot yhteen paikkaan. Sen sijaan, että tiedot olisivat hajallaan eri ohjelmissa, taulukoissa ja papereissa, ERP tarjoaa yhden kokonaisuuden, jossa kaikki liiketoiminnan osa-alueet kytkeytyvät toisiinsa.

Tyypillisesti ERP-järjestelmään sisältyvät esimerkiksi taloushallinto, henkilöstöhallinto, varastonhallinta, osto ja myynti sekä projektinhallinta. Kun tieto kulkee saumattomasti näiden välillä, yrityksen arki helpottuu: laskutus perustuu toteutuneisiin työtunteihin, varastosaldot päivittyvät automaattisesti ja raportointi tarjoaa aina ajantasaista tietoa johtamisen tueksi.

Rakennusalalla ERP-järjestelmä on erityisen hyödyllinen, sillä projekteja on yleensä käynnissä useampia samanaikaisesti ja mukana on useita urakoitsijoita sekä alihankkijoita.

Keskitetty ERP tarjoaa reaaliaikaisen näkymän työmaiden tilanteeseen, kustannusten kertymiseen ja resursointiin. Tämä mahdollistaa paremman ennakoinnin ja vähentää riskiä, että projekti karkaa käsistä.

Miksi rakennusalan yritys tarvitsee toimialakohtaisen ERP-järjestelmän?

Rakennusprojektien hallinta on yrityksen kohtalonkysymys

Rakennusalalla noin 90 prosenttia sekä ajasta että kustannuksista liittyy projekteihin. Tämä tekee projektinhallinnasta kriittisen tekijän koko yrityksen kannattavuudelle. Ilman kunnollista ERP-järjestelmää tieto on pirstaleina, jolloin virheet kasaantuvat ja katteesta katoaa prosentteja huomaamatta.

ERP:n avulla kaikki projektitiedot keskittyvät yhteen paikkaan. Työntekijät voivat kirjata tunnit suoraan työmaalta, projektipäällikkö näkee reaaliaikaisesti budjetin tilanteen ja johto saa kokonaiskuvan yrityksensä kannattavuudesta. Kun projektien tiedot kulkevat automaattisesti tarjouksesta toteutukseen ja laskutukseen, manuaaliset virheet vähenevät merkittävästi.

Esimerkki: Ilman ERP-järjestelmää johdolla ei ole selkeää näkymää urakkakohtaisiin kustannuksiin ennen kuin projekti on ohi ja luvut laskettu jälkikäteen. ERP:n avulla jokaisen projektin kannattavuudesta ollaan jatkuvasti kartalla ja ongelmat huomataan ajoissa korjattaviksi.

Asiakkaan kokemus: Rakennus Kaseva

”Koska laskujen tiedot siirtyvät välittömästi hyväksynnän jälkeen myös kustannusseurantaan, tiedämme koko ajan, paljonko meillä on laskuja kierrossa ja kustannukset ovat tarkasteltavissa reaaliaikaisesti.”

Lue koko asiakastarina >>

ERP tekee arjesta sujuvampaa

Kuvittele työnjohtaja, joka ennen kulutti tuntikausia viikossa papereiden pyörittelyyn. Nyt hänen työnsä sujuu tehokkaammin, kun ERP hoitaa automaattisesti osan tiedonkeruusta ja raportoinnista. Työtunnit ja tarvikkeet kirjautuvat suoraan puhelimelta, ja tieto kulkee välittömästi koko organisaatioon.

Moderni rakennusalan ERP tuo arjessa selkeitä parannuksia:

• Vähemmän puheluita: Kun tieto on kaikkien nähtävillä reaaliajassa, turhat selvittelyt vähenevät murto-osaan
• Paperityön karsiutuminen: Tunnit kirjataan suoraan työmaalla, dokumenttien uusimmat version tallennetaan digitaalisesti
• Nopeampi laskutus: Projektitiedot siirtyvät automaattisesti laskulle ilman käsin syöttämistä
• Selkeä kokonaiskuva: Johto näkee yhden järjestelmän kautta kaikkien projektien tilanteen
• Vähemmän virheitä: Automaattinen tiedonkulku eliminoi käsin kirjaamisen virheet

Mistä tunnistaa nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän?

Katso 6 kriteeriä oppaasta >>

Mitä rakentamiseen erikoistettu ERP tarjoaa verrattuna yleisratkaisuun?

