Riskienhallinta rakennusprojektissa – Opas onnistumiseen

Rakennusprojektin onnistuminen ei koskaan perustu sattumaan. Jokainen hanke on ainutkertainen yhdistelmä vaihtuvia työryhmiä, asiakkaita ja teknisiä ratkaisuja samalla kun aikataulu ja budjetit luovat hankkeelle omat reunaehtonsa. Jokainen liikkuva osa lisää soppaan omat riskinsä.

Siksi riskienhallinta ei ole ylimääräistä byrokratiaa, vaan yrityksen vakuutus projektin onnistumisesta.

Ilman järjestelmällistä riskienhallintaa projekteilla on vaarana viivästyä, ylittää budjettinsa ja kärsiä laadullisista ongelmista. Tämä opas auttaa tunnistamaan urakan riskit, valitsemaan oikeat toimenpiteet ja hyödyntämään nykyaikaisia työkaluja tehokkaasti.

Miksi riskienhallinta on kriittistä rakentamisessa?

Rakennusprojekteissa suurimmat riskit liittyvät aikatauluihin, kustannuksiin, laatuun ja turvallisuuteen. Ennakoiva riskienhallinta on aina helpompaa ja edullisempaa, kuin ongelmien korjaaminen jälkikäteen.

Materiaalien toimitukset, työvoiman saatavuus, sääolosuhteet ja lupaprosessit voivat kaikki viivästyttää hanketta merkittävästi. Huolellinen suunnittelu, kokeneet projektinjohtajat ja systemaattinen valvonta muodostavat riskienhallinnan perustan.

Keskeiset menestystekijät:

• Ennakkosuunnittelu: Panosta perusteelliseen projektisuunnitteluun, jotta aikataulut, kustannukset ja laatu pysyvät hallinnassa
• Realistiset resurssit: Tarkka määrä- ja kustannuslaskenta helpottaa hankintaa, sekä tehtäväsuunnittelua vähentäen kustannusriskiä
• Laadunvarmistus: Dokumentointi ja laadunhallinta ovat kiinteä osa riskienhallintaa
• Avoin viestintä: Toimiva tiedonkulku estää virheitä ja väärinymmärryksiä

Riskien tunnistaminen jo laskentavaiheessa

Kaikki merkittävät riskit on syytä pyrkiä tunnistamaan jo hankkeen laskentavaiheessa, eikä vasta toteutusvaiheessa. Kun kaikki mahdottomaltakin tuntuvat riskit on tunnistettu, voi organisaation kanssa pohtia keinot kuinka niiltä suojaudutaan. Erilaisten skenaarioiden läpikäynti auttaa myös tilanteessa jolloin tavara osuu tuulettimeen ja riski toteutuu. Systemaattinen riskienhallinta alkaa ennen tarjouksen jättämistä ja jatkuu läpi koko projektin.

Kriittiset riskiluokat:

• Sijaintiin liittyvät riskit: Rakennuksen sijainti vaikuttaa merkittävästi projektin toteutukseen. Esimerkiksi keskustakohteen logistiikka voi aiheuttaa haasteita materiaalitoimitusten, työvoiman liikkumisen ja kaluston käytön suhteen. Ahtaat tontit, rajoitetut työajat ja naapuruston huomiointi voivat venyttää aikatauluja ja nostaa kustannuksia.
• Kustannusriskit: Pitkissä projekteissa materiaalien hintojen nousu voi syödä katteen nopeasti. Suurien kustannuserien, kuten esimerkiksi teräksen, betonin ja energian hinnanvaihtelut on syytä pyrkiä huomioimaan jo laskentavaiheessa. Tuontimateriaaleissa myös valuuttakurssien muutokset saattavat aiheuttaa harmaita hiuksia hankintaosastolle.
• Saatavuusriskit: Toimitusvaikeudet ja pitkät toimitusajat voivat pahimmillaan jopa pysäyttää työmaan. Kriittisten materiaalien saatavuus on varmistettava etukäteen. Myös mahdollisuus vaihtoehtoisten tuotteiden ja materiaalien käyttöön kannattaa selvittää hyvissä ajoin.
• Aikatauluriskit: Tiukasti määritellyt aikataulut jättävät vähän liikkumavaraa. Pienikin viivästys yhdessä työvaiheessa voi aiheuttaa ketjureaktion, jossa yhtäkkiä jokainen työvaihe onkin jäljessä tavoitteistaan, ja koko aikataulu joudutaan suunnittelemaan uusiksi.
• Geopoliittiset riskit: Kansainväliset kriisit ja poliittiset päätökset voivat vaikuttaa toimitusketjuihin ja materiaalien saatavuuteen. Poliittinen epävakaus voi vaikuttaa myös projektin rahoitukseen ja toteutukseen.

Riskien hallinta käytännössä – "pelikirja" menestykseen

Pelkkä riskien tunnistaminen ei riitä. Ne on dokumentoitava järjestelmällisesti hankkeen projektisuunnitelmaan, eli "pelikirjaan" ja niihin on varauduttava konkreettisilla toimenpiteillä:

1. Varmista toimitusketju

Tiedä keneltä ostat, mitä ostat ja milloin tuote / palvelu toimitetaan. Oli kyse sitten aliurakasta tai materiaalihankinnasta jo hankintavaiheessa on hyvä varmistaa, että esimerkiksi LVI-urakkaa tarjoavalla urakoitsijalla on resurssi ja kyky toteuttaa työt vaaditussa aikataulussa.

2. Sopimustekninen varautuminen

Sopimukseen on kirjattava selkeät vastuunjaot force majeure -tilanteissa. Muutostyömenettely, lisätyöhinnoittelu ja välitavoitteet on määriteltävä tarkasti. YSE-ehtojen täydennykset voivat siirtää riskiä osapuolten välillä.

3. Dokumentointi suojaa molempien etuja

Järjestelmällinen dokumentointi on investointi tulevaisuuteen. Valokuvat, pöytäkirjat ja raportit todistavat työn laadun ja etenemisen. Takuuvaiheessa voidaan osoittaa, että työ on toteutettu suunnitelmien mukaisesti ja hyvää rakennustapaa noudattaen. Digitaaliset dokumentointityökalut tekevät prosessista vaivatonta.

Laatu, turvallisuus ja ammattitaitoinen projektinjohto riskienhallinnan keskiössä

Aikataulu- ja kustannusriskit

Puutteelliset tekniset suunnitelmat, resurssien saatavuus, lisätyöt ja lupaprosessien viivästykset aiheuttavat ylityksiä. Ratkaisu on tarkka aikataulu- ja resurssisuunnittelu, jossa kriittiset polut tunnistetaan ja mahdollisiin viivästyksiin varaudutaan.

Laatu- ja turvallisuusriskit

Yksityiskohtaiset suunnitelmat, kokeneet suunnittelijat ja säännöllinen laadunvalvonta ennaltaehkäisevät laatuongelmia. Turvallisuusriskejä torjutaan koulutuksella, tarkastuksilla ja tiukoilla työmaamenettelyillä.

Ammattitaitoinen projektinjohto

Kokenut projektinjohto tunnistaa riskit ennakkoon, koordinoi suunnittelijoiden, aliurakoitsijoiden ja viranomaisten toimintaa, dokumentoi päätökset ja reagoi poikkeamiin välittömästi.

Millainen on hyvä projektipäällikön digitaalinen työkalupakki? Lue parhaat vinkkimme digitaaliseen projektinjohtoon. 

Vakuutukset ja taloudellinen suojautuminen

Vakuutukset ovat olennainen osa rakennusprojektin riskienhallintaa. Ne eivät poista riskejä, mutta suojaavat taloudellisesti, kun vahinko toteutuu.

Rakennustyövakuutuksen kattavuus

Rakennustyövakuutus kattaa tyypillisesti äkilliset ja ennalta-arvaamattomat vahingot työmaalla. Vakuutus korvaa esimerkiksi tulipalon, varkaudet, ilkivallan ja myrskytuhojen aiheuttamat vahingot.

Hinnat vaihtelevat merkittävästi vakuutusyhtiöittäin. Vuosimaksuun vaikuttavat myös projektin kesto, sijainti sekä yrityksen riskiluokitus.

Omavastuu vaihtelee yleensä muutamasta tuhannesta kymmeneen tuhanteen euroon vahinkotapauksesta riippuen.

Vastuuvakuutukset ja niiden rajat

Toiminnan vastuuvakuutus vaaditaan käytännössä kaikilta rakennusalalla toimivilta urakoitsijoilta. Se kattaa henkilö- ja irtaimistovahingot, joista yritys on korvausvastuussa. Tilaajat edellyttävät yleensä todistuksen vastuuvakuutuksesta ennen työn aloittamista.

Konsulttien ja suunnittelijoiden vastuuvakuutus kattaa myös taloudelliset vahingot virheellisestä suunnittelusta.

Hinnoittelu riippuu yrityksen toimialasta, liikevaihdosta ja vahinkotilastoista. Omavastuut ja tarkat hinnat vaihtelevat merkittävästi sopimuksittain.

Takuuvakuutukset projektin varmistuksena

Rakennusurakan takuuvakuutus korvaa ennakkomaksun tai takuuajan vakuuden pankkitalletuksen sijaan. YSE 1998 -ehtojen mukaan vakuuden suuruus on 10% urakkasummasta rakennusaikana ja 2% takuuaikana.

Vakuutusmaksut vaihtelevat urakoitsijan luottokelpoisuuden ja riskiprofiilin mukaan. Hinnoittelu on yksilöllistä ja riippuu useasta tekijästä.

Tilaajan kannalta takuuvakuutus on turvallisempi kuin pankkitalletus, koska vakuutusyhtiö valvoo urakoitsijan taloudellista tilannetta jatkuvasti.

Askeleet tehokkaaseen riskienhallintaan

1. Panosta riskienhallintaan alusta loppuun

Riskienhallinnan tulee olla kiinteä osa projektia koko sen elinkaaren ajan. Pelkkä suunnitelma ei riitä, vaan riskejä on seurattava jatkuvasti ja reagoitava proaktiivisesti.

2. Nimeä vastuuhenkilöt

Jokaiselle riskialueelle on nimettävä selkeä vastuuhenkilö. Tämä tuo järjestelmällisyyttä ja opettaa projektitiimiä ottamaan riskit huomioon päivittäisessä työssä.

3. Käsittele riskit säännöllisesti

Sisällytä riskit projektiryhmän ja ohjausryhmän kokouksiin. Näin tilannekuva pysyy ajantasaisena ja korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä oikea-aikaisesti.

4. Luo avoin keskustelukulttuuri

Rohkaise avointa keskustelua – projektiryhmäläiset tietävät useimmiten parhaiten, missä vaaranpaikat ovat. Esille tuoduille riskeille on määritettävä hallintatoimenpiteet ja tarvittaessa eskaloitava ne ohjausryhmälle.

5. Varmista riittävät resurssit riskienhallintaan

Varmista, ettei riskienhallinnasta tule lisätyötä, joka vie resursseja itse projektista. Jos riskien arviointiin ei ole aikaa, todennäköisesti projektin toteutuskin on puutteellista.

Vältä yleisimmät sudenkuopat jo etukäteen

1. Asiakkaan tarpeiden selvittäminen

Tunnista todellinen asiakas ja varmista, että olet ymmärtänyt hänen prioriteettinsa oikein.

2. Realistiset lupaukset ja sopimukset

Liiallinen optimismi johtaa helposti epäonnistumisiin. Varmista, että sopimus tasapainottaa vastuut ja velvoitteet realistisesti.

3. Rahoituksen varmistaminen

Huolehdi rahoituksen riittävyydestä ja maksatusaikataulun turvaamisesta koko projektin ajaksi.

4. Projektin vetovastuu

Nimeä kokenut vetäjä, jolla on riittävät valtuudet, resurssit ja suunnitelma poikkeustilanteisiin.

5. Osaava tiimi

Varmista sitoutunut ja ammattitaitoinen työryhmä. Varaudu avainhenkilöiden poissaoloihin.

6. Yhteistyö ja koordinointi

Varmista, että kaikki osapuolet ymmärtävät hankkeen tavoitteet samalla tavalla ja tiedonkulku toimii.

7. Toimintaympäristön hallinta

Tutki säädökset, logistiikka ja muut projektikohtaiset tekijät – yllätykset viivästyttävät hanketta.

8. Projektin päättäminen

Resursoi käyttöönottovaihe ja sopimusten jälkihoito riittävästi.

9. Oppiminen ja kehittyminen

Tee jälkiarviointi ja jaa opit organisaatiossasi.

10. Systemaattinen riskienhallinta

Laadi riskienhallintasuunnitelma ennen sopimuksen tekoa ja hyödynnä riskianalyysimenetelmiä.

11. Palkkaa tarvittaessa ammattilainen

Projektipäällikön osaaminen voi rajoittua muutamiin osa-alueisiin. Isoissa projekteissa kannattaa harkita riskienhallinnan ammattilaisen palkkaamista.

Digitaaliset työkalut riskienhallinnan tukena

Perinteisesti riskienhallinnan suurimmat haasteet liittyvät datan hajanaisuuteen, epärealistisiin budjetteihin ja epäsäännölliseen viestintään. Admicom Project -tuoteperhe ratkaisee nämä haasteet tuomalla suunnittelun, laskennan, aikataulutuksen, dokumentoinnin, kustannusseurannan ja viestinnän yhteen.

Millainen on hyvä rakennusalan ohjelmisto? Tutustu 2020-luvun tehokkaimpiin digitaalisiin työkaluihin!

Toimittajariskin hallinta ERP:n avulla

Admicomin ERP-järjestelmä Ultima edistää riskienhallintaa erityisesti toimittajariskien tunnistamisessa. Vastuu Group -integraatiot mahdollistavat urakoitsijoiden taustatietojen vaivattoman tarkistuksen, minimoiden näin toimittajariskin.

Aiheeseen liittyvää: Suuri ERP-opas

Määrä- ja kustannuslaskenta – Quantima & Estima

Tarkka määrä- ja kustannuslaskenta muodostavat budjetin ja aikataulujen perustan. Admicom Quantima on uuden sukupolven määrälaskentatyökalu, joka sisältää kaikki rakennusalalle keskeiset ominaisuudet ja kehittyy jatkuvasti.

Admicom Estima tarjoaa johtavat kustannuslaskennan työkalut ja tehostaa laskentaprosesseja. Kun määrät ja hinnat tunnetaan jo suunnitteluvaiheessa, voidaan ennakoida materiaalitarpeet, työvoiman kuormitus ja aikataulut tarkasti. Samalla kustannusseuranta helpottuu, pitäen kulut kurissa projektin alusta loppuun.

Aikataulutus – Planner & Tempo

Hyvin laadittu aikataulu on keskeinen projektin ohjausväline. Admicom Planner mahdollistaa erilaisten aikataulutyyppien luomisen ja toteuman seurannan. Vastaavasti Admicom Tempo tuo kevyemmän aikataulutuksen ja reaaliaikaisen tiedonjaon kaikille osapuolille.

Aikataulut voidaan yhdistää määrä- ja kustannustietoon, tehtävät jaotella sijainteihin ja poikkeamien seurantaa automatisoida. Tämä auttaa reagoimaan mahdollisiin aikataulu- ja kustannusriskeihin ennen niiden toteutumista.

Dokumentointi ja laatu – Vision

Systemaattinen dokumentointi varmistaa työn jäljitettävyyden ja laadunhallinnan. Admicom Vision on mobiililaitteella toimiva työkalu, jolla dokumentointi onnistuu työmaalla vaivattomasti. Se tukee valmiita raporttipohjia ja muuntaa puheen tekstiksi.

Viestintä ja tiedonhallinta – Bauhub

Rakennushankkeiden osapuoliin kuuluu suunnittelijoita, urakoitsijoita ja tilaajia. Admicom Bauhub on projektinhallinta- ja viestintäalusta, joka tuo kaikki osapuolet samaan ympäristöön ja varmistaa reaaliaikaisen tiedonkulun.

Projektipankki mahdollistaa riskienhallintadokumenttien keskitetyn hallinnan. Yhteinen alusta vähentää virheitä, viivästyksiä ja väärinymmärryksiä merkittävästi.

Ultima – yrityksen kokonaishallinta

Rakennusalan yrittäjän kannattaa yhdistää projektinhallinta taloushallintoon. Admicom Ultima on kokonaisratkaisu, joka tarjoaa 360°-näkymän yrityksen talouteen, projekteihin ja työmaille.

Ultima automatisoi rutiinit, tuottaa ajantasaista seurantatietoa ja mahdollistaa ennakoinnin – näin riskien taloudellinen vaikutus näkyy välittömästi ja päätöksenteko helpottuu.

Yhteenveto

Riskienhallinta on menestyksekkään rakennusprojektin selkäranka. Se alkaa jo laskentavaiheessa riskien tunnistamisella ja jatkuu läpi koko projektin elinkaaren.

Tehokas riskienhallinta edellyttää systemaattista lähestymistapaa, vastuuhenkilöitä, säännönmukaisia katselmuksia ja avointa kulttuuria. Samalla on vältettävä yleiset sudenkuopat, kuten päivittämättömät riskilistat ja epämääräiset toimenpiteet.

Digitaaliset työkalut eivät itsessään korvaa riskienhallintaa, mutta ne tekevät siitä luotettavampaa, järjestelmällisempää ja reaaliaikaisempaa.

Kun yhdistät modernit, rakennusalalle suunnatut työkalut toimivaan riskienhallintaprosessiin, et pelkästään minimoi riskejä – parannat myös tuottavuutta ja projektien kannattavuutta.

Takuuvaiheessa dokumentointi suojaa ja todistaa työn laadun. Riskienhallinnasta tulee kilpailuetu, kun se tehdään oikein.

Haluatko varmistaa, että riskienhallinta huomioidaan saumattomasti yrityksesi projekteissa?

Varaa maksuton esittely ja näytämme, miten Admicom Project ja Ultima tuovat riskienhallinnan, projektinhallinnan ja talousdatan yhteen paikkaan.