Skip to content
ERP

Cervius, Cervius Group ja GreenValue

Hannu Kimiläinen, Petri Rantapaju ja Tapio Ulvinen

"Vaikka meillä on yli 80 henkilöä ja vaihdetaan yli 11 miljoonaa, niin meillä on yksi ihminen toimistossa. Kun katsoo, mitä samankokoisessa yrityksessä on aiemmin ollut, niin siellä on ollut viisi henkilöä pyörittämässä samoja asioita."

 
Cervius Oy on vuonna 2015 perustettu kiinteistöautomaatioon erikoistunut vantaalaisyritys. Konserni laajeni vuonna 2018 talotekniikka-alan töihin keskittyneellä Cervius Group Oy:llä. Asiakkaita palvellaan yhteisen Cervius-nimen alla, minkä lisäksi palveluvalikoimaa täydentää spin-off -yrityksenä vuonna 2021 aloittanut energiatehokkuuteen ja sisäilmaolosuhteisiin keskittyvä asiantuntijapalveluyritys GreenValue Oy.

– Aloitimme Cervius Oy:ssä rakennusautomaatiojärjestelmillä parin kolmen henkilön voimin. Siihen rinnalle perustettiin Cervius Group Oy, joka toi konserniin muun talotekniikkaosaamisen, eli sähkö-, putki- ja ilmanvaihtotyöt. Viime keväänä 2021 perustettiin kolmanneksi vielä GreenValue Oy, joka keskittyy kiinteistöjen energia-asioihin, yhtiöiden perustaja Tapio Ulvinen kuvailee.

Cerviuksella halutaan keskittyä palvelemaan laadukkaasti yritysasiakkaita. Kohteet ovat esimerkiksi toimistoja, kauppakeskuksia ja muita liikekiinteistöjä, teollisuuskiinteistöjä, ammattimaisten kiinteistönomistajien asuntokohteita sekä vahinkosaneerauskohteita.

– Meille yksi tärkeä asiakas on esimerkiksi Suomen suurin kiinteistönomistaja Senaatti-kiinteistöt, joka omistaa valtion hallinnon käytössä olevia kiinteistöjä. Omana valtion yksikkönään hallinnoitua Eduskuntataloa ylläpidämme myös ja huolehdimme Eduskuntatalon sisäilmasta. Muita esimerkkejä asiakkaistamme ovat ABB, Helsingin yliopisto ja GE Healthcare, Ulvinen kertoo.

Yhteenlaskettu liikevaihto yrityksillä on tällä hetkellä yli 11 miljoonaa, työntekijöitä on noin 85 ja toiminta on laajentunut pk-seudulta Varsinais-Suomeen sekä Pirkanmaalle. Tavoitteena on jatkaa vahvaa kasvua, olla haluttu työnantaja ja saavuttaa valtakunnallisen toimijan asema.

– Vuonna 2018 perustettiin tosiaan Cervius Group Tapion kanssa ja siitä ollaan kovasti kasvettu. Meillä on ollut hurja vauhti ja tarina. Toivomme, että pystymme työllistämään ihmisiä, pitämään mielenkiintoa ja pysyvyyttä yllä työnantajana sekä kehittää työnantajamielikuvaa. Siihen halutaan satsata ja se tämän pelin ratkaisee, GreenValuen toimitusjohtaja Petri Rantapaju kertoo.

Cerviuksella koetaan, että työnantajan on pystyttävä tarjoamaan ammattilaisten työvälineet – olivatpa ne sitten fyysisiä tai digitaalisia.

– Osaajia pitää saada taloon, jotta meillä on ammattitaitoiset asentajat ja asiantuntijat. Meidän pitää myös pystyä tarjoamaan työvälineet, joilla työ sujuu. Siinähän tietysti aika keskeisessä roolissa on Adminet, että miten me jaetaan keikat, miten laskut lähtee ja kaikki raportointi. Koko homma pyörii sen ympärillä aika tiiviisti. Samalla tavalla, kun pitää pystyä antamaan hyvät akkuporakoneet käteen, ruuvarit ja tarvittaessa pakettiauto, niin pitää olla tänä päivänä myös se tekninen väline, millä työ hoituu, Cervius Groupin toimitusjohtaja Hannu Kimiläinen kuvailee.