Toimialakohtainen ERP sisältää valmiina juuri ne työkalut, joita rakennusalalla tarvitaan päivittäin:

• Maksuerätaulukot ja vaiheittainen laskutus: Rakennusprojektissa laskutus ei tapahdu kerralla vaan useissa erissä työn edetessä. Ultima osaa automaattisesti muodostaa oikeat laskut oikeaan aikaan ja muistuttaa, ettei mikään maksusuoritus jää tekemättä.
• Litterat ja työvaiheseuranta: Projektien kustannukset kohdistetaan tarkasti eri työvaiheille ja litterakohtaisesti, mikä mahdollistaa tarkan kannattavuusseurannan ja auttaa tunnistamaan tappiollisia työvaiheita.
• Aliurakoitsijoiden hallinta: Aliurakoitsijoiden työt, laskut ja dokumentit linkittyvät pääurakointiprojektiin automaattisesti. Myös tilaajavastuun dokumentointi hoituu järjestelmässä.
• TR-mittaukset ja työmaadokumentaatio: Työturvallisuusmittaukset, työmaapäiväkirjat ja viranomaisraportointi syntyvät järjestelmässä ilman erillistä kirjanpitoa.
• Valttikorttijärjestelmä: Työntekijöiden veronumeroiden ja läsnäolon seuranta integroituu suoraan projektinhallintaan.

Geneerisessä ERP:ssä nämä toiminnot joko puuttuvat kokonaan tai ovat maksumuurin takana. Jos rakennusalalle tärkeitä toimintoja joudutaan hallitsemaan osaratkaisuilla, tieto pirstaloituu, virheiden riski kasvaa ja henkilöstön aikaa tuhlautuu täysin turhaan työhön.

Suurin riski: lisätöiden jääminen laskuttamatta

Yksi suurimmista riskeistä rakennusalalla on lisätöiden ja muutostöiden jääminen laskuttamatta. Kiireessä sovitut lisätyöt unohtuvat helposti, kun tieto ei kulje järjestelmällisesti. Yhden unohdetun lisätyön arvo voi olla tuhansia euroja, mikä syö suoraan projektien katetta.

ERP-järjestelmä eliminoi tämän riskin muistuttamalla automaattisesti laskuttamattomista töistä ja pitämällä kirjaa kaikista projektiin kohdistuvista kustannuksista ja työtunneista. Kun kaikki projektitapahtumat kirjautuvat samaan järjestelmään, mikään ei jää huomaamatta.

Asiakkaan kokemus: Rakennustoimisto Teohalli

”Lisätöitä tulee urakkatyömailla väistämättä, joten ne täytyy pystyä pitämään järjestyksessä. Itse avaan lisätyötilaukset mobiililla heti työmaalla, jolloin mitään ei pääse unohtumaan ja saadaan työntekijöiden tuntikirjaukset kohdistettua niille oikein joka päivä. Ennen kirjauksia alettiin muistelemaan tilikatkon yhteydessä, joten varmasti meni lisätyötunteja urakan piikkiin, kun niitä jäi kirjaamatta ja laskuttamatta.”

Lue koko asiakastarina >>

ERP:n hankinnan suunnittelu: Mistä aloittaa ja mihin kiinnittää huomiota?

Tunnista tarve – milloin on oikea aika investoida ERP:iin?

Seuraavat merkit kertovat, että ERP-järjestelmä voisi tehostaa liiketoimintaa merkittävästi:

• Tieto on hajallaan: Excel-taulukot elävät omaa elämää, tuntikirjaukset tehdään paperilla ja laskutus perustuu arvailuun. Virheet kasaantuvat ja kokonaiskuva puuttuu. Projektin todellinen kannattavuus selviää vasta kuukausia myöhemmin.
• Tiedon saaminen kestää: Projektin tilanne, kustannukset tai työmaan edistyminen eivät näy heti. Päätökset tehdään vanhan tiedon perusteella ja mahdolliset ongelmat huomataan liian myöhään.
• Samoja asioita kirjataan moneen paikkaan: Työtunnit kirjataan ensin paperille, sitten Excel-taulukkoon ja lopulta palkanlaskentajärjestelmään. Jokainen siirtovaihe lisää virheiden mahdollisuutta ja kuluttaa aikaa.
• Prosessit eivät skaalaudu: Yritys kasvaa, mutta hallinto ei pysy perässä. Uusi projekti voi kuormittaa hallinnon äärirajoille, eikä resurssien lisääminen tunnu ratkaisevaan perusongelmaa.
• Johtaminen on reaktiivista: Päätöksiä tehdään jälkikäteen, ei ennakoiden. Budjettiylitykset selviävät vasta kun on liian myöhäistä korjata tilannetta.

Ei ole olemassa tiettyä “oikeaa aikaa” – Mitä aiemmin ERP-järjestelmän ottaa käyttöön, sitä parempi.

Kartoita tavoitteet ja valitse oikea kumppani

ERP-hankinnan onnistuminen alkaa tavoitteiden selkeyttämisellä. Mitkä prosessit sakkaavat nyt? Mitä hyötyjä haet? Paljonko olet valmis investoimaan, ja mikä on tavoiteltu ROI?

Suositus on laatia kirjallinen lista tarpeista ja toiveista. Mitä järjestelmän pitää tehdä? Mitkä integraatiot ovat välttämättömiä? Mitkä raportit tarvitaan johtamisen tueksi?

Rakennusalalla on erityisen tärkeää varmistaa, että toimittajalla on alan tuntemusta. Monet asiat, kuten työehtosopimusten vaikutus palkanlaskentaan, tilaajavastuun dokumentointi tai TR-mittausten hallinta, ovat rakennusalalle ominaisia. Parhaimmillaan toimittaja ymmärtää nämä erikoispiirteet ilman, että kaikkea tarvitsee selittää alusta.

Kumppania valittaessa suosi laajaa osaamista. Esimerkiksi taloushallinnon ymmärrys on tärkeää, sillä ERP vaikuttaa yrityksen koko liiketoimintaan. Admicom on erikoistunut nimenomaan rakennusalalle, joten toimialan erityispiirteitä ei tarvitse selittää – ne ovat sisäänrakennettuja.

Onko ERP investointi, joka maksaa itsensä takaisin?

ERP ei ole kulu vaan investointi parempaan tuottoon tulevaisuudessa. Kustannusrakenne muodostuu yleensä kuukausittaisista käyttömaksuista ja käyttöönottopalveluista, mutta hyödyt näkyvät usein jo ensimmäisen vuoden aikana.

Konkreettisia säästöjä syntyy monesta lähteestä:

• Laskutuskatteen paraneminen: Lisätyöt eivät jää laskuttamatta kun järjestelmä muistuttaa niistä automaattisesti
• Hallintokustannusten lasku: Automaatio vähentää manuaalista työtä merkittävästi. Sama henkilöstömäärä pystyy hoitamaan suuremman liikevaihdon
• Virhekustannusten väheneminen:Tiedon kulkiessa automaattisesti inhimilliset virheet vähenevät
• Kassavirran paraneminen: Nopeampi laskutus ja parempi maksuehtojen seuranta
• Päätöksenteon laadun paraneminen: Reaaliaikainen tieto mahdollistaa oikeat päätökset oikeaan aikaan

ERP:n arvo näkyy tuloslaskelman jokaisella rivillä. Se ohjaa myyntiä tarkemmalla tarjouslaskennalla, parantaa liikevaihdon toteutumista tehokkaammalla laskutuksella ja pienentää kustannuksia automaatiolla.

Pk-yrityksissä investointi voi maksaa itsensä takaisin usein alle vuodessa, kun huomioidaan kaikki suorat ja epäsuorat hyödyt.

Asiakkaan kokemus: SRH Rakennus
”Sanoisin, että Ultima on vapauttanut aikaa neljä päivää viikossa, eli valtaosa toimistotöistä on jäänyt pois. Ihan jo sitä kautta tämä ohjelma maksaa itsensä takaisin, kun minulla säästyy niin paljon aikaa toiminnan kehittämiseen – ja olisin kyllä muutenkin valmis maksamaan siitä, että minun on hyvä olla.”

Lue koko asiakastarina >>

ERP-järjestelmän käyttöönotto askel askeleelta

1) Suunnittelu ja lähtötilanteen kartoitus

Onnistunut käyttöönotto alkaa selkeästä projektiryhmästä, jossa on edustajat kaikista osastoista. Monipuolinen osallistuminen sitouttaa henkilöstöä ja varmistaa, että jokaisen osaston tarpeet tulevat huomioiduksi.

Johdon rooli on kriittinen jo alusta: he ilmoittavat projektin tärkeyden ja osoittavat sille resurssit. Aloitustilaisuus, jossa johto kertoo ERPn tarpeesta, luo pohjan onnistuneelle muutokselle.

Henkilöstölle on kerrottava selkeästi, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyjä se tuo juuri heille.

Tässä vaiheessa nimetään myös avainhenkilöt, jotka toimivat eri osastojen linkkinä projektissa ja myöhemmin kouluttavat muita työntekijöitä. Nämä henkilöt ovat kriittisiä muutoksen onnistumisen kannalta – heidän sitoutumisensa vaikuttaa koko organisaation asenteeseen.

2) Nykyprosessien analyysi ja datan valmistelu

Ennen kuin uusi järjestelmä otetaan käyttöön, on tärkeää ymmärtää, mitä tietoja yrityksellä on ja missä muodossa. Asiakkaat, projektit, hinnastot ja historiadata käydään läpi systemaattisesti. Usein tässä vaiheessa löytyy päällekkäisyyksiä tai vanhentuneita tietoja, jotka kannattaa siivota ennen siirtoa.

Prosessianalyysissä keskitytään ymmärtämään, miten työ todella tehdään – ei miten sen pitäisi teoriassa tapahtua. Usein käy ilmi, että virallinen prosessi ja käytännön toiminta eroavat toisistaan merkittävästi.

Admicomin käyttöönotossa tämä vaihe on erityisen systemaattinen. Asiantuntijat auttavat huomaamaan epäjohdonmukaisuudet ja ohjaavat datan puhdistuksessa.

Realismia prosessiin tuo se, että ohjelmistotoimittaja ei automaattisesti tunne yrityksen tapoja – prosessit on käytävä syvällisesti läpi yllätysten välttämiseksi.

3) Järjestelmän määritys ja testaus

Kun lähtötiedot ovat selkeät, järjestelmään tehdään tarvittavat perusasetukset sekä yrityskohtaiset määritykset yhdessä asiantuntijoiden kanssa.

Tärkeä periaate: Älä lähde heti alkuvaiheessa kustomoimaan liikaa – hyödynnä parhaita käytäntöjä, joita toimittaja tarjoaa.

Ultimassa on useita valmiita perusasetuksia turha räätälöinti vähenee merkittävästi. Sen sijaan että kaikki rakennettaisiin nollasta, voidaan keskittyä todellisiin erityistarpeisiin ja hienosäätöön.

Yhteydet muihin toimijoihin, kuten pankkeihin ja verkkolaskutoimittajaan, testataan myös tässä vaiheessa. Varmistetaan, että tiedonsiirrot toimivat moitteettomasti.

4) Koulutus ja käyttöönottoviestintä

Koulutus on ehkä tärkein vaihe koko projektissa. Se kannattaa järjestää rooleittain: työnjohdon omat koulutukset, kirjanpidon omat ja kentän työntekijöiden omat. Jokaiselle ryhmälle räätälöidään koulutus heidän käyttämiensä toimintojen mukaan.

Admicomin käyttöönotoissa koulutus toteutetaan oikeilla tiedoilla – ei pelkästään demo-datalla. Kun työntekijä opettelee kirjaamaan tunteja, hän tekee sen omaan projektiinsa Ultimassa. Tämä tekee oppimisesta mielekkäämpää ja auttaa ymmärtämään järjestelmän hyödyt käytännössä.

Muutosviestinnän merkitystä ei voi korostaa liikaa. Henkilöstölle on kerrottava selkeästi, miksi ERP otetaan käyttöön ja mitä hyötyä se tuo juuri heille. Monet kokevat uuden järjestelmän uhkana, vaikka tarkoitus on helpottaa työtä.

Hyviä viestintäkeinoja ovat:

• Säännölliset tiedotteet projektin edistymisestä
• Kannustetaan esittämään kysymyksiä
• Onnistumistarinoiden jakaminen testikäytössä
• "Myytinmurtaminen – turhat pelot ERP:stä kumotaan tosiasioilla

5) Käyttöönotto ja tuki – uuden arjen alku

Käyttöönottopäivä valitaan harkiten. Hyvä ajankohta on usein toimialan sesongin ulkopuolella niin, että siihen on tarpeeksi aikaa valmistautua . Ultima-järjestelmän etuna on, että käyttöönotto voidaan toteuttaa vaiheittain ilman, että liiketoiminta pysähtyy.

Ensimmäisten viikkojen tuki on kriittinen. Käyttöönottoprojektiin nimetyt asiantuntijat ovat tavoitettavissa, ongelmat ratkaistaan heti ja käyttäjät saavat kysyä rohkeasti. Johdon ja avainhenkilöiden jatkuva sisäinen tuki on välttämätöntä – heidän on näytettävä esimerkkiä järjestelmän käytössä.

Tärkeää on nimetä sisäinen pääkäyttäjä, joka vastaa jatkossa järjestelmän käyttötavoista ja yrityksen koulutustarpeista .

Ensimmäisten viikojen aikana kerätään palautetta järjestelmän toimivuudesta ja tehdään tarvittavat korjaukset. Noin kolmen kuukauden kohdalla arvioidaan laajemmin sekä osaamista että järjestelmän toimivuutta ja haettujen hyötyjen saavuttamista

Varmista sujuva käyttöönotto – ota vinkit talteen oppaasta >>

Parhaat käytännöt ERP:n hyödyntämiseen – vinkit sujuvaan arkeen

"Aina on tehty näin" – asennemuurin murtaminen

ERP tuo väistämättä muutoksia työarkeen, ja vanhoja toimintatapoja on päivitettävä. Automaatiosta ja helppoudesta ei ole hyötyä, jos prosessit eivät muutu.

Muutosvastarintaa voi murtaa ottamalla loppukäyttäjät mukaan kehittämään uusia toimintatapoja. Kerää palautetta aktiivisesti ensimmäisten kuukausien aikana ja paranna prosesseja sen mukaan. Kun työntekijät huomaavat, että heidän näkemyksiään kuunnellaan ja järjestelmä kehittyy, he sitoutuvat muutokseen paremmin.

Muutosjohtamisen keinoja:

• Korosta hyötyjä, jotka koskevat suoraan jokaista työntekijää
• Anna aikaa sopeutua – älä vaadi täydellistä käyttöä heti
• Juhli pieniä onnistumisia ja jaa niitä koko organisaatiolle

Johdon ja avainhenkilöiden rooli jatkuvassa käytössä

Johto ei voi "häipyä takavasemmalle" käyttöönottovaiheen päätyttyä. Heidän on käytettävä järjestelmän tuottamaa dataa päätöksentekoon ja pidettävä huolta siitä, että henkilöstö hyödyntää järjestelmää oikein.

Suositus on pitää kuukausittainen seurantapalaveri, jossa käydään ERP:n raporteista läpi projektien eteneminen. Näin johto osoittaa esimerkkiä datan hyödyntämisessä ja kannustaa muita käyttämään järjestelmää tehokkaasti.

Sisäinen ERP-pääkäyttäjä toimii linkkinä käyttäjien ja toimittajan välillä. Hän huolehtii, että järjestelmää hyödynnetään täysillä ja pitää yhteyttä Admicomin tukeen tarvittaessa. Pääkäyttäjän rooli on kriittinen järjestelmän käytön jatkuvalle kehittämiselle.

Jatkuva kehittäminen – ota uudet ominaisuudet hyötykäyttöön

Ultima kehittyy jatkuvasti asiakaspalautteen pohjalta. Uusien ominaisuuksien ja päivitysten hyötykäyttöönotto vaatii aktiivisuutta asiakkaaltakin.

Admicom järjestää säännöllisesti webinaareja ja käyttäjätilaisuuksia, joissa esitellään uusia toimintoja. Nämä tarjoavat mahdollisuuden syventää järjestelmän tuntemusta ja löytää uusia tapoja tehostaa työtä.

Vinkkilista tehokkaaseen ERP-hyödyntämiseen:

• Muuta prosesseja iteratiivisesti – älä yritä säätää kaikkea kerralla
• Määritä tärkeimmät KPI-mittarit ja seuraa niitä säännöllisesti
• Pidä käyttäjäpalaveri kolmen kuukauden jälkeen kehitysehdotusten keräämiseksi
• Päivitä työohjeet vastaamaan uusia toimintatapoja
• Hyödynnä toimittajan tuki ja koulutus myös jatkossa
• Dokumentoi parhaat käytännöt ja jaa niitä organisaatiossa

Admicom Ultima – selkeä valinta rakennusalan ERP:ksi

Rakennusalalle räätälöity, kentällä testattu

Admicom Ultima on kehitetty alusta asti rakentamisen ja talotekniikan tarpeisiin. Järjestelmä sisältää valmiina mm. urakkalaskennan, projektien ja laskutöiden hallinnan, talous- ja palkkahallinnon, laskutuksen sekä aliurakoitsijoiden ja maksuerien hallinnan. Kaikki toimii suoraan yhdessä järjestelmässä ilman räätälöintiä.

Suomalainen rakentaminen on huomioitu perusteellisesti: verottajailmoitukset, tilaajavastuut ja lakisääteiset raportit hoituvat Ultimasta automaattisesti. Järjestelmä pysyy ajan tasalla lainsäädännön muutoksista. Tämä tarkoittaa vähemmän säätöä ja enemmän varmuutta.

Ultima toimii pilvessä ja on rakennettu myös mobiilikäyttöön. Tunnit, materiaalit ja havainnot kirjataan työmaalla suoraan järjestelmään, jolloin ne päivittyvät välittömästi. Näin työnjohto näkee tilanteen ilman viivettä ja pystyy reagoimaan nopeasti muutoksiin.

Ota seuraava askel – Varaa Ultiman esittely

Haluatko nähdä, miten Ultima toimisi omassa yrityksessäsi? Admicomin asiantuntijat auttavat tarvekartoituksessa – olipa yrityksesi pieni tai suuri, Ultima sopii yrityksesi tarpeisiin.

Maksuton 30 minuutin asiantuntijaesittely antaa hyvän kuvan siitä, miten järjestelmä vastaisi juuri teidän tarpeisiinne.

Esittelyn voi varata helposti verkosta tai ottamalla suoraan yhteyttä Admicomin asiantuntijoihin.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan ERP:n käyttöönotto kestää?

Tyypillinen käyttöönottoprojekti kestää 2-3 kuukautta. Aikataulu riippuu yrityksen koosta, prosessien monimutkaisuudesta ja tarvittavien integraatioiden määrästä. Ultima voidaan ottaa käyttöön vaiheittain, mikä jakaa kuormitusta ja helpottaa oppimista.

Onko ERP-järjestelmä liian kallis pk-yritykselle?

Nykyaikaiset pilvi-ERP:t on hinnoiteltu pk-yritysten budjetteihin sopiviksi. Kuukausimaksu sisältää järjestelmän käytön, päivitykset, tietoturvan ja tuen. Investointi maksaa itsensä takaisin yleensä alle vuodessa tehostuneen toiminnan myötä.Miten henkilöstö koulutetaan uuteen järjestelmään?

Koulutus räätälöidään eri rooleille erikseen. Koulutuksissa käytetään oikeaa dataa keksityn sijaan, mikä tekee oppimisesta mielekkäämpää. Admicom tarjoaa sekä ryhmäkoulutuksia että yksilöllistä tukea. Koulutuksia voidaan jatkaa myös käyttöönoton jälkeen tarpeen mukaan.

Voiko järjestelmästä luopua myöhemmin jos tarpeet muuttuvat?

Kyllä. Pilvipohjaisten järjestelmien sopimukset ovat joustavia, eikä käyttäjä lukitu pitkiin sitoumusaikoihin. Tiedot voidaan viedä ulos järjestelmästä standardiformaateissa, joten ne eivät jää järjestelmän panttivangiksi.

Entä jos henkilöstö ei ole tottunut käyttämään tietojärjestelmiä?

Ultiman käyttöliittymä on suunniteltu helppokäyttöiseksi myös vähemmän teknisille käyttäjille. Perustoiminnot oppii nopeasti, ja mobiilisovellus on helppokäyttöinen. Useimmat käyttäjät oppivat perusasiat ensimmäisellä käyttökerralla.

Integroituuko järjestelmä muihin ohjelmistoihin?

Ultimaan on sisäänrakennettuna kirjanpito- ja palkanlaskentatoiminnot, joten ylimääräisiä ohjelmistoja tai integraatioita ei niiden osalta tarvita. Järjestelmästä on suorat yhteydet esimerkiksi pankkeihin, rahoituslaitoksiin ja alan tukkureihin. Myös viranomaisyhteydet, kuten verottajan järjestelmät ja tulorekisteri, toimivat automaattisesti.

Ultimaan voidaan liittää myös muista Admicomin muita ohjelmistoja, minkä ansiosta tieto virtaa saumattomasti ja on helposti käytettävissä niin määrälaskennasta, kustannuslaskennasta, kalustonhallinnasta kuin dokumentoinnista.

Voiko järjestelmää muokata omiin tarpeisiin?

Ultima on joustava ja sitä voi konfiguroida yrityksen tarpeiden mukaan ilman ohjelmointia. Käyttöoikeudet, työnkulut ja raportit säädetään helposti. Varsinaista koodausta ei tarvita, mikä pitää kustannukset kurissa.