Rakennusalan yrittäjät ja projektipäälliköt etsivät yhä useammin helppoa toiminnanohjausjärjestelmää, koska nykyiset työkalut tuntuvat monimutkaisilta, hitailta tai pirstaleisilta.
Mutta mitä "helppo" oikeasti tarkoittaa, kun kyse on rakennusalan ERP:stä? Kyse ei ole pelkästään yksinkertaisesta käyttöliittymästä, vaan järjestelmästä, joka tekee manuaalisen työn oikeasti puolestasi – automatisoi rutiinit, poistaa päällekkäisen kirjaamisen ja antaa reaaliaikaista tietoa projektien tilasta.
Todellinen helppous syntyy, kun toiminnanohjausjärjestelmä ymmärtää rakennusalan erityispiirteet, hoitaa viranomaisilmoitukset automaattisesti ja varmistaa, ettei yhtään tuntia tai laskua jää laskuttamatta.
Admicom Ultima edustaa juuri tällaista lähestymistapaa: järjestelmä, joka tekee asiat yksinkertaisiksi, ei vain näytä siltä.
Miksi "helppo ERP" kiinnostaa rakennusalalla?
Nykytilan ongelmat pakottavat etsimään ratkaisuja
Rakennusalan pk-yritykset painivat usein samojen haasteiden kanssa. Projektitiedot elävät hajallaan: tuntikirjaukset Excelissä, laskutus erillisessä ohjelmassa ja projektin todellinen kannattavuus selviää vasta kuukausia myöhemmin kirjanpidosta. Sama tieto joudutaan kirjaamaan moneen kertaan, mikä lisää virheiden riskiä ja syö aikaa varsinaiselta rakentamiselta.
Lisäksi rakennusala on lakisääteisten velvoitteiden kirjavaa kenttää: kuukausittaiset työntekijä- ja urakka-ilmoitukset verottajalle, tilaajavastuutodistukset aliurakoitsijoilta ja TR-mittausten raportointi.
Kun tämä koko soppa hoidetaan manuaalisesti, ne vievät helposti päivän viikossa – aikaa, joka voitaisiin käyttää liiketoiminnan kehittämiseen.
"Helppo" voi tarkoittaa eri asioita
Monet toimittajat lupaavat helppokäyttöisyyttä, mutta painottavat eri asioita. Toiset korostavat käyttöliittymän intuitiivisuutta tai nopeaa käyttöönottoa. Rakennusalan näkökulmasta helppo toiminnanohjausjärjestelmä on kuitenkin ennen kaikkea sellainen, joka poistaa työstä tarpeettoman monimutkaisuuden – ei vain piilota sitä.
Mitä aidosti helppokäyttöinen rakennusalan ERP sisältää?
1. Toimialan termit ja prosessit sisäänrakennettuna
Helppokäyttöinen ERP-järjestelmä puhuu samaa kieltä kuin rakennus- ja talotekniikka-alan ammattilaiset. Siinä on valmiina urakkasopimuksen hallinta, litterat, aliurakoitsijarekisteri ja TES-mukaiset palkkalisät. Käyttäjän ei tarvitse opetella IT-alan termejä tai soveltaa geneeristä ohjelmistoa omaan toimialaansa.
Admicom Ultimassa on valmiina rakennusalan keskeiset toiminnot: urakkalaskenta, projektiseuranta, työtilausten ja lisätöiden hallinta, kirjanpito ja palkanlaskenta, alan laskutuskäytännöt (mm. maksuerät, YSE ja suoritteet), dokumentointi (esim. TR-mittaus) ja suomalaiset viranomaisvaatimukset.
2. Yksi syöttö riittää – tieto liikkuu automaattisesti
Todellinen helppous syntyy, kun sama tieto syötetään järjestelmään vain kerran, minkä jälkeen se jakaantuu automaattisesti kaikkiin tarvittaviin toimintoihin.
Kun työntekijä kirjaa tuntinsa mobiilissa työmaalla, sama tieto päivittyy:
- Projektin kustannusseurantaan
- Palkanlaskennan aineistoon
- Laskutuspohjaksi asiakkaalle
- Verottajan kuukausittaiseen työntekijäilmoitukseen
Tämä poistaa tuplakirjaukset, vähentää virheitä ja säästää merkittävästi aikaa. Ultimassa tämä "kerralla purkkiin" -periaate kattaa koko liiketoiminnan ketjun tarjouksesta laskutukseen.
3. Automaattiset prosessit hoitavat rutiinit
Helppo järjestelmä tekee käyttäjän puolesta asioita, joita tämän ei tarvitse muistaa tai hallita manuaalisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi:
- Viranomaisilmoitukset: Kuukausittaiset rakentamisilmoitukset työntekijä- ja urakkatietoineen lähtevät verottajalle automaattisesti
- Tilaajavastuutodistukset: Järjestelmä hakee aliurakoitsijoiden tiedot Vastuu Groupin Luotettava Kumppani -palvelusta ja varoittaa vanhentuvista todistuksista
- Laskutusmuistutukset: Kun projektin vaihe valmistuu, järjestelmä muistuttaa maksuerien laskutuksesta ja ehdottaa laskun sisältöä toteutuneiden töiden perusteella
- TES-lisät: Palkanlaskenta huomioi automaattisesti työehtosopimuksen mukaiset korvaukset, ylityöt ja lomapalkat
Ultimassa nämä automaatiot on rakennettu syvälle järjestelmään, joten ne toimivat huomaamattomasti taustalla vapauttaen aikaa olennaisempiin tehtäviin.
Rakennusalan ammattilaisen kokemus: Rakennus Laprip
”Aikaa säästyy useita tunteja jo pelkästä palkanlaskennasta ja heti ensimmäisen kuukauden aikana minulta tippui seitsemän Exceliä pois. Ultima esimerkiksi laskee lomapalkkavelat sekä lähettää, kirjaa ja maksaa KATRE-ilmoitukset automaattisesti, niin kuin kaikki muutkin viranomaisten ja liittojen maksut. Kaikki tällainen ilmoitusten tekeminen ja maksaminen on jäänyt kokonaan pois.”
4. Reaaliaikainen näkyvyys projektien tilaan
Helppokäyttöisen järjestelmän avulla projektin taloudellinen tilanne näkyy reaaliaikaisesti, ei vasta kuukauden viiveellä. Kun kustannuksia ja tunteja kirjautuu järjestelmään, projektien katteet, budjettipoikkeamat ja ennusteet päivittyvät automaattisesti.
Tämä tarkoittaa, että projektipäällikkö näkee heti, jos jokin hanke on ylittämässä budjettiaan, ja voi korjata tilannetta ajoissa. Johto puolestaan saa kokonaiskuvan kaikista projekteista yhdellä dashboard-näkymällä.
5. Mobiilikäyttö työmaaolosuhteisiin
Rakennustyömaalla helppokäyttöisyys tarkoittaa ensisijaisesti sitä, että järjestelmä toimii siellä, missä työ tapahtuu. Mobiilikäyttö ei ole lisäominaisuus vaan välttämättömyys, jotta työntekijät voivat kirjata tuntinsa, ottaa kuvia ja raportoida työvaiheiden etenemisestä suoraan työmaalta.
Ultima on suunniteltu toimimaan luotettavasti mobiililaitteilla ja selkeä käyttöliittymä helpottaa työmaalta tehtäviä kirjauksia.
Mistä tunnistaa nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän? Katso kriteerit oppaasta >>
.png?width=970&height=625&name=Ultima%20Dashboard%20-%20muokattava%20etusivu%20(5).png)
Käyttöönotto ratkaisee helppouden
Järjestelmä toimii, kun prosessit ovat kunnossa
Helppokäyttöisinkään toiminnanohjausjärjestelmä ei tuota hyötyä, jos vanhat toimintatavat jatkuvat ennallaan. Automaatio toimii vain, kun kaikki käyttävät järjestelmää johdonmukaisesti. Jos osa työntekijöistä kirjaa tunnit edelleen paperille ja osa järjestelmään, automaattinen palkka-aineisto ei synny.
Tämän vuoksi käyttöönotto on suunniteltava huolellisesti. Admicom tarjoaa jokaiselle asiakkaalle henkilökohtaisen käyttöönottotiimin, joka varmistaa, että järjestelmä sopii yrityksen toimintatapoihin ja kaikki oppivat käyttämään sitä oikein.
Vaiheittainen käyttöönotto vähentää muutosvastarintaa
Kaikkea ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla. Ultiman hyödyntäminen voidaan käynnistää esimerkiksi tuntikirjauksista, laskutuksesta ja palkanlaskennasta, jonka jälkeen lisätään vaiheittain muita toimintoja, esimerkiksi laajemmat raportoinnit tai tarjouslaskenta. Näin henkilöstö ehtii omaksua järjestelmän käytön rauhassa.
Kotimainen tuki ja jatkuva kehitys
Ultima kehittyy jatkuvasti asiakaspalautteen perusteella, ja kotimaisena ratkaisuna se pysyy ajan tasalla suomalaisessa lainsäädännössä tapahtuvista muutoksista. Kun esimerkiksi verottajan ilmoituskäytännöt muuttuvat, päivitys tulee automaattisesti kaikkien käyttöön.
Yhteenveto: Helppo ERP vapauttaa aikaa rakentamiseen
Helppo toiminnanohjausjärjestelmä rakennusalalle ei ole mikään maaginen hopealuoti, joka ratkaisee kaikki ongelmat yhdessä yössä. Se on kuitenkin työkalu, joka poistaa arjesta turhia manuaalisia vaiheita, vähentää virheiden riskiä ja antaa paremman näkyvyyden liiketoiminnan tilaan.
Admicom Ultimassa helppous tarkoittaa:
- Toimialakohtaista osaamista valmiina järjestelmässä
- Automaatiota, joka hoitaa rutiinit käyttäjän puolesta
- Yhdestä syötöstä monta hyötyä -periaatetta
- Reaaliaikaista tietoa päätöksenteon tueksi
- Mobiilikäyttöä siellä, missä työ tapahtuu
Kun järjestelmä hoitaa hallinnolliset rutiinit automaattisesti, yrittäjä ja projektipäälliköt voivat keskittyä siihen, mistä rakennusalalla on kyse: laadukkaiden projektien toteuttamiseen ajallaan ja budjetissa.
Varaa maksuton esittely, jossa näet konkreettisesti, miten yhden järjestelmän avulla hallitset projektit, tunnit, laskutuksen ja viranomaisraportit saumattomasti. Varaa esittely Admicom Ultimasta
Usein kysyttyä helposta toiminnanohjausjärjestelmästä
Voiko Ultima korvata kaikki nykyiset järjestelmät?
Ultima on suunniteltu kattavaksi ratkaisuksi, joka hoitaa projektinhallinnan, tuntikirjaukset, laskutuksen, palkanlaskennan ja viranomaisraportit. Useimmat asiakkaat voivat luopua erillisistä Excel-taulukoista ja yksittäisistä seurantaohjelmistoista.
Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
Tyypillinen käyttöönotto kestää 2-3 kuukautta riippuen yrityksen koosta ja käyttöön otettavien toimintojen laajuudesta. Perusjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön nopeamminkin.
Soveltuuko Ultima pienille yrityksille?
Ultima skaalautuu yrityksen koon mukaan. Pienemmät yritykset voivat aloittaa keskeisimmistä toiminnoista ja laajentaa käyttöä tarpeen mukaan.
Entä jos järjestelmä ei sovi meille?
Ennen käyttöönottoa käymme aina läpi huolellisesti asiakkaan tarpeet ja ratkaisuidemme soveltuvuuden niiden toteuttamiseen. Ohjelmistojen käyttöönottoon Admicom tarjoaa perusteellisen tuen ja koulutuksen. Mikäli järjestelmä ei kuitenkaan sovellu yrityksen tarpeisiin, sopimukset ovat joustavia eikä tietoja jää "panttivangiksi".