Tukea kasvuun ja eroon työläästä naputtelusta

Ennen Adminetin käyttöönottoa yrityksissä oli käytössä useampia ohjelmistoja sekä ohjelmistoista erillinen tilitoimistopalvelu, joiden välillä tieto liikkui pääasiassa ihmisvoimin.

– Haasteena meillä oli ennen Adminettiä, että käytimme montaa eri järjestelmää samoihin asioihin, mitä hoidetaan nyt Adminetillä. Meillä oli erillinen kirjanpitokumppani, laskutusohjelma sekä erikseen vielä töiden ohjaamiseen ohjelmisto, ja näiden kolmen välillä asioita siirreltiin. Petri siinä työllistyi eniten ja sieltä se tuska lähtikin, että tämä ei voi jatkua näin. Silloin lähdettiin kartoittamaan mitä maailmalla on tarjota ja kutsuttiin myyjiä kahville, Ulvinen kertoo.

Tiedonsiirto paikasta toiseen kuormitti yritysten hallintoa ja tulevan kasvun varmistamiseksi tästä piti päästä eroon. Myös kokonaisuuden hallinta yhdellä ohjelmistolla ja sen mahdollistama tarkempi raportointi olivat valinnan taustalla.

– Ensimmäisen vuoden liikevaihto taisi Groupissa olla 1,8 miljoonaa ja se taottiin rivi riviltä käsin. Sanotaan näin, että kopioi- ja liitä -komennot tulivat tutuksi. Tähtäimessä on koko ajan ollut tehdä kasvua ja luoda lisää työpaikkoja, ja siihen haettiin ratkaisua. Tulevaan kasvuun valmistautuminen oli suurin syy Adminetin käyttöönotolle. Päätös ei ihan hirveän vaikea muistaakseni ollut, ja valinnassa myös kotimaisuus ja omat yhteyshenkilöt olivat tärkeitä, Rantapaju kuvailee.

– Me ollaan tahoillamme käytetty erilaisia järjestelmiä ja katsottu niistä syntyvää raportointia. Yksi oleellinen asia oli, että tuotanto ja kirjanpito ovat samassa järjestelmässä. Sen lisäksi asentajan työn ohjaus mobiilin kautta oli tärkeää. Ne kaikki yhdistyivät Adminetissä ja palvelu saadaan nyt yhdestä paikasta. Oltaisiin saatu ohjelmistot edullisemmin ostamalla niitä erikseen, mutta kun miettii sitä työpanosta, jonka se olisi vaatinut meidän päässä, niin se olisi syönyt sen erillisten järjestelmien käytön hintaedun, Ulvinen kertoo.

Ohjelmiston käyttöönotto osui konsernin kasvutarinassa hyvään ajankohtaan, kun käyttöönottoprojekti saatiin vietyä onnistuneesti maaliin vielä melko pienellä henkilöstömäärällä. Käyttöönottovaiheessa johto ja työnjohto otti Adminetin käyttöön noin kymmenen henkilön voimin.

– Onneksi me lähdettiin muutokseen silloin, kun meillä oli vähän henkilöstöä. Prosessi oli helppo senkin takia, kun meidän henkilöstömme oli vastaanottavaista muutokseen. Muutosvastarintaa ei ollut, kun kaikki näkivät, että tämä helpottaa. Käyttöönoton aikana käytiin läpi Adminet-koulutuksia, joissa oltiin ihan fyysisesti paikalla ja niistä oli paljon apua. Sekin tietysti helpottaa järjestelmien opettelun kanssa, että meillä on kaikki ihmiset jollain tavalla ollut tietotekniikan kanssa tekemisissä, Ulvinen jatkaa.

Tehokkaat konsernin prosessit työmailta kirjanpitoon asti

Käyttöönoton jälkeen Adminet on vakiintunut koko henkilöstön työkaluksi ja uusien työntekijöiden aloittaessa sen opettelu kuuluu osaksi perehdytysrutiineja. Asentajien mobiilitoimintojen perehdyttäminen sujuu kevyesti.

– Meillä ei ole yhtään asentajaa, joka ei käyttäisi Adminettiä ja vuokrahenkilöstöllekin annetaan Adminet käyttöön. Se on ihan automaattinen asia, että kun meille tulee työntekijä töihin, niin hänellä on ensimmäisenä työpäivänä käytössä älypuhelin, sähköposti ja Adminetin käyttäjätunnukset, minkä jälkeen hänelle opetetaan esimerkiksi miten tunnit kirjataan. Monesti uusi työntekijä kysyy, että mistä sen sovelluksen saa, niin vastaus on: ”Ei mistään. Menet tuohon nettiosoitteeseen ja tallennat sen, niin se on siinä.” On hieno juttu, ettei tarvitse asentaa mitään. Jalkauttaminen työntekijätasolle on tosi helppoa, Kimiläinen kertoo.

Työnjohtotasolla järjestelmässä tehdään peruskirjausten lisäksi työvaiheita esimerkiksi projektien hallintaan liittyen. Adminet auttaa työnjohtoa ohjaamaan projekteja ja työmaita sekä kerryttämään arvokasta tietoa yritysjohdolle ja aineistoa taloushallintoon. Työn ohjaaminen ja tehokkaat prosessit ovat avainasemassa etenkin, kun pyritään kasvamaan voimakkaasti ja hallitusti.

– Työnjohtotasolla joudutaan tietysti enemmän jumppaamaan perehdytyksessä, kun käydään läpi työnjohtajan rutiinit. Työnjohtajat perustavat meillä ohjelmistoon yksinkertaisimmat asiakkuudet ja kohteet, jakavat keikat sen avulla sekä hyväksyvät ostolaskut, asentajien tunnit, matkalaskut ja kaikki. Käytännössä koko tekeminen ja rahaliikenne mitä siinä projektien ympärillä on, niin työnjohtaja pyörittää sen, Kimiläinen kuvailee.

– Meillähän on koko homma sidottu tähän, koska meillä on kirjanpitopalvelu Admicomilta ja koko meidän tuotanto on Adminetissä. Kun asentaja lähtee liikkeelle tukkuliikkeeseen, niin koko ketjun pitää toimia. Volyymissä on se tulos ja mitä tehokkaampi se ketju on, niin sen parempi. Adminetissä on prosessi olemassa toimintaan ja se ohjaa tapaa toimia, Rantapaju kertoo.

Järjestelmässä on muitakin ominaisuuksia, joita on tarkoitus ottaa käyttöön pala kerrallaan. Esimerkiksi dokumenttien ja lomakkeiden hallintaa halutaan Cerviuksella tehostaa lisää.

– On ominaisuuksia, joista on varmasti hyötyä ja voidaan vielä kehittää toimintaa lisää. Esimerkiksi kun tehdään joku työ, niin järjestelmästä löytyy valmiita pöytäkirjoja ja muita dokumentteja, ja kun ne tehdään järjestelmän kautta niin ne ovat jo valmiiksi oikeisiin kohteisiin ja asiakkuuksiin kiinnitetty. Monet tiedotkin ovat jo valmiina, kun vaan täyttää tiedot puhelimella tai tabletilla loppuun. Sitä prosessia meidän on tarkoitus kehittää, automatisoida ja hyödyntää ominaisuudet, mitä on olemassa, Kimiläinen kertoo.

Hurjaa kasvua on mahdollista tehdä kasvattamatta hallintoa

Tehokkaampien työmaan prosessien lisäksi Adminetistä on ollut yritysten johdolle apua tarkemman raportoinnin kautta ja liiketoiminnan kokonaiskuvan saamisessa. Rahankierto ja sen seuraaminen on oleellista, jotta ikäviltä yllätyksiltä vältytään ja pysytään paremmin tilanteen päällä.

– Henkilökohtaisesti käytän Adminettiä työnjohtajatason, projektien ja eri yritysten seuraamiseen. Pureudun edelleenkin Groupin tekemisiin, jotta näen mikä tehokkuus siellä on. Tietenkin yksittäiset projektit kiinnostavat ja jopa yksittäiset asiakkuudet ja keikat. Adminetistä pääsee pureutumaan ja saa kokonaiskuvan. Yhdellä silmäyksellä näkee jo hyvin pitkälti, miten rahaliikenne menee, kun on tottunut vetämään tätä bisnestä ja käyttämään sitä tietyllä tavalla. Yrittämisessä on tärkeää, että näkee, ettei rahapussit vuoda mistään, Rantapaju kertoo.

– Itse katson sisäisen laskennan raporttien kautta tilannekuvaa Groupin kolmesta toimialueesta, missä mennään, miten ne kehittyvät ja seuraan laskutusta. Minulle tulee joka päivä muutama automaattiraportti siitä, mitä tänään on laskutettu. Rahan on pyörittävä – joka päivä tulee ostolaskuja järjestelmään ja joka päivä meiltä pitää lähteä myyntilaskuja, Kimiläinen tarkentaa.

Kokonaisuus on helpompaa pitää hyppysissä, kun toimitaan yhdessä järjestelmässä, jossa taloushallinto ja kentällä tehtävä työ yhdistyvät.

– Minun mielestäni ehkä paras ominaisuus on se, että kaikki on yhdessä ja samassa järjestelmässä. Ei tarvitse miettiä mitään integraatioita ja eri tunnuksia. Mobiili työn ohjaus on toinen tosi hyvä ja tärkeä ominaisuus, koska ilman sitä kokonaisuus ei olisi enää tehokas. Nyt se kokonaisuus toimii. Ilman mobiiliutta emme pärjäisi, Kimiläinen kertoo.

– Hallinnon kannalta on tärkeää, että Adminetissä on myös palkanlaskenta ja meille tällä hetkellä riittävä henkilöstöhallinta, kun esimerkiksi lomat ja palkat kulkee sitä kautta. On hyvä, kun on niin moni ominaisuus samassa järjestelmässä, Ulvinen jatkaa.

Kasvuun varautuminen Adminetin avulla on vaikuttanut jälkikäteen arvioituna onnistuneelta ratkaisulta. Hallinnon kuorma on saatu pidettyä kasvusta huolimatta kevyenä ja järjestelmä on tukenut kasvua sekä matkan varrella muuttunutta toimintaa.

– Kasvu oli hyvin valittu lähtökohta, koska ohjelmisto laajenee sujuvasti ja meillä on vielä paljon valinnanvarasta käyttämättä. Adminet on skaalautunut meille hyvin, että minkä tyyppistä työtä tehdään ja millaisella volyymilla. Jos meidän pitäisi nyt saada mobiili työn ohjaus ja se puuttuisi Adminetistä, niin ihan pulassahan tässä oltaisiin, kun lähdettäisiin uutta toiminnanohjausjärjestelmää ajamaan läpi ja integroimaan sen kylkeen joku mobiiliratkaisu. Tosi hyviä mobiileja työnohjausjärjestelmiä on olemassa, mutta niiden pitää oikeasti istua laskutuksen ja palkanlaskennan kylkeen. Vaikkei välitettäisi kirjanpidosta itse ja sanottaisiin kirjanpitäjälle, että käy kaivamassa tiedot tai tulostettaisiin hänelle nippu paperia kirjauksia varten, niin siltikin kokonaisuuden hallinnan kanssa olisi ihan mahdoton tilanne, Kimiläinen summaa.

– Vaikka meillä on yli 80 henkilöä ja vaihdetaan yli 11 miljoonaa, niin meillä on yksi ihminen toimistossa, joka pyörittää palkanlaskentaa, reskontraa, käyttäjien perustamista ja montaa muuta rutiinia. Kun katsoo tätä elämää taaksepäin, mitä samankokoisessa yrityksessä on aiemmin ollut, niin siellä on ollut viisi henkilöä pyörittämässä samoja asioita. Vaikka meillä on paljon vielä hyödyntämättä Adminetin potentiaalia, niin tilanne voisi nyt olla ihan toinen, jos ei oltaisi tehty näitä ratkaisuja. Voisi olla, että meillä olisi tuossa viisi henkilöä siirtelemässä tietoja, päivät pitkät naputtelemassa asioita ja korjaamassa niitä, Ulvinen miettii.

Yhtenä salaisuutena kevyemmän työkuorman taustalla on Adminetin automatiikka, joka siirtää tietoa sinne missä sitä tarvitaan ja tekee rutiinitehtäviä järjestelmässä. Ennen Adminettiä automaattiseksi ajateltu työvaihe paljastuikin joskus yllättävän manuaaliseksi tiedonkulun katketessa.

– Oli vähän tottunut siihen vanhassa maailmassa, että automaattinen tietojensiirto sairastui ja oli sairaslomalla. Kun tiedonkulku katkesi, niin paljastui että se automaatti olikin joku ihminen oikeasti. Mutta eihän me tiedetä monetko pienet tai isot kätöset siellä Admicomilla taustalla siirtelee niitä meidän juttuja, kun se ei näy meille päin ja homma toimii, Ulvinen naurahtaa.

[Valokuva: Tero Honkaniemi & Cervius]

 

Tutustu rakentamisen työkaluihin täältä!

Ohjelmistot rakentamiseen