Paras rakennusalan laskutusohjelma – Mitä kannattaa ottaa huomioon?

Rakennusalan laskutusohjelma ei ole pelkkä irrallinen ratkaisu: se on projektiliiketoiminnan selkäranka, joka yhdistää työmaan tapahtumat, kustannusseurannan ja laskutuksen.

Paras vaihtoehto rakennusalalle on järjestelmä, joka ymmärtää alan käytännöt - käännetyn arvonlisäveron, urakkalaskutuksen ja projektien erityisvaatimukset ja tekee niiden hallinnasta vaivatonta .

Rakennusalan laskutuksen erityishaasteet

Rakennusalan laskutus poikkeaa merkittävästi muista toimialoista. Projektit kestävät kuukausia tai jopa vuosia, maksut sidotaan työn etenemiseen, ja viranomaisvaatimukset muuttuvat säännöllisesti vaatien yrityksiltä jatkuvaa seurantaa, jotta laskutus pysyy lainmukaisena ja ajantasaisena.

Pelkkä yleiskäyttöinen laskutusohjelma ei riitä, kun pitää hallita samanaikaisesti useita liikkuvia osia.

Käännetty arvonlisävero

Käännetty arvonlisäverovelvollisuus (AVL § 8c) on rakennusalan erityispiirre, joka poikkeaa tavanomaisesta laskutuksesta ja vaatii tarkkaa huomiointia.. Kun rakennusyritys myy palveluita toiselle säännöllisesti rakennuspalveluita myyvälle yritykselle, laskuun ei lisätä arvonlisäveroa lainkaan.

Sen sijaan laskuun merkitään käännetty verovelvollisuus ja ostajan Y-tunnus. Ostaja tilittää arvonlisäveron 25,5 prosenttia suoraan verottajalle. Tavallisessa laskussa myyjä lisää aina ALV:n laskulle.

Projektilaskutus ja maksuerätaulukot

Rakennusalalla on paljon urakkasopimuksiin perustuvaa laskutusta, jossa laskutus perustuu

• maksuerätaulukkoon (sovitut maksuerät hankkeen edistymisen mukaan: esim. Aloitusmaksu, perustustyöt, runkovaihe, sisävalmistus ja loppuerä)

• tuntityöhön (aikaperusteinen laskutus)

• lisä- ja muutostöihin, jotka on eriteltävä erikseen

Laskutusohjelman on kyettävä seuraamaan projektin etenemistä reaaliajassa ja tarjoamaan laskutusta varten kaikki tarvittavat tiedot yhdestä paikasta Näin laskujen laatiminen on vaivatonta ilman manuaalista tiedon keruuta eri lähteistä. Myös lisä- ja muutostöiden on kuljettava sujuvasti aina kirjaamisesta laskutukseen asti, samalla, kun järjestelmä antaa selkeän kokonaiskuvan siitä, mitkä erät on laskutettu, mitkä odottavat tilaajan hyväksyntää ja mitkä ovat vielä kokonaan laskuttamatta.

Rakennusalan laskuissa myös liitteet ja erittelyt ovat tavallista laajempia. Peruspalveluiden laskuissa riittää yleensä yksinkertainen palvelukuvaus, kun taas rakennusalalla tyypillistä on työmaakohtaiset raportit, tuntierittelyt, materiaalikulut eriteltynä, tilaajan/valvojan hyväksyntäkuittaukset sekä sopimusviitteet ja työmaan tunnisteet.

Rakennusalan ammattilaisen näkemys: K-S Mestarityö

”Aiemmin laskutustietojen koostaminen oli vaikeaa ja sen takia jäi varmasti paljon myös laskuttamatta. Nyt kun ostolaskut kohdistuvat suoraan oikeille kohteille ja työtilauksille, on tilausten ja lisätöiden laskutus paljon varmemmalla pohjalla ja huomattavasti helpompaa. Myöskään urakoiden maksuerien kanssa ei tarvitse pyöritellä erillisiä taulukoita, vaan ne on helppo laatia projektin alkaessa ja laittaa järjestelmästä tilaajalle hyväksyttäväksi ja laskutukseen.”

Lue lisää >

Lakisääteiset ilmoitukset ja raportointi

Rakennusalan yrityksillä on velvollisuus raportoida urakka- ja työntekijätiedot Verohallinnolle kuukausittain. Tämä liittyy ns. harmaan talouden torjuntaan.

Rakentamisilmoitukset voivat muodostaa merkittävän hallinnollisen taakan. Kun urakkasumma ylittää 15 000 euroa (alv 0%), tilaajan on ilmoitettava Verohallinnolle kuukausittain sekä urakkatiedot että työmaalla työskentelevien henkilöiden tiedot.

Ilmoitus on tehtävä toista seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä – tammikuun työt raportoidaan siis maaliskuun viidenteen päivään mennessä.

Laskutuksen ja kirjanpidon on siis oltava järjestetty niin, että nämä tiedot saadaan helposti ilmoituksille. Muille toimialoille tällaista erityistä tiedonantovelvollisuutta ei yleensä ole.

5 erityispiirrettä rakennusalan laskutuksessa:

• Käännetty ALV – Ostaja maksaa arvonlisäveron 25,5% suoraan verottajalle

• Urakkalaskutus – Maksut sidotaan työvaiheisiin, ei kalenteripäiviin

• Kotitalousvähennys – Kuluttaja-asiakkaille eritellään työn osuus automaattisesti

• Laajat liitteet ja erittelyt – Tuntierittelyt, materiaalilistaukset ja tietyissä tilanteissa kopiot ostolaskuista, joiden perusteella laskutus tehdään

• Aliurakoitsijaketjut – Laskutus kulkee monen toimijan läpi samassa projektissa

Mitä hyvä laskutusohjelma rakennusalalla edellyttää?

Toimiva laskutusjärjestelmä on kokonaisvaltainen työkalu, joka yhdistää kentän tapahtumat, projektin hallinnan ja taloushallinnon saumattomaksi kokonaisuudeksi.

Reaaliaikainen projektiseuranta

Projektin kannattavuus ratkaistaan pitkälti jo suunnitteluvaiheessa, mutta onnistuminen edellyttää myös tarkkaa seurantaa projektin aikana. Kun työtunnit, materiaalit ja aliurakat kirjautuvat järjestelmään reaaliajassa, projektipäällikkö näkee välittömästi, onko budjetti pitämässä. Hyvä laskutusohjelma on saumattomasti sidoksissa projektinseurantaan– tiedot siirtyvät molempiin suuntiin ilman virhealtista manuaalityötä, jolloin kokonaiskuva pysyy aina ajan tasalla.

Järjestelmän on tuettava projektikohtaista kustannusseurantaa, jossa jokainen ostos, työtunti ja aliurakka kohdistuu mahdollisimman automaattisesti oikealle projektille ja litteralle. Näin vältytään jälkikäteen tehtäviltä korjauksilta ja projektin todellinen tulos on nähtävissä koko ajan.

Tiedon kulku kentältä laskutukseen

Mobiiliyhteys on nykyään välttämättömyys. Työnjohtajan on voitava kirjata tunnit, materiaalit ja havainnot suoraan työmaalta ilman paperilappuja tai Excel-taulukoita. Kun tieto kulkee sähköisesti kentältä toimistolle, välikäsien määrä vähenee ja virheiden riski pienenee.

Parhaimmillaan järjestelmä muodostaa laskun automaattisesti kentältä kirjattujen tietojen perusteella. Asentaja kirjaa tekemänsä tunnit ja käytetyt materiaalit mobiilisovellukseen, ja toimistolla lasku on valmiina lähetettäväksi ilman manuaalista syöttötyötä.

Automatiikka ja virheiden vähentäminen

Manuaalinen tietojen syöttö on sekä hidasta että virhealtista. Moderni laskutusjärjestelmä automatisoi toistuvat työt: ALV-käsittelyn, laskuaineiston koostamisen, laskujen lähettämisen, maksumuistutusten lähettämisen ja viranomaisilmoitusten lähetyksen. Näin säästyy kymmeniä tunteja kuukaudessa pelkästään rutiinitehtävissä.

Haluaisitko saada vinkkejä kannattavuuden parantamiseen? Tutustu rakennus- ja talotekniikkayrityksille kootusta oppaasta, kuinka kannattavuutta voidaan kehittää.

Admicom Ultima – Rakennusalalle räätälöity ratkaisu

Admicom Ultima on kehitetty alusta asti suomalaisen rakennusalan tarpeisiin. Järjestelmä tunnistaa käännetyn arvonlisäveron, työehtosopimukset ja viranomaisvaatimukset osana normaalia toimintaa ilman erillisiä räätälöintejä. Tuhannet rakennusalan ammattilaiset käyttävät Ultimaa päivittäin.

Laskutuksen ydintoiminnot

Ultiman laskutustoiminnot automatisoivat koko laskutusprosessin kentältä kassaan. Työtunnit ja materiaalit siirtyvät mobiilikirjauksista suoraan laskuille, ja järjestelmä hallitsee sujuvasti käännetyn arvonlisäveron, normaalin ALV:n ja kotitalousvähennyksen. Projektilaskutus tukee YSE-ehtoja, maksuerätaulukoita ja perustajaurakointia.

Rakennusalan ammattilaisen näkemys: Maalausliike Veljekset Lehtinen

”Meillä on noin 1700 kohdetta vuodessa ja sitä kun lähdetään manuaalisesti perkaamaan, niin ei siihen oikein mikään aika riitä. Ultimalla sellainen näppityö on jäänyt pois, kun tekijät merkitsevät suoritteensa itse kohteelle ja myös ostolaskut kohdistuvat niille. Näpyttelemisestä eroon pääsyn vaikutus on ollut meillä ainakin kolme henkilötyövuotta, joten aika merkittävästä muutoksesta on kyse.”

Lue lisää >

Automaatiot säästävät kymmeniä tunteja kuukaudessa

Ultima automatisoi toistuvat työt erittäin pitkälle. Rakentamisilmoitukset lähtevät Verohallintoon automaattisesti joka kuukauden 5. päivä. Järjestelmä hakee aliurakoitsijoiden tilaajavastuutodistukset suoraan Vastuu Groupin palvelusta ja ilmoittaa, jos todistus on vanhentunut. ALV-ilmoitukset muodostuvat automaattisesti osto- ja myyntireskontran tiedoista, käyttäjän täydennettäväksi jää vain urakoitsijaketjujen ja työmaallaoloaikojen määrittely.

Palkanlaskenta kytkeytyy suoraan laskutukseen ja projektiseurantaan ja tiedot siirtyvät Tulorekisteriin automaattisesti.

Mobiilisovellus yhdistää kentän ja toimiston

Ultiman mobiilisovellus toimii suoraan selaimessa ilman erillistä asennusta, eikä työntekijöiden tarvitse huolehtia sovelluksen päivittämisestä. Työntekijät sekä työnjohto kirjaavat tunnit, materiaalit ja havainnot kentältä, ja tiedot näkyvät välittömästi toimiston järjestelmässä. Valokuvat ja dokumentit tallentuvat suoraan projektin tietoihin

Mobiiliyhteys mahdollistaa myös nopean reagoinnin muutoksiin. Kun asiakas pyytää lisätöitä, työnjohtaja voi luoda tarjouksen paikan päällä ja saada hyväksynnän saman tien. Hyväksytty tarjous muuttuu automaattisesti lisätyölaskuksi.

Integraatiot ja rajapinnat

Ultima integroituu suoraan Verohallinnon järjestelmiin. Verokortit haetaan Verohallinnon rajapinnasta muutamalla klikkauksella, Ja ALV- sekä rakentamisilmoitukset muodostuvat ja lähtevät sähköisesti järjestelmän keräämien tietojen perusteella. Ultima voidaan liittää myös muihin ulkoisiin toimijoihin, kuten tukkureihin, pankkeihin ja viranomaisiin. Lisäksi järjestelmä tarjoaa API-rajapinnan, jonka kautta tietoja voidaan välittää kolmansien osapuolten raportointi- ja analytiikkajärjestelmiin. Ultima integroituu saumattomasti myös muihin Admicomin ratkaisuihin."

Rakennusalan ammattilaisen näkemys: Noheva Group

”Admicom eroaa kilpailijoista käyttöliittymältään, helppoudeltaan ja sillä, että useammat toiminnot toimivat yhteen eri tavoin kuin muilla. Suurin hyöty meille on se, että kaikki on samassa paketissa ja toimii saumattomasti yhteen.”

Lue lisää >

Muita tunnettuja laskutusohjelmia

Markkinoilta löytyy useita laskutusjärjestelmiä, joista osa soveltuu myös rakennusalalle. Jokainen ratkaisu palvelee hieman erilaisia tarpeita ja eri kokoisia yrityksiä.

Procountor on yleiskäyttöinen taloushallinto-ohjelmisto, joka tukee käännettyä arvonlisäveroa. Järjestelmää käyttää tuhannet rakennusyritykset Suomessa. Ratkaisu sopii pk-yrityksille, jotka tarvitsevat kevyemmän vaihtoehdon.

Talenom tarjoaa taloushallinnon palveluja ja ohjelmistoa. Järjestelmässä ei ole rakennusalan erikoisominaisuuksia, mutta peruslaskutus hoituu mobiilisovelluksen kautta. Ratkaisu sopii pienille yrityksille, joilla ei ole monimutkaisia projekteja.

Netvisor – laaja pilvipohjainen taloushallinnon järjestelmä, jota käyttävät tuhannet pk-yritykset. Helppokäyttöinen ja moderni, mutta ei rakennusalalle räätälöity.

Miksi valita toimialakohtainen ratkaisu yleisratkaisun sijaan?

Toimialakohtainen järjestelmä ymmärtää rakennusalan erityispiirteet. Käännetty ALV, työehtosopimukset, litterointi ja TR-mittaukset ovat esimerkkejä toimialakohtaisen järjestelmän sisäänrakennetuista rakennusalan ominaisuuksista, eivätkä ne ole maksumuurin taakse piilotettuja lisäosia. Toimialakohtaisia ominaisuuksia kaipaavan ei myöskään tarvitse silloin olla usean eri ohjelmistotoimittajan asiakas.

Virheiden määrä vähenee merkittävästi, kun järjestelmä on suunniteltu tukemaan rakennusalan erityispiirteitä käytännön tasolla. Rakentamisilmoitusten automaattinen lähetys varmistaa, että lakisääteiset velvoitteet tulevat hoidetuksi ajallaan.

Käyttöönotto on nopeampaa, kun järjestelmä on valmiiksi suunniteltu rakennusalan tarpeisiin. Ei tarvita kuukausien räätälöintiprojektia, vaan perusasetuksilla pääsee liikkeelle heti ja järjestelmään on jo sisäänrakennettu toimialan parhaat käytännöt. Henkilöstön koulutus on helpompaa, kun järjestelmä sekä käyttöönotosta vastaavat yhteyshenkilöt puhuvat samaa kieltä yrityksen kanssa.

Myös ohjelmistotuki ymmärtää toimialan haasteet. Kun soitat Admicomin tukeen vaikka käännetystä arvonlisäverosta, vastassa on henkilö, joka tuntee rakennusalan käytännöt. Yleisratkaisun tuessa joudut usein selittämään ensin, mistä on kyse. Lisäksi Admicomilta saat halutessasi myös rakennusalaan erikoistunutta tilitoimistopalvelua.

Yhteenveto ja suositukset – valitse oikea laskutusratkaisu

Rakennusalan laskutusohjelma on strateginen valinta, joka vaikuttaa koko yrityksen toimintaan. Paras ratkaisu riippuu yrityksen koosta, toimintamallista ja kasvutavoitteista.

Kenelle Ultima on paras valinta?

Admicom Ultima sopii erityisen hyvin rakennus- ja talotekniikkayrityksille, joiden liiketoimintaa pyörii projektien tai laskutöiden ympärillä. Järjestelmä skaalautuu toiminimiyrityksestä satojen työntekijöiden organisaatioon.

Ultima on optimaalinen valinta, kun yritys haluaa automatisoida rutiinit, tuoda työmaan ja toimiston prosessit yhteen saumattomasti sekä varmistaa lakisääteisten vaatimusten täyttymisen mahdollisimman helposti.

📌 Tarkistuslista ennen laskutusjärjestelmän valintaa:

✓ Tukeeko järjestelmä käännettyä arvonlisäveroa asiakas- tai projektikohtaisesti, jotta sääntöjä ei tarvitse valita joka kerta erikseen?

✓ Integroituuko se Verohallinnon järjestelmiin (rakentamisilmoitukset)?

✓ Onko mobiilisovellus helppokäyttöinen kentällä?

✓ Miten projektiseuranta kytkeytyy laskutukseen?

✓ Saako järjestelmätoimittajalta toimialakohtaista tukea?

✓ Skaalautuuko ratkaisu yrityksen kasvaessa?

✓ Mitä integraatioita on valmiina (pankit, kirjanpito, palkanlaskenta)?

Kunnon laskutusjärjestelmä ei ole ylimääräinen menoerä vaan investointi tulevaisuuteen. Se vapauttaa aikaa hallinnollisesta työstä varsinaiseen rakentamiseen, parantaa kassavirtaa ja varmistaa lakisääteisten vaatimusten täyttymisen.

Rakennusalalle suunniteltu ratkaisu, kuten Admicom Ultima, tarjoaa parhaan vastineen rahalle, kun lasketaan mukaan säästöt ajassa, virheissä ja projektin kannattavuudessa. Sen ansiosta rakennusalan yritys voi pyörittää isompaa määrää projekteja ilman, että hallinnollisen työn määrä kasvaa samassa suhteessa. Tämä näkyy suoraan viivan alla ja siksi laskutusohjelmaa hankkiessaan ei kannata koskaan keskittyä pelkkään laskutusprosessiin.

Varaa ilmainen esittely ja näe käytännössä, miten Ultima automatisoi rakennusalan laskutuksen ja projektinhallinnan